Переход сотрудника с работы по совместительству на основное место работы — частая кадровическая ситуация. Однако она вызывает много вопросов, особенно когда дело доходит до внесения записей в трудовую книжку; Важно понимать, что совместительство (внешнее или внутреннее) и основная работа — это разные статусы, и их изменение требует грамотного документального оформления.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке, какие приказы издать и как отчитаться перед Пенсионным фондом.
Нормативная база
Официальные рекомендации о том, как сделать запись в трудовой книжке при переводе с совместительства на основную работу, содержатся в документах Роструда. Кроме того, следует руководствоваться Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от 19 мая 2021 года, который регулирует порядок ведения трудовых книжек.
Напомним, что запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию самого сотрудника (ч. пятая ст. 66 ТК РФ). И именно основной работодатель имеет право вносить записи в трудовую книжку.
Способы оформления перевода
На практике существует два основных способа перевода совместителя на основную работу. От выбранного способа зависит и то, какие записи появятся в трудовой книжке.
Способ 1: Через увольнение и новый прием
Это классический и самый безопасный с точки зрения кадрового делопроизводства вариант. Трудовой договор по совместительству расторгается (например, по соглашению сторон или по собственному желанию), а затем с сотрудником заключается новый трудовой договор уже как с основным работником.
В этом случае в трудовой книжке:
- Сначала делается запись об увольнении с работы по совместительству (если ранее запись о совместительстве вносилась).
- Затем вносится запись о принятии сотрудника на основную работу со дня начала работы у конкретного работодателя, со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение).
Минус способа: прерывается отпускной стаж (отпускной стаж считается с момента последнего приема на работу).
Способ 2: Без расторжения трудового договора (перевод)
В этом случае трудовой договор не прерывается, а в него вносятся изменения или заключается дополнительное соглашение о том, что работа становится для сотрудника основной; Этот вариант выгоднее для работника, так как сохраняется непрерывный стаж.
Именно здесь возникает главная сложность, как правильно сформулировать запись в трудовой книжке.
Как сделать запись в трудовой книжке (при переводе без увольнения)
Порядок внесения записей зависит от того, была ли ранее внесена запись о работе по совместительству, и у какого работодателя происходит перевод (внешнего или внутреннего).
Ситуация А: Запись о совместительстве ранее НЕ вносилась
Если сотрудник работал по внешнему совместительству, и запись об этом в его трудовой книжке отсутствовала (так как он не подавал заявления), то при переходе на основное место работы у этого же работодателя:
- У работника запрашивают трудовую книжку (при ее ведении).
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается стандартная запись о трудоустройстве (о принятии на основную работу).
- При этом в записи можно указать период работы в качестве совместителя (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера. С по работал по совместительству»).
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о принятии на основное место работы.
Ситуация Б: Запись о совместительстве ранее БЫЛА внесена
Если в трудовую книжку работника ранее была внесена запись о его внешнем совместительстве, то теперь нужно сделать запись о признании этой работы основной.
Как это сделать правильно:
- Если работник увольняется с прежнего основного места работы, то после записи об увольнении с основного места текущий работодатель (у которого человек работал по совместительству) вносит запись о том, что с такого-то числа работа в должности такой-то стала для этого работника основной.
- Запись делается после записи о прекращении совместительства (если совместительство было внутренним и происходило увольнение).
Пример формулировки в графе 3: «Работа в должности бухгалтера стала основной» или «Переведен на основное место работы».
В графе 4: дата и номер приказа работодателя о признании работы основной / о переводе.
Оформление личной карточки и приказа
Следующим этапом после подписания дополнительных соглашений или новых договоров будет внесение кадровыми специалистами записей в трудовую книжку и личную карточку (унифицированная форма Т-2) о переводе совместителя на основную работу.
Работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о принятии сотрудника на основное место работы или о переводе. Именно на этот документ будет ссылаться запись в графе 4 трудовой книжки.
Отчетность в Пенсионный фонд: ЕФС-1 и СЗВ-ТД
Не забывайте про электронные трудовые книжки и отчетность!
- При переводе совместителя на основную работу необходимо выдать работнику форму СТД-Р (если он перешел на электронную трудовую книжку) или заверить бумажную трудовую.
- Сдать отчет СЗВ-ТД нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Важно: Минтруд рекомендует в СЗВ-ТД указывать кадровое мероприятие «Перевод с работы по совместительству на основную работу». Это отдельный код мероприятия, который позволяет корректно отразить изменение статуса работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Краткий чек-лист для кадровика
- Получить от работника заявление о переводе / признании работы основной.
- Получить трудовую книжку работника (если она ведется на бумаге).
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или новый договор.
- Издать приказ о переводе (признании работы основной).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) по правилам Приказа № 320н.
- Внести изменения в личную карточку Т-2.
- Не позднее следующего дня сдать отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) с мероприятием «Перевод с работы по совместительству на основную работу».
Грамотное оформление перевода совместителя на основную работу позволяет избежать штрафов от трудовой инспекции и гарантирует работнику правильный расчет пенсионных прав и отпускного стажа.