Перевод сотрудника на другую должность, подразделение или организацию – это событие, требующее фиксации в трудовой книжке. Правильное оформление записи гарантирует юридическую защиту работодателя и сотрудника, а также упрощает дальнейший учет трудовой деятельности. В статье собраны все необходимые шаги, документы и примеры, которые помогут выполнить эту процедуру без ошибок.
Какие документы необходимо подготовить
Для внесения записи о переводе в трудовую книжку требуются следующие документы:
- Заявление сотрудника о желании перевода (если инициировал сотрудник).
- Приказ об увольнении (если перевод связан с прекращением работы в текущей организации).
- Приказ о переводе (выдается новым работодателем или текущим, если перевод внутри организации).
- Копия трудового договора с новой должностью/подразделением.
- Согласие сотрудника на внесение изменений в трудовую книжку (при необходимости).
Важно помнить, что унифицированной формы заявления нет, поэтому его можно составить в произвольном виде, но оно должно содержать:
- ФИО сотрудника.
- Текущую должность и подразделение.
- Новую должность и подразделение (или организацию).
- Дата перевода.
- Подпись сотрудника.
Кто отвечает за заполнение трудовых книжек
Обычно запись в трудовую книжку вносит сотрудник, чьи должностные обязанности включают ведение этих документов – обычно кадровик или назначенный им специалист.
Если в организации нет специалиста по кадровому делу, ответ может ложиться на руководителя отдела персонала или даже на самого руководителя организации.
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Подготовка приказа о переводе
Приказ о переводе должен быть подписан руководителем организации и содержать:
- Номер и дату приказа.
- ФИО сотрудника.
- Текущую должность и подразделение.
- Новую должность и подразделение (или организацию).
- Дата начала действия перевода.
- Подпись руководителя и печать (при наличии).
Внесение записи в книжку
Запись в трудовую книжку о переводе оформляется в соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от № 69.
В графе 3 (или аналогичной, в зависимости от формы книжки) указываются сведения о переводе:
- Дата перевода.
- Новая должность.
- Подразделение (или название организации).
- Приказ о переводе (номер и дата).
Пример оформления:
Графа 3: – перевод в отдел продаж, отдел № 5, приказом № 123 от .
Подпись и печать
После внесения сведений запись подписывается ответственным лицом (кадровым специалистом) и, при необходимости, ставится печать организации.
Особенности оформления при переводе в другую организацию
Если перевод связан с переходом в другую компанию, действует несколько особенностей:
- Прежний работодатель обязан издать приказ об увольнении и внести запись о прекращении трудового договора.
- Новый работодатель оформляет приказ о приёме на работу и вносит соответствующую запись в трудовую книжку нового сотрудника.
- В обоих случаях в графе 3 указываются сведения о переводе, но в первой книжке фиксируется только окончание работы, а во второй – начало новой деятельности.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты перевода. Указывайте точную дату, иначе запись будет считаться недействительной;
- Неуказание номера и даты приказа. Без ссылки на официальный документ запись может быть оспорена.
- Омиссивное заполнение графа 3. В ней должны быть все сведения о новой должности и подразделении.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Подпись подтверждает законность внесенных данных.
- Неучёт требования ст. 66.1 ТК РФ. Если сотрудник не выбрал форму ведения трудовой деятельности, запись должна быть произведена в любом случае.
Пример полного оформления записи
Допустим, сотрудник Иванов И.И. переводится с позиции Менеджер отдела продаж в отдел Маркетинг по приказу № 45 от . Запись в книжке оформляется так:
Графа 3: – перевод в отдел маркетинга, должность «Специалист по маркете‑инг», приказом № 45 от .
Подпись кадрового специалиста: ___________________ (ФИО, должность).
Что делать, если запись уже внесена неверно
Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:
- Составить новое пояснительное письмо с указанием ошибки.
- Получить подпись ответственного лица.
- Внести исправленную запись в том же месте (не стирая предыдущую), оставив отметку о корректировке.
- При необходимости – оформить дополнительный приказ, подтверждающий исправление.
Краткое резюме
Для корректного оформления отметки в трудовой книжке при переводе сотрудника необходимо:
- Подготовить заявление и приказы (об увольнении и/или перевода).
- Внести в книжку дату перевода, новую должность, подразделение и номер приказа.
- Подписать запись ответственным кадровым специалистом.
- Соблюдать требования ст. 66.1 ТК РФ и Инструкцию по заполнению трудовых книжек Минтруда.
Тщательное соблюдение этих шагов избавит от юридических проблем и обеспечит точный учет трудовых отношений.
Источник: информация, собранная из открытых интернет‑ресурсов (сообщения от 30 янв 2026, 22 мая 2023 и др.).