Важно! С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако до 1 января 2026 года сохраняется возможность ведения бумажных трудовых книжек. Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную форму, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.

Нормативная база

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66, 67, 84.1);
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69;
• Федеральным законом от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части, касающейся записи о совместительстве);
• Приказом Минтруда России от № 766н «Об утверждении форм и порядка ведения трудовых книжек».

Ключевые правила заполнения

При переводе совместителя на основную работу необходимо соблюдать следующие правила:

Сроки внесения записи

Ответственность

Ответственность за правильное заполнение трудовой книжки несет работодатель. Несоблюдение установленного порядка может повлечь:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ;
• возможность оспаривания записи в судебном порядке;
• проблемы при назначении пенсии.

Формат записи

Запись о переводе на основную работу должна содержать:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата внесения записи;
3. Сведения о приеме на основную работу;
4. Основание (реквизиты приказа);
5. Подпись ответственного лица;
6. Печать организации (если есть).

Пошаговая инструкция по заполнению

Подготовительный этап

Перед заполнением необходимо:

• Подготовить приказ о переводе на основную работу;
• Проверить наличие всех необходимых документов;
• Убедиться, что у сотрудника есть трудовая книжка;
• Подготовить чистую страницу для записи (если необходимо).

Пример заполнения записи

Техника заполнения

При заполнении трудовой книжки необходимо:

• Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Писать разборчиво, без помарок;
• Не допускать сокращений, кроме общепринятых (например, «РФ», «ст.»);
• Соблюдать единообразие в оформлении;
• Проставлять подписи и печати строго в отведенных местах.

Особенности при работе с совместителями

Что указывать в записи

При переводе совместителя на основную работу необходимо:

• Указать, что работа является основной;
• Уточнить должность и структурное подразделение;
• При необходимости ⎼ изменить условия трудового договора;
• Снять с совместительства (если это предусмотрено приказом).

Документальное оформление

Для оформления перевода необходимо:

1. Издать приказ о переводе на основную работу;
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку;
3. Внести изменения в трудовой договор;
4. При необходимости ⏤ оформить дополнительное соглашение;
5. Уведомить Пенсионный фонд (если ведется электронная трудовая книжка).

Ошибки, которых следует избегать

Распространенные ошибки

• Отсутствие записи ⎼ не внесение записи о переводе;
• Неправильная формулировка ⎼ указание «принят на работу» вместо «переведен на основную работу»;
• Нарушение сроков ⏤ внесение записи позже 5 дней;
• Отсутствие основания ⎼ не указание реквизитов приказа;
• Неправильное оформление ⎼ отсутствие подписи или печати;
• Исправление записей ⏤ зачеркивание, подчистка, использование корректора;
• Неполная информация ⏤ отсутствие должности, оклада или других важных сведений.

Как исправить ошибки

Если ошибка все же допущена:

1. Не зачеркивать и не исправлять запись;
2. Внести правильную запись на следующей странице;
3. Указать, что предыдущая запись недействительна;
4. При необходимости ⎼ приложить объяснительную записку;
5. Внести изменения в электронную трудовую книжку (если применимо).

Электронная трудовая книжка: что изменилось

С 1 января 2026 года завершается переходный период на электронные трудовые книжки. Это означает:

• Все изменения должны вноситься в ЭТК в течение 1 дня;
• Отчетность предоставляется в СФР (Социалфонд России) по форме СЗВ-ТД;
• Работник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете;
• Бумажная трудовая книжка сохраняется только по желанию работника.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли совместителю работать на полставки после перевода на основную работу?

Ответ: Да, после перевода на основную работу сотрудник может продолжать работать по совместительству в другой организации, но только если это не противоречит трудовому законодательству и внутренним нормам компании.

Вопрос 2: Нужно ли перезаключать трудовой договор при переводе на основную работу?

Ответ: Да, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или перезаключить его, если условия работы существенно изменяются.

Вопрос 3: Можно ли внести запись о переводе задним числом?

Ответ: Нет, запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа. Внесение задним числом не допускается.

Вопрос 4: Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Ответ: В этом случае необходимо оформить новую трудовую книжку. Порядок ее оформления регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225.

Вопрос 5: Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд при переводе на основную работу?

Ответ: Да, при ведении электронной трудовой книжки необходимо в течение 1 дня направить сведения в СФР по форме СЗВ-ТД.

Перевод совместителя на основную работу ⎼ это важное кадровое мероприятие, требующее тщательного оформления. Правильное заполнение трудовой книжки:

• Защищает права работника;
• Обеспечивает корректный учет трудового стажа;
• Позволяет избежать споров с проверяющими органами;
• Упрощает процедуру назначения пенсии;
• Способствует прозрачности трудовых отношений.

Соблюдение всех норм и правил при заполнении трудовой книжки ⎼ это не только требование закона, но и показатель профессионализма кадровой службы.