В современном трудовом законодательстве России часто встречаются ситуации, когда сотрудник, изначально нанятый в качестве совместителя, переводится на постоянную (основную) работу у того же работодателя. Правильное оформление такой смены статуса имеет важное значение для:

• учёта трудового стажа;
• правильного расчёта отпускных, больничных и пенсионных выплат;
• избежания конфликтов с инспекцией труда.

Ниже представлена подробная инструкция, включающая юридические нюансы, порядок заполнения трудовой книжки (в т.ч. электронной трудовой книжки (ЭТК)) и типичные ошибки, которые следует избегать.

Что такое совместитель?

Согласно Трудовому кодексу РФ, совместитель – это работник, который одновременно работает по нескольким трудовым договорам у разных работодателей (или у одного работодателя, но на разных должностях), при этом суммарное рабочее время не превышает установленную норму (40 часов в неделю). Основные особенности:

1. Оформление отдельного трудового договора с указанием неполного рабочего времени.
2. Оплата труда пропорциональна отработанному времени.
3. Сохранение права на отпуск, больничный и другие гарантии, но в расчёте учитывается фактическое количество отработанных часов.

Почему перевод совместителя на постоянную работу требует записи в трудовой книжке?

Запись в трудовой книжке фиксирует изменения условий труда и служит официальным подтверждением:

• изменения режима рабочего времени;
• перевода на другую должность или в другой подразделение;
• изменения основания трудовых отношений (от совместительства к основной занятости).

Без надлежащей записи могут возникнуть проблемы при расчёте стажа, начислении пенсии и при проверках со стороны государственных органов.

Порядок оформления перехода в обычную (постоянную) работу

Подготовка документов

Для корректного перехода необходимо собрать следующий пакет:

1. Новый трудовой договор (или дополнение к существующему) с указанием полного рабочего времени и новой должности.
2. Заявление работника о переводе (по желанию, но рекомендуется).
3. Приказ работодателя о переводе совместителя на постоянную работу.
4. Согласие профсоюза (если в организации есть профсоюзный орган и это предусмотрено локальными нормативными актами).
5. Копия старой записи в трудовой книжке (для контроля правильности переноса данных).

Оформление приказа

В приказе должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Текущая должность и подразделение;
• Новая должность и/или изменение режима рабочего времени (полный рабочий день);
• Дата начала действия приказа (обычно – первый день после окончания совместительства);
• Основание (перевод с совместителя на постоянную работу).

Запись в трудовую книжку

Запись делается в той же книжке, где уже есть запись о совместительстве. Формат записи (для бумажной книжки) выглядит так:

С по — совместитель, должность: инженер‑технолог, отработано 20 ч/нед. (трудовой договор № 12/2024).
С — постоянный сотрудник, должность: инженер‑технолог, полная занятость (трудовой договор № 45/2025).

Для ЭТК (электронной трудовой книжки) запись вносится автоматически через систему «Госуслуги» или через корпоративный портал работодателя. Важно убедиться, что:

• Дата начала постоянной работы указана корректно;
• Указана полная ставка (100 %);
• Новая запись привязана к номеру приказа.

Согласование с бухгалтерией и расчёт заработной платы

После оформления приказа бухгалтерия должна:

1. Перевести сотрудника в категорию «полный рабочий день» в системе расчёта заработной платы.
2. Обновить данные в пенсионном фонде (ПФР) и в Фонде социального страхования (ФСС) – это делается через единый портал «Госуслуги».
3. Убедиться, что в системе учтён непрерывный трудовой стаж (не разрывать запись).

Особенности при переходе в период внедрения электронных трудовых книжек

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что:

• Все новые записи в трудовую книжку делаются в электронном виде.
• Для сотрудников, у которых уже есть бумажная книжка, предусмотрена возможность её перевода в электронный формат.
• При переводе совместителя на постоянную работу запись в ЭТК должна быть подтверждена электронным подписанием приказа работодателя.

Для корректного ввода данных в ЭТК рекомендуется:

1. Проверить, что у сотрудника активирован аккаунт в системе «Госуслуги» и привязан к его персональному номеру (ИНН/СНИЛС).
2. Загрузить скан-копию приказа в формате PDF (подписанный электронной подписью).
3. Убедиться, что в системе отображается обе записи (совместитель и постоянный сотрудник) без разрывов.
4. Сохранить подтверждение о внесении записи (скриншот или PDF‑отчёт).

Типичные ошибки и как их избежать

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Подготовить новый трудовой договор (полный рабочий день) и согласовать его с сотрудником.
2. Сформировать приказ о переводе, указав все обязательные реквизиты.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку или в ЭТК (при необходимости – загрузить скан приказа).
4. Уведомить бухгалтерию о смене режима работы для корректного расчёта зарплаты.
5. Обновить сведения в ПФР и ФСС через электронный сервис работодателя.
6. Проверить в системе ЭТК, что обе записи (совместитель и постоянный сотрудник) отображаются без разрывов.
7. Сохранить подтверждающие документы (приказ, договор, скриншоты ЭТК) в личном деле сотрудника.

Перевод совместителя на постоянную работу – процесс, который требует внимательного отношения к документам и строгого соблюдения требований Трудового кодекса РФ. Правильная запись в трудовой книжке (или в ЭТК) гарантирует сохранность трудового стажа, корректный расчёт социальных выплат и отсутствие конфликтов с контролирующими органами.

Помните, что с 2026 года электронные трудовые книжки становятся стандартом, поэтому своевременное освоение работы с системой «Госуслуги» и электронными подписями – важный шаг для любого работодателя.

Автор: Юрист по трудовому праву, специалист в области ведения кадровой документации.

Дата публикации: