Выдача трудовой книжки родственнику после смерти сотрудника регулируется нормативными актами Минтруда и Правительства РФ. Процедура включает подготовку документов, оформление расписки (или отправку по почте) и внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на актуальной информации из официальных источников (Постановление Минтруда России от  N 69, Приказ Минтруда России от  N 320н, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», раздел IV, пункт 37).

Нормативная база

• Постановление Минтруда России от  N 69 – утверждает форму книги учёта и движения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от  N 320н – пункт 38 устанавливает необходимость выдачи трудовой книжки родственнику умершего работника под расписку или по почте.
• Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», раздел IV, пункт 37 – прямо указывает, что выдача осуществляется непосредственно родственникам.
• Информация от КонсультантПлюс и Оперсонале подтверждает, что выдача возможна только по заявлению родственника, а не по доверенности третьего лица.

Кто может получить трудовую книжку

Получателем трудовой книжки может быть любой близкий родственник умершего работника:

• супруг(а);
• родители;
• дети (в т.ч. усыновлённые);
• братья и сестры;
• внуки и дедушки/бабушки (при отсутствии ближайших родственников).

Важно: трудовая книжка не выдаётся по доверенности третьему лицу, даже если родственник оформил её на своё имя.

Необходимые документы

Для получения трудовой книжки родственник должен предоставить в отдел кадров (или уполномоченное лицо) следующий пакет:

1. Заявление на выдачу трудовой книжки (образец см. ниже).
2. Свидетельство о смерти работника (оригинал или заверенная копия).
3. Паспорт заявителя (серия, номер, дата выдачи, код подразделения).
4. Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении, о усыновлении и т.п.).
5. При необходимости – доверенность на получение почтового отправления (если книжка будет отправляться по почте).

Порядок действий работодателя

Приём заявления и проверка документов

Сотрудник отдела кадров:

• принимает заявление и проверяет его соответствие требованиям;
• сверяет данные в свидетельстве о смерти и документах, подтверждающих родство;
• фиксирует дату получения документов в журнале incoming.

Формирование трудовой книжки

Если у работника велась электронная трудовая книжка (СТД‑Р), необходимо:

• распечатать выписку из электронной трудовой книжки за весь период работы;
• подписать её уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер или ответственный за кадры);
• поставить печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Если трудовая книжка велась в бумажном виде, её просто выдают в оригинале.

Оформление расписки в получении

Расписка составляется в одном экземпляре и хранится у работодателя. Примерная форма (март 2025):

РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ УМЕРШЕГО РАБОТНИКА ЕГО РОДСТВЕННИКОМ
Я, Ф.И.О., паспорт серии ______ № ________, выдан «____» __________ ____ г., код подразделения: ______,
зарегистрированный по месту жительства по адресу: _______________________________,
настоящим подтверждаю получение в отделе кадров Наименование организации трудовой книжки (СТД‑Р) умершего работника
Ф.И.О. умершего, выданной на основании:

 
заявления от «____» __________ ____ г.;
 
свидетельства о смерти № __________ от «____» __________ ____ г.;
 
документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке/рождении № __________).

Получено: «____» __________ ____ г. 
Подпись: _____________________

Если родственник предпочитает получение по почте, расписка не требуется; вместо неё оформляется письменное заявление о направлении трудовой книжки почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек

В соответствии с формой, утверждённой Постановлением Минтруда России от  N 69, в книге учёта делается запись:

• Дата выдачи;
• ФИО получателя (родственника);
• Серия и номер паспорта получателя;
• Основание выдачи (заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве);
• Подпись получателя (расписка) – если выдача осуществлялась лично;
• Примечание о способе выдачи (лично/по почте).

Хранение документов

Все оригиналы заявлений, расписок, копий свидетельств о смерти и документов о родстве хранятся в личном деле работника (или в отдельном деле «Выдача трудовых книжек родственникам») в течение 75 лет с момента выдачи, как того требует законодательство о кадровом документообороте.

Особенности выдачи при наличии электронной трудовой книжки

С 2021 года в России действует электронный формат трудовой книжки (СТД‑Р). При смерти работника:

• Если у сотрудника была только электронная трудовая книжка, работник (или его представитель) может запросить выписку из СТД‑Р за весь период работы;
• Выписка оформляется на бумажном носителе, подписывается и печатается так же, как обычная трудовая книжка;
• Далее процедура выдачи родственнику идентична описанной выше.

Что нельзя делать

• Не выдавать трудовую книжку по доверенности третьему лицу, даже если родственник оформил её на своё имя;
• Не отказывать в выдаче при наличии всех требуемых документов – это нарушает пункты 37‑38 Постановления Правительства и Приказа Минтруда;
• Не принимать заявление без указания способа получения (лично или по почте) – это может привести к недоразумениям.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки родственнику

Заявление можно оформить в свободной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу трудовой книжки умершего работника

Я, Ф.И.О. заявителя, паспорт серии ______ № ________, выдан «____» __________ ____ г.», код подразделения: ______,
проживающий по адресу: _______________________________,
прошу выдать мне трудовую книжку (СТД‑Р) умершего работника
Ф.И.О. умершего, работавшего в вашей организации с «____» __________ ____ г. по «____» __________ ____ г.,
на основании:

 
свидетельства о смерти № __________ от «____» __________ ____ г.;
 
документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке/рождении № __________).

Способ получения: лично в отделе кадров / по почте с уведомлением о вручении (нужное подчеркнуть).

Подпись: _____________________

Выдача трудовой книжки родственнику умершего работника – это строго регламентированная процедура, требующая:

1. Получения заявления и подтверждающих документов (свидетельство о смерти, паспорт, документ о родстве);
2. Подготовки трудовой книжки (или выписки из СТД‑Р) и её подписи;
3. Оформления расписки в получении (при личной выдаче) или письменного заявления о почтовой отправке;
4. Внесения записи в книгу учёта движения трудовых книжек;
5. Хранения всех подтверждающих документов в течение установленного срока.

Соблюдение этих шагов гарантирует законность выдачи, защищает права родственника и минимизирует риски для работодателя.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на 21 мая 2026 года.