Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу, переводы, повышения, увольнения и другие изменения. Особое внимание при заполнении следует уделять случаям перевода сотрудника с должности внешнего или внутреннего совместителя на должность основного работника. Неправильное оформление такого перевода может привести к нарушению трудового законодательства, проблемам при начислении пенсии или при проверке трудовой инспекцией.
Что такое перевод совместителя в основные работники?
Перевод совместителя в основные работники — это юридический акт, при котором сотрудник, ранее выполнявший работу по совместительству (внутреннему или внешнему), увольняется с должности совместителя и принимается на ту же или аналогичную должность в качестве основного работника. При этом:
- Внутренний совместитель, работник, уже состоящий в штате организации, выполняющий дополнительную работу в свободное от основной работы время.
- Внешний совместитель, работник, состоящий на работе в другой организации, выполняющий дополнительную работу у вас по совместительству.
При переводе внутреннего совместителя в основного работника его основная должность может быть упразднена, а новая — оформлена как основная. При переводе внешнего совместителя — он увольняется с предыдущего места работы (если это необходимо) и принимается на работу в вашу организацию в качестве основного сотрудника.
Правовая основа
Процедура перевода и заполнения трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 282, 283, 66, 67, 77, 84.1);
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ ).
Важно: перевод совместителя в основного работника не является переводом по должности — это новый прием на работу, даже если сотрудник уже работает в организации. Поэтому в трудовой книжке делается запись о приеме на работу, а не о переводе.
Порядок оформления перевода
- Подача заявления — сотрудник пишет заявление о желании уволиться с должности совместителя и быть принятым на работу в качестве основного работника. Если это внешний совместитель — он должен предоставить справку об увольнении с предыдущего места работы (если требуется).
- Издается приказ — руководитель издает приказ о приеме на работу по основному месту (форма № Т-1 или Т-1а). При этом указывается, что работник принимается на работу впервые в данной организации (если ранее работал только по совместительству).
- Заключается трудовой договор — оформляется новый трудовой договор на основную работу (в соответствии со ст. 67 ТК РФ).
- Вносится запись в трудовую книжку — в соответствии с правилами ведения трудовых книжек.
Образец заполнения трудовой книжки
Рассмотрим пример заполнения трудовой книжки при переводе внутреннего совместителя в основного работника.
Ситуация:
Сотрудник Иванов И.И. работал в ООО «Свет» с по в качестве внутреннего совместителя на должности бухгалтера (0,5 ставки). С он увольняется с должности совместителя и принимается на работу в качестве основного бухгалтера (1 ставка).
Запись в трудовой книжке:
Строка 1 (номер записи): 17
Строка 2 (дата):
Строка 3 (основание): Приказ № 45-п от
Строка 4 (содержание): Принят на работу в ООО «Свет» на должность бухгалтера (основное место работы).
Важно! Запись делается в разделе «Работа по трудовому договору». Не используется слово «переведен» — так как это не перевод, а новый прием на работу. Также не указывается предыдущая должность совместителя, если она не является основной в данной организации.
Если сотрудник был внешним совместителем:
Если Иванов И.И. работал внешним совместителем в ООО «Свет», а до этого — в ООО «Заря», то в трудовой книжке делается запись о приеме на работу в ООО «Свет» как о первом основном месте работы. При этом в графе «Основание» указывается приказ о приеме на работу, а в графе «Содержание» — формулировка, аналогичная выше.
Если ранее в трудовой книжке уже была запись о работе в ООО «Заря», она остается. Новая запись добавляется как отдельная.
Что НЕЛЬЗЯ делать при заполнении
- Не указывать слово «переведен» — это нарушение. Правильно: «принят на работу».
- Не сокращать название организации — пишется полное наименование, как в учредительных документах.
- Не оставлять пустые поля — если какая-то графа не заполняется, ставится прочерк.
- Не использовать карандаш, корректор, исправления — все записи делаются только чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
- Не вносить информацию о предыдущей должности совместителя в качестве основной — она не имеет отношения к новой записи.
Дополнительные рекомендации
- Если сотрудник ранее работал в организации как совместитель, и его трудовая книжка уже содержит запись о работе в этой же организации — не удаляйте старую запись. Просто добавьте новую, как о приеме на основную работу.
- Прием на работу должен быть оформлен в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу.
- Если сотрудник ранее не имел трудовой книжки — ее выдают при приеме на основную работу, даже если он ранее работал по совместительству.
- Все документы (заявление, приказ, трудовой договор) должны храниться в личном деле сотрудника не менее 75 лет.
Перевод совместителя в основного работника — это не просто изменение условий труда, а юридически значимое событие, требующее корректного оформления; Неправильная запись в трудовой книжке может привести к признанию трудового стажа неполным, что повлияет на пенсионные права работника. Поэтому к заполнению трудовой книжки нужно относиться с максимальной ответственностью, строго следуя требованиям законодательства.
Помните: в трудовой книжке не должно быть двусмысленностей. Каждая запись — это юридический факт, подтверждающий историю трудовой деятельности человека. Правильно оформленная запись — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.
Совет HR-специалистам: Всегда сверяйте приказ о приеме на работу с записью в трудовой книжке. Проверяйте даты, названия должностей и организации. При сомнениях — проконсультируйтесь с юристом или в региональном отделении Пенсионного фонда РФ.