В статье рассмотрим, как правильно оформить запись о приеме на работу директора в трудовой книжке, какие особенности существуют для этой должности и какие документы являются основанием для внесения записи. Материал будет полезен кадровикам, бухгалтерам, руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям.

Почему запись о директоре имеет особенности

Генеральный директор (или просто директор) — это не обычный сотрудник, а ключевая фигура в управлении компанией. Его назначение регулируется не только Трудовым кодексом, но и корпоративным законодательством (для ООО — Федеральным законом №14-ФЗ, для АО — №208-ФЗ).

Правовые основы оформления записи

Согласно статье 66.1 ТК РФ, информация о приеме на работу директора должна быть подана в Пенсионный фонд по форме СВЗ-ТД не позднее следующего рабочего дня после приема. Эта отчетность подается независимо от того, в каком виде ведется трудовая книжка (в бумажном или электронном).

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записи:

• Приказ Минтруда России от № 320н — разъясняет, как заполнять трудовую книжку директору ООО;
• Федеральный закон от № 17-ФЗ — о трудовых книжках;
• Гражданский кодекс РФ, регулирует вопросы управления юридическим лицом.

Кто и как заполняет трудовую книжку директора

Трудовую книжку директора заполняет:

• Специалист по кадрам (если в организации есть кадровая служба);
• Руководитель или учредитель (если в организации нет кадровой службы).

Запись вносится на основании:

1. Решения учредителей (протокола общего собрания участников, совета директоров);
2. Приказа о приеме на работу;
3. Трудового договора.

Особенности формулировки записи

В отличие от обычных работников, в трудовой книжке директора используется специфическая формулировка. Вместо слова «принят» часто используется «назначен» или «избран», так как директор избирается или назначается учредителями.

Варианты формулировок:

• Для ООО: «Избран на должность генерального директора»;
• Для АО: «Назначен на должность генерального директора»;
• Универсальный вариант: «Принят на должность генерального директора».

Запись о приеме директора по совместительству

Если генеральный директор работает по совместительству, то запись в трудовой книжке будет отличаться. В графе 3 указывается:

«Принят на должность генерального директора по совместительству»

На что обратить внимание при оформлении

При внесении записи в трудовую книжку директора необходимо:

1. Указать правильное основание: решение учредителей (протокол) или приказ;
2. Использовать корректную формулировку: «назначен» или «избран» вместо «принят»;
3. Указать реквизиты приказа: номер и дату;
4. Убедиться, что запись подписана: кадровиком или руководителем;
5. Своевременно подать отчетность в ПФР: по форме СВЗ-ТД.

Частые ошибки и как их избежать

Распространенные ошибки при оформлении записи о директоре:

• Использование слова «принят» вместо «назначен/избран» — может вызвать вопросы при проверках;
• Отсутствие ссылки на протокол или решение учредителей — основание должно быть четко указано;
• Неправильные реквизиты приказа — номер и дата должны соответствовать реальному приказу;
• Отсутствие подписи, запись должна быть заверена подписью ответственного лица;
• Поздняя подача отчетности в ПФР — СВЗ-ТД нужно отправить не позднее следующего рабочего дня.

Образец заполнения трудовой книжки директора (2025 год)

Ниже представлен полный образец записи о приеме генерального директора в трудовой книжке:

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное оформление записи о директоре может привести к:

• Штрафам со стороны трудовой инспекции;
• Проблемам при прохождении проверок ПФР;
• Трудностям при оформлении пенсии директора;
• Возможным спорам с учредителями.

Практические рекомендации

Чтобы избежать ошибок при оформлении записи о директоре:

1. Составьте протокол общего собрания участников (для ООО) или решение совета директоров (для АО) до издания приказа;
2. Убедитесь, что приказ о приеме на работу соответствует решению учредителей;
3. Проверьте правильность формулировки в трудовой книжке перед подписанием;
4. Своевременно подайте отчетность в ПФР по форме СВЗ-ТД;
5. Храните копии всех документов (протокол, приказ, трудовая книжка) в личном деле директора.

Оформление записи о приеме директора в трудовой книжке имеет свои особенности, связанные с корпоративным управлением. Несмотря на то, что директор является ключевой фигурой в компании, его трудовые отношения оформляются по общим правилам, с учетом специфики назначения.

Главное:

• Использовать правильную формулировку («назначен» или «избран»);
• Указать корректное основание (решение учредителей или приказ);
• Своевременно подать отчетность в ПФР;
• Хранить все документы в надлежащем порядке.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите правильное документальное оформление трудовой деятельности директора.