В современной практике кадрового учета всё чаще возникает ситуация, когда сотрудник, работающий по внешнему совместительству, становится для организации ключевым специалистом, и работодатель принимает решение перевести его на основное место работы — без увольнения; Этот процесс требует грамотного оформления, особенно в части внесения записи в трудовую книжку. Нарушение процедуры может привести к юридическим рискам, штрафам со стороны трудовой инспекции и спорам с сотрудником.

Что такое внешний совместитель?

Внешний совместитель, это работник, который выполняет дополнительную работу у другого работодателя в свободное от основной работы время. При этом:

• У него есть основное место работы (по трудовому договору), где он числится как штатный сотрудник;
• Внешнее совместительство оформляется отдельным трудовым договором с другим работодателем;
• Запись о внешнем совместительстве вносится в трудовую книжку только по желанию сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Можно ли перевести внешнего совместителя на основное место работы без увольнения?

Да, можно. Согласно позиции Минтруда России и разъяснениям Минфина (письмо от № 14-6/ООГ-3039), перевод внешнего совместителя на основное место работы не требует предварительного увольнения. Это не является увольнением и последующим приемом на работу, это изменение условий трудового договора.

Суть перевода:

• Работник прекращает работу по внешнему совместительству;
• Он продолжает работать в той же организации, но уже как штатный сотрудник по основному месту работы;
• Трудовой договор с ним заключается заново (или дополняется), но без перерыва в трудовой деятельности.

Такой подход экономит время, избегает рисков потери кадра и упрощает кадровый учет.

Как оформить перевод: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получить письменное согласие сотрудника

Перевод на основное место работы — это существенное изменение условий труда. Сотрудник должен дать письменное согласие на перевод. Лучше оформить это в виде заявления:

«Я, [ФИО], соглашаюсь на перевод с должности внешнего совместителя на должность [название должности] по основному месту работы с [дата]»

Шаг 2: Издать приказ о переводе

На основании заявления сотрудника и решения руководства издается приказ о переводе на другую должность (форма № Т-5 или Т-5а). В приказе указать:

• ФИО сотрудника;
• Должность по совместительству;
• Должность на основное место работы;
• Дата перевода;
• Основание: заявление сотрудника и необходимость оптимизации кадрового состава.

Шаг 3: Заключить или изменить трудовой договор

Варианты:

1. Расторгнуть договор о совместительстве и заключить новый — трудовой договор на основное место работы (рекомендуется).
2. Внести изменения в существующий договор о совместительстве, переоформив его в договор на основное место работы (менее предпочтительно, так как договоры имеют разную правовую природу).

Важно! Новый трудовой договор должен быть подписан до или в день перевода. Работник не должен оставаться без трудового договора ни на один день.

Шаг 4: Внести запись в трудовую книжку

Это — самый важный и спорный момент.

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Запись о работе по внешнему совместительству в трудовую книжку вносится только по желанию сотрудника. Если запись о совместительстве была сделана — её не нужно аннулировать и не нужно удалять.

Какая запись должна быть сделана при переводе?

В трудовой книжке не делается запись об увольнении с должности внешнего совместителя — потому что увольнения не было!

Вместо этого вносится запись о переводе на другую должность по основному месту работы:

«Принят на работу по основному месту работы на должность [название должности] в соответствии с приказом № ___ от [дата]»
Основание: приказ № ___ от [дата], заявление сотрудника

Важно! Запись делается в графе «Работа», как при обычном приеме на работу. Номер и дата приказа указываются точно, как в оригинале.

Шаг 5: Обновить личную карточку сотрудника (форма Т-2)

В личной карточке в разделе «Работа по основному месту» вносится новая запись о приеме на основное место работы. В графе «Основание» указывается: «Перевод с должности внешнего совместителя на должность [название]».

Шаг 6: Уведомить ФСС и ПФР

После перевода необходимо:

• Подать в ПФР уточнённую форму СЗВ-ТД с указанием нового основания трудоустройства;
• Внести изменения в сведения о сотруднике в системе ФСС;
• Обновить данные в учётной системе (1С, БухСофт и т.д.).

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Увольнение с должности совместителя и последующий прием на основное место.
   Последствия: Перерыв в трудовом стаже, риск признания увольнения незаконным, потеря непрерывного стажа.
2. Ошибка: Не вносится запись в трудовую книжку.
   Последствия: При проверке трудовой инспекцией — нарушение ст. 66 ТК РФ, штраф до 50 000 руб.
3. Ошибка: Запись о «увольнении с совместительства».
   Последствия: Нарушение логики трудового законодательства — совместительство не является основным местом работы, и увольнять с него нельзя при переводе на основное.
4. Ошибка: Не заключен новый трудовой договор.
   Последствия: Работник считается неоформленным — это грубое нарушение, ведущее к штрафам и судебным искам.

Пример записи в трудовой книжке

Допустим, сотрудник Иванов И.И. работал внешним совместителем на должности «Менеджер по продажам» с . С он переводится на основное место работы на ту же должность.

В трудовой книжке будет запись:

• Ранее: «Принят на работу по внешнему совместительству на должность менеджера по продажам с »
• Теперь: «Переведен на работу по основному месту работы на должность менеджера по продажам с . Основание: приказ № 45 от , заявление сотрудника»

Важно: Запись о совместительстве не удаляется — она остаётся как историческая информация.

Перевод внешнего совместителя на основное место работы — это легальный, эффективный и гуманный способ удержания ценных кадров. Главное — соблюсти формальности:

• Получить письменное согласие сотрудника;
• Издать приказ о переводе;
• Заключить новый трудовой договор;
• Внести запись в трудовую книжку как о приеме на основное место работы, а не об увольнении;
• Обновить все кадровые документы и отчетность.

Такой подход не только соответствует Трудовому кодексу РФ, но и демонстрирует сотрудникам, что компания ценит их вклад и готова развивать их карьеру внутри организации.

Помните: Никаких увольнений — только перевод. Никаких дублирующих записей — только одна корректная запись о приеме на основное место. И ваша организация будет полностью защищена от проверок и претензий.