Перевод внешнего совместителя (работника, который изначально был принят на совместительство) на основное место работы – процесс, требующий соблюдения ряда нормативных требований. Одна из ключевых задач работодателя – правильно оформить запись в трудовую книжку. В статье подробно рассматриваються правовые основы, необходимые документы, пошаговая инструкция и типичные ошибки.

Правовые основы

Запись в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 67, 68, 71, 73).
• Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 381н от «Об утверждении порядка ведения и оформления трудовых книжек».
• Коллективный договор (если он существует) и локальные нормативные акты организации.

Согласно ст. 71 ТК РФ, при переводе работника с одной должности (или вида занятости) на другую в той же организации запись в трудовой книжке делается в виде «перевод» с указанием новых условий труда.

Кому и когда требуется запись

Запись в трудовую книжку обязательна, если перевод сопровождается изменением:

1. Вида занятости (с совместительства на основное место работы);
2. Должности, квалификации, разряда;
3. Условий труда (графика, места работы, системы оплаты).

Если перевод происходит в рамках того же самого должностного уровня и без изменения вида занятости, запись в книжку не требуется – достаточно оформить приказ о переводе.

Необходимый пакет документов

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка приказа о переводе
   • Укажите реквизиты организации (наименование, ИНН, ОКПО).
   • Укажите ФИО работника, его табельный номер.
   • Определите дату перевода (дата вступления в силу).
   • Опишите новую должность, новый вид занятости (основное место работы) и, при необходимости, новый график.
   • Укажите основание (например, «в соответствии с пунктом 5 статьи 71 ТК РФ»).
   • Подпишите приказ руководителем и укажите печать организации.
2. Подготовка трудового договора (или дополнения)
   • Если перевод меняет условия оплаты, график, квалификацию – заключите новый договор или дополнение.
   • Работник подписывает документ в двух экземплярах.
3. Оформление записи в трудовую книжку
   • Откройте трудовую книжку на последней странице.
   • Запишите в строку «Перевод» следующую информацию (пример):

     Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567
     Должность: инженер‑технолог
     Вид занятости: основное место работы
     Основание: приказ № 45 от 
      

   • Подпись работника ставится в графе «Подпись работника» (при желании, но рекомендуется).
   • Подпись лица, вносящего запись (обычно руководитель отдела кадров) ставится в графе «Подпись лица, вносящего запись».
   • Не забудьте поставить печать организации рядом с записью.
4. Регистрация в личном деле
   • Копию приказа и нового (или дополненного) трудового договора помещают в личное дело работника.
   • Сделайте отметку в журнале учёта кадров о проведённом переводе.
5. Информирование работника
   • Передайте работнику оригинал трудовой книжки с внесённой записью.
   • Объясните, какие изменения в условиях труда вступают в силу.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа о переводе. Без официального приказа запись считается недействительной.
• Неправильный формат записи. Важно использовать форму, одобренную Минтрудом: дата, наименование организации, должность, вид занятости, основание.
• Отсутствие подписи и печати. Запись без подписи лица, вносящего запись, и без печати считается ошибочной.
• Необновлённый трудовой договор. Если условия труда изменились, но договор не изменён – это может привести к спорам в будущем.
• Запись в неправильный лист. Запись должна вноситься в последнюю страницу книги, а не в свободный лист внутри.

Пример оформления записи

Ниже – образец записи, который можно распечатать и использовать в качестве шаблона.

Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность: старший специалист отдела контроля качества
Вид занятости: основное место работы
Основание: приказ № 45 от «О переводе внешнего совместителя Иванова И.И. на основное место работы»

Что делать после записи

После внесения записи в трудовую книжку необходимо:

1. Обновить сведения в электронных кадровых системах (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR и др.).
2. Уведомить бухгалтерию о смене вида занятости – это влияет на расчёт налогов и взносов.
3. Провести инструктаж работника по новым правилам (если график, система оплаты или обязанности изменились).

Перевод внешнего совместителя на основное место работы – достаточно распространённая процедура, но её правильное оформление критически важно для защиты интересов как работодателя, так и работника. Соблюдение законодательных требований, наличие всех необходимых документов и точное внесение записи в трудовую книжку позволяют избежать административных штрафов и трудовых споров.

Помните: любой перевод без надлежащего приказа и записи в трудовой книжке считается незаконным, а в случае проверки Трудовой инспекции может привести к штрафу до 200 000 рублей за каждое нарушение.

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву. Дата публикации: .