В рамках трудовых отношений работодатель legitimately (на законных основаниях) собирает, обрабатывает и хранит обширный массив сведений о конкретном работнике. Ключевое различие заключается в том, что эта информация — не просто «данные», а персональные данные, подлежащие строгому регулированию. С 30 мая 2025 года вступили в силу ужесточенные меры административной ответственности за нарушения в этой сфере, что делает тему особенно актуальной.

📋 Виды информации, которую работодатель вправе запрашивать и обрабатывать

Информацию можно условно разделить на три категории:

Обязательные сведения (необходимы для оформления трудовых отношений)

• Паспортные данные: ФИО, дата и место рождения, номер и серия паспорта, кем и когда выдан, код подразделения.
• Данные для трудового договора: адрес регистрации и фактического проживания, ИНН, СНИЛС.
• Образование и квалификация: документы об образовании (диплом, сертификаты), специальность, квалификация. (Запрос подтверждающих документов — в пределах разумного для соответствующей должности).
• Трудовая книжка: сведения о предыдущей работе (если есть), основание увольнения.
• Медицинские данные (ограниченно): только в случаях, предусмотренных ТК РФ (работы с вредными условиями, вредные производства, некоторые медицинские профессии). Основа — медицинское заключение о профпригодности.
• Банковские реквизиты: для перечисления зарплаты (номер счета, БИК, банк).

Информация, собираемая в процессе трудовой деятельности

• Кадровые данные: дата приема на работу, подразделение, должность, ставка, график работы.
• Оплата труда: размер оклада, надбавки, премии, условия оплаты.
• Отпуска: даты предоставления оплачиваемых отпусков, их продолжительность.
• Учебные данные: сведения о прохождении обязательного обучения, повышении квалификации за счет работодателя.
• Дисциплинарные взыскания: факты применения поощрений или взысканий (замечание, выговор).
• Сведения о командировках.

Дополнительные сведения (с письменного согласия работника)

Работодатель может запросить и обработать иные данные, но только при наличии свободно выраженного, конкретного и информированного согласия работника (ст. 9 ФЗ-152). Примеры:

• Контакты третьих лиц (для экстренной связи).
• Данные о семейном положении, детях (для предоставления социальных льгот, если это предусмотрено локальными актами).
• Фотография для пропуска или корпоративного портала;
• Данные о наличии водительских прав (для работы с транспортом).

⚖️ Правовая основа и сроки хранения

Основные нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 85 и др.) — определяет состав кадровых документов.
2. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», устанавливает общие принципы обработки.
3. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — регулирует сроки хранения документов.

Сроки хранения персональных данных работника:

• Трудовая книжка: хранится в архиве работодателя 75 лет после увольнения работника.
• Кадровые приказы, личные дела, договоры: сроки определяются в соответствии с номенклатурой дел организации, но не менее 75 лет (как документы, имеющие долгосрочную историко-правовую ценность).
• Медицинские книжки, заключения: срок хранения определяется законодательством об охране здоровья, обычно не менее 75 лет.
• Иные данные (например, заявления, служебные записки): по номенклатуре дел, обычно от 1 до 5 лет, если они не входят в состав личного дела.

🛡️ Обязанности работодателя после 30 мая 2025 года (чек-лист)

Ужесточение ответственности (ст. 13.11 КоАП РФ) требует безукоризненного соблюдения процедур:

1. Уведомление Роскомнадзора: если работодатель является оператором ПДн (обрабатывает данные более 1000 человек), он обязан до начала обработки подать уведомление в Роскомнадзор. (С эта обязанность распространяется и на операторов, обрабатывающих данные менее 1000 человек, если обработка осуществляется для целей, не связанных с заключением договора).
2. Принятие внутренних документов:
   • Политика обработки персональных данных.
   • Положение об обработке ПДн работников.
   • Локальные акты, утверждающие перечень ПДн и порядок доступа.
3. Обеспечение безопасности: технические и организационные меры (шифрование, ограничение доступа, учет действий с ПДн, антивирусная защита).
4. Информирование работника: при получении ПДн работник должен быть ознакомлен под роспись с:
   • Перечнем обрабатываемых данных.
   • Целями обработки.
   • Правами в соответствии с ФЗ-152.
5. Согласие на обработку: для данных, не являющихся обязательными по ТК РФ, требуется письменное согласие. Согласие должно быть отдельным документом с четко указанными целями.
6. Передача третьим лицам: возможна только на основании согласия или в случаях, прямо предусмотренных законом (например, в налоговую, фонд, по запросу суда). Все передачи должны фиксироваться.
7. Обеспечение прав субъекта ПДн: работник имеет право на доступ к своим данным, их уточнение, блокирование или удаление при прекращении трудовых отношений (если иное не требуется по закону).

📊 Практические рекомендации для HR-специалиста и бухгалтера

• Создайте и ведите «Личное дело работника» в строгом соответствии с номенклатурой. Все документы — только с отметками о согласии, где это требуется.
• Разграничьте доступ: к паспортным данным — только кадровик и бухгалтер; к медицинским, только уполномоченный специалист (медсестра/врач) и руководитель в установленных случаях.
• Не храните лишнее: если данные не нужны для выполнения обязанностей или выполнения закона — не собирайте их. Например, не запрашивайте копии свидетельства о браке, если нет необходимости в предоставлении льгот.
• Актуализируйте данные: при изменении адреса, образования, семейного положения (если оно учитывается) работник обязан уведомить работодателя. Зафиксируйте это заявлением.
• При увольнении: верните работнику его документы (паспорт, дипломы, медкнижку), а из личного дела оставьте только те, которые должны храниться по закону (копии приказов, копия трудовой книжки, заявления). Остальные ПДн подлежат уничтожению, если иное не требуется по закону.

Информация о работнике для работодателя — это юридически значимый актив и одновременно повышенная ответственность. Правильный подход строится на трех китах: законность (только то, что разрешено ТК РФ и ФЗ-152), минимизация (только необходимые данные) и безопасность (защита от утечек). Нарушение этих принципов после 30 мая 2025 года грозит не только крупными штрафами для компании (до 1% годовой выручки или 60 млн рублей для юрлиц), но и репутационными рисками и иском от работника.

Важно: Данная статья является обзорным руководством. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда консультируйтесь с юристом, специализирующимся на трудовом праве и защите персональных данных.

Источники: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 13.11), изменения в законодательство с .