Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника․ Оформление записей в ней регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённым приказом Минтруда России от № 320н․ Одной из ключевых фигур в процессе оформления является бухгалтер (или главный бухгалтер)‚ который часто выступает уполномоченным лицом организации․

Правовая база

• Приказ Минтруда РФ № 320н от – основной нормативный акт‚ определяющий порядок внесения записей․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‑71) – регламентирует обязательность ведения трудовой книжки и ответственность за нарушение правил её заполнения․
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (2021) – допускает переход на электронный формат‚ но для работников‚ получивших бумажную книжку до  г․‚ запись обязана вноситься в бумажный документ‚ если они отказались от перехода․

Кто может вносить запись?

Запись в трудовую книжку может вносить:

1. Работодатель (директор‚ генеральный директор)․
2. Уполномоченное лицо – в большинстве организаций этим лицом является бухгалтер (главный бухгалтер или бухгалтер‑уполномоченный)‚ если он имеет доверенность от работодателя․
3. Кадровый специалист (при наличии соответствующей доверенности)․

Бухгалтер вносит запись‚ потому что именно он отвечает за правильность оформления кадровых и бухгалтерских документов‚ а также за своевременную уплату налогов и взносов․

Когда делается запись «принята»?

Запись «принята» (или «принят(а) на работу») делается в следующих случаях:

• При приёме нового сотрудника на работу․
• При переводе работника на другую должность внутри организации․
• При восстановлении работника после увольнения․

Структура записи в трудовой книжке

Каждая запись состоит из четырёх граф:

Пошаговый порядок внесения записи бухгалтером

1. Подготовка приказа – оформляется приказ о приёме (переводе‚ восстановлении) с указанием даты‚ подписи руководителя и печати организации․
2. Проверка данных работника – удостовериться в правильности ФИО‚ даты рождения‚ серии и номера трудовой книжки․
3. Получение доверенности (если бухгалтер не является руководителем) – доверенность должна быть в письменной форме‚ заверена подписью руководителя и печатью․
4. Заполнение граф:
   • В первой графе указывается дата приказа (формат ДД․ММ․ГГГГ)․
   • Во второй графе пишется полное наименование организации‚ её ИНН‚ ОКПО и юридический адрес․
   • В третьей графе указывается должность‚ разряд‚ условия (например‚ полный рабочий день‚ неполный‚ совместительство)․
   • В четвёртой графе – основание (например‚ «Приказ № 12 от «О приёме на работу»»)․
5. Подпись и печать – бухгалтер ставит свою подпись‚ указывает должность («Главный бухгалтер») и ставит печать организации (если она используется)․
6. Контроль заполнения – проверка‚ что запись выполнена без пропусков‚ без исправлений (исправления допускаются только зачёркиванием одной линией и подписью)․
7. Внесение записи в оригинал – запись вносится в оригинальную трудовую книжку сотрудника‚ а копия (если требуется) помещается в личное дело․

Образец записи «принята» (бумажный вариант)

Ниже приведён типовой пример записи‚ вносимой бухгалтером․

| | ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚ ОКПО 12345678‚ 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․10 | Бухгалтер‚ разряд 2‚ полный рабочий день | Приказ № 45 от «О приёме на работу» |

Если запись делается о переводе‚ в третьей графе указывается новая должность‚ а в четвёртой – «Перевод по приказу № 78 от »․ При восстановлении указывается «Восстановление по приказу № 102 от »․

Частые ошибки при оформлении записи бухгалтером

• Неправильный формат даты – допускаются только «ДД․ММ․ГГГГ» без сокращений․
• Отсутствие печати – если в организации используется печать‚ её отсутствие делает запись недействительной․
• Неуказание ИНН/ОКПО – эти реквизиты обязательны в второй графе․
• Исправления в записи – допускаются только зачёркиванием одной линией‚ подписью и датой исправления․
• Заполнение пустых строк – в трудовой книжке не должно оставаться пустых строк; если места нет – оформляется вкладыш․

Что делать‚ если в книжке закончились свободные строки?

Согласно Порядку 320н‚ если в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки‚ необходимо:

1. Оформить вкладыш (специальный лист‚ привязываемый к книжке)․
2. На вкладыше указывается «Выдан вкладыш»‚ серия и номер вкладыша‚ а также подпись и печать․
3. Дальнейшие записи вносятся в вкладыш в том же порядке‚ что и в основной книжке․

Электронный вариант трудовой книжки

С 2021 г․ введён электронный формат трудовой книжки․ Однако для работников‚ получивших бумажную книжку до  г․‚ запись обязана вноситься в бумажный документ‚ если они отказались от перехода․ Бухгалтеру в этом случае необходимо:

• Сохранить оригинал записи в бумажной книжке․
• Сделать скан-копию и загрузить её в электронную систему (если организация использует электронный архив)․

Роль бухгалтера в контроле за правильностью записей

Бухгалтер отвечает за:

• Своевременное оформление приказов и их соответствие требованиям ТК РФ․
• Точность заполнения всех реквизитов (дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание)․
• Соблюдение порядка исправлений и наличия печати․
• Хранение копий записей в личных делах сотрудников․
• Контроль за тем‚ чтобы в книжке не было пустых строк и чтобы при необходимости оформлялся вкладыш․

Практический чек‑лист для бухгалтера

1. Получить приказ о приёме (переводе‚ восстановлении)․
2. Убедиться в наличии доверенности (если бухгалтер не является руководителем)․
3. Проверить данные работника (ФИО‚ дата рождения‚ серия и номер книжки)․
4. Заполнить запись в соответствии с четырьмя графами․
5. Подписать запись‚ указать должность и поставить печать․
6. Проверить отсутствие пустых строк; при необходимости оформить вкладыш․
7. Сделать копию записи и разместить её в личном деле․
8. При необходимости загрузить скан в электронный архив․

Запись в трудовой книжке‚ принятая бухгалтером‚ – это важный элемент кадрового документооборота‚ который влияет на правовую защищённость как работника‚ так и работодателя; Соблюдение требований Порядка 320н‚ точность заполнения реквизитов и правильное оформление подписи и печати позволяют избежать штрафов и споров с контролирующими органами․

Помните: правильность записи – залог корректного расчёта заработной платы‚ начисления страховых взносов и последующего подтверждения трудового стажа․

Дата актуализации статьи:  г․