Ситуация, когда работодатель отказывается или «забывает» оформить первую трудовую книжку новому сотруднику, является серьезным нарушением трудового законодательства Российской Федерации. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали стандартом, а бумажные сохранились только для отдельных категорий работников, правила остаются строгими: отсутствие записи о приеме на работу лишает работника стажа, который влияет на пенсию и социальные гарантии.

В этой статье мы подробно разберем, кто обязан оформить документ, каковы сроки, что делать, если работодатель игнорирует свои обязанности, и как проверить, внесены ли данные в ваш электронный реестр.

Кто и когда должен оформить первую трудовую книжку?

Согласно актуальному трудовому законодательству, обязанность по первичному оформлению трудовой книжки лежит исключительно на работодателе. Сотрудник не должен покупать бланк или самостоятельно регистрировать документ.

Ключевые правила оформления первой записи:

• Срок оформления: Работодатель обязан завести трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее недельного срока со дня приема сотрудника на работу.
• Условие: Это правило действует, если работа является для сотрудника основным местом работы и он трудоустраивается впервые.
• Форма документа: Всем гражданам, впервые поступающим на работу в 2026 году, заводится исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажные бланки в 2026 году уже не выдаются новым работникам, за исключением случаев, когда у человека сохранилась бумажная книжка старого образца и он предпочел вести её параллельно (хотя для «первички» это уже не актуально — создается сразу ЭТК).

Пошаговый процесс оформления для работника

Хотя ответственность лежит на работодателе, работнику важно контролировать процесс. Вот алгоритм действий:

1. Подготовка документов. В первый день работы вы должны предоставить в отдел кадров:
   • Паспорт;
   • Документ об образовании (диплом, аттестат), на его основании вносится запись о профессии;
   • СНИЛС (номер страхового свидетельства);
   • Подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги (она критически важна для доступа к вашей ЭТК).
2. Заполнение титульного листа (для бумажного варианта, если применимо по переходным правилам) или формирование электронного профиля. Работодатель вносит ваши данные: ФИО, дату рождения, образование.
   
   Важно: После заполнения титульного листа (если речь о бумажном документе) работник ставит свою подпись, заверяя правильность сведений. Лицо, ответственное за выдачу, также подписывает документ и ставит печать организации (или отдела кадров).
3. Внесение первой записи о приеме на работу. Запись вносится со слов «Принят(а) в…», указывается должность, подразделение и дата приказа.

Почему работодатель может не оформлять книжку?

Часто отказы или задержки мотивируются следующими причинами, которые не являются законными:

• «Мы оформим через месяц, после испытательного срока», Незаконно. Трудовая книжка оформляется в первую неделю работы, независимо от испытательного срока.
• «У нас только электронная система, ждите, пока само придет» — Работодатель обязан actively передать сведения в Социальный фонд России (СФР) и убедиться, что запись появилась.
• «Вы сами должны купить бланк» — В 2026 году бумажные бланки для первичного оформления не требуются, создается электронный. Если бы речь шла о прошлом (до 2021 года), бланк оплачивал работодатель.

Что делать, если трудовую книжку не оформляют?

Если прошла неделя, а записи о приеме на работу нет ни в бумажном виде (если бы он велся), ни в электронном реестре, необходимо действовать решительно.

Шаг 1: Проверка статуса ЭТК

Зайдите на портал Госуслуги и закажите выписку из электронной трудовой книжки. Это бесплатно и занимает несколько минут.

Если в выписке нет записи о текущем месте работы, значит, работодатель не исполнил обязанность по передаче сведений в СФР.

Шаг 2: Письменное обращение к работодателю

Напишите заявление на имя руководителя организации с требованием оформить трудовую книжку и внести запись о приеме на работу.

Совет: Составьте заявление в двух экземплярах. Один отдайте в секретариат или кадры, а на втором попросите поставить отметку о входящем номере и дате принятия. Это будет доказательством вашего обращения.

Шаг 3: Обращение в контролирующие органы

Если работодатель игнорирует требование, вы имеете полное право обратиться в:

• Государственную инспекцию труда (ГИТ). Они проводят проверки по факту жалоб работников. Отсутствие трудовой книжки — прямое нарушение ст. 66 ТК РФ.
• Прокуратуру. Можно подать жалобу на нарушение трудовых прав.
• Суд. В случае спора о стаже или если вас уволят за «прогул» (так как официально вы не оформлены), факт трудовых отношений придется доказывать в суде. Вам помогут показания коллег, пропуск в офис, переписка, зарплатные ведомости (даже если платят в конверт, можно запросить выписку из банка).

Особенности заполнения и возможные ошибки

При первичном оформлении важно следить за корректностью данных, так как исправления в трудовых книжках — процедура сложная.

На что обратить внимание:

• Профессия/должность. Записывается точно так, как в документе об образовании или штатном расписании. Ошибки здесь могут создать проблемы с льготным стажем.
• Печать и подпись. Если по каким-то переходным правилам заполняется бумажный титульный лист, отсутствие печати организации делает документ недействительным. В электронной версии роль печати играет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя.
• Дата. Дата приема на работу в трудовой должна совпадать с датой в трудовом договоре и приказе.

Что делать, если организация ликвидирована или реорганизована до внесения записи?
Если так вышло, что работодатель исчез или прекратил деятельность, не успев оформить вас, вам придется писать заявление текущему работодателю (если вы уже где-то работаете) или в архив, указывая причины отсутствия записей. Однако, если это самое первое место работы и фирма «схлопнулась», факт работы придется устанавливать через суд, собирая все возможные доказательства (приказы, расчетные листки, свидетели).

Отказ в оформлении первой трудовой книжки, это попытка работодателя скрыть реальные трудовые отношения, чтобы не платить налоги и страховые взносы. Для работника это риск потерять пенсионный стаж и социальные гарантии;

Помните: в 2026 году процесс максимально цифровизирован. Проверить, работаете ли вы «в белую», можно за пару минут через Госуслуги. Не бойтесь требовать соблюдения закона — оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве является безусловной обязанностью работодателя, установленной государством.

Берегите свой трудовой стаж с первого дня!