Вопрос о том‚ кто именно отвечает за оформление первой записи в трудовой книжке‚ часто вызывает недоразумения как у работодателей‚ так и у новых сотрудников. В этой статье разберёмся с юридическими нормами‚ практическими процедурами и нюансами‚ которые важно учитывать в 2026 году.

Законодательная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О трудовых книжках» – основной нормативный акт‚ регулирующий порядок заполнения трудовых книжек.
• Статья 2‚ пункт 8 закона: «Для лиц‚ впервые поступивших на работу‚ трудовая книжка в бумажном виде не заполняется. Титульный лист‚ содержащий сведения о работнике‚ необходимо заполнять при выдаче дубликата и вкладыша в трудовую книжку».
• Положения Трудового кодекса РФ (ТК РФ) о порядке оформления трудовых книжек‚ в т.ч. о необходимости печати и подписи.

Кто отвечает за первую запись?

Ответственность за оформление первой записи в трудовой книжке лежит на специалисте по кадрам (HR‑менеджере) организации. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров‚ который:

1. Проверяет и подтверждает документы кандидата (паспорт‚ справку о предыдущем стаже‚ дипломы и т.д.).
2. Подготавливает титульный лист и вкладыш‚ если работник ранее не имел трудового договора.
3. Оформляет запись в электронную трудовую книжку‚ если работник впервые поступает на работу в 2026 году.
4. Печатает и подписывает запись‚ ставит печать организации.

Если работник уже имел трудовой договор в другой организации‚ но не оформлял трудовую книжку‚ то в первой строке новой книжки вносится запись об общем стаже без росписи по конкретным должностям.

Ключевые роли

• HR‑специалист – главный исполнитель.
• Работодатель (представитель организации) – предоставляет печать и подпись.
• Сотрудник – предоставляет документы и подтверждает данные.
• Контролирующие органы (ПФР‚ инспекция труда) – проверяют корректность заполнения.

Как оформляется первая запись?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления первой записи в трудовой книжке.

1. Подготовка документов
   • Паспорт (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ орган выдачи).
   • Справка о предыдущем стаже (если есть).
   • Договор о найме (или его копия).
   • Справка о квалификации‚ дипломы.
2. Заполнение титульного листа
   • Сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ место жительства).
   • Сведения о работодателе (название‚ ИНН‚ ОГРН).
   • Дата выдачи книжки.
3. Оформление первой записи
   • Дата приема на работу.
   • Должность и место работы.
   • Указание‚ что это первая запись.
   • Подпись и печать работодателя.
4. Проверка соответствия
   • Сравнение данных с паспортом.
   • Проверка правильности даты и формата записи.
5. Передача сотруднику
   • Выдача оригинала трудовой книжки.
   • Объяснение сотруднику‚ как хранить и использовать книжку.

Особенности электронной трудовой книжки

• Для новых сотрудников‚ впервые поступивших на работу в 2026 году‚ используется электронная трудовая книжка.
• Запись в электронную форму производится через портал «Электронные сервисы Фонда социального страхования» (ЕСФ).
• HR‑специалист вводит данные в систему‚ после чего система автоматически генерирует электронный документ.
• Печать и подпись в бумажном виде не требуется‚ но печать организации сохраняется в электронном виде.

Что делать‚ если первая запись пропущена?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о приёме на работу‚ но есть записи о других организациях‚ необходимо:

1. Собрать все документы‚ подтверждающие факт трудоустройства (договор‚ справка‚ письмо от работодателя).
2. Обратиться в отдел кадров с просьбой оформить пропущенную запись;
3. Если пропущенная запись не может быть внесена в бумажную книжку‚ оформить дубликат с корректной записью.
4. Убедиться‚ что в электронном реестре Фонда социального страхования отражены все данные.

Практические советы HR‑специалисту

• Всегда храните копии всех документов в электронном архиве.
• Проверяйте соответствие данных в паспорте и в трудовой книжке до подписания.
• При работе с прошлым стажем уточняйте у сотрудника точные даты начала и окончания предыдущих трудовых отношений.
• Если работник не имеет трудовой книжки‚ но имеет справку о стаже‚ в первой строке новой книжки указывайте «Общий стаж: X лет Y месяцев».
• Регулярно обновляйте электронный реестр Фонда социального страхования‚ чтобы избежать ошибок при проверках.

Первая запись в трудовой книжке – важный юридический акт‚ который фиксирует начало трудового договора. За её правильное оформление отвечает специалист по кадрам‚ который должен соблюдать требования Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и Трудового кодекса РФ. В 2026 году большинство организаций используют электронную трудовую книжку‚ что упрощает процесс‚ но при этом сохраняет юридическую силу документа. Следуя приведённым рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.

Ссылки и ресурсы

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О трудовых книжках»
• Трудовой кодекс РФ (официальный сайт)
• Портал Фонда социального страхования – электронные сервисы

Удачной работы с трудовыми книжками!