Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Первая запись в ней имеет особое значение: она фиксирует факт приема сотрудника на работу и служит отправной точкой для всех последующих записей (переводы, повышения, увольнения и т.д.). В статье мы разберём, какие нормативные акты регулируют эту запись, какие сведения необходимо указать, как правильно оформить запись и какой образец использовать в 2026 году.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вносить запись о приёме на работу.
• Постановление Правительства РФ № 1245 от – уточнение формы и содержания записей в новых бланках трудовых книжек.

Кому и когда делается первая запись?

1. Работнику, впервые получающему трудовую книжку (в т.ч. выпускнику ВУЗа, студенту, пришедшему в организацию по первой работе).
2. При приёме на основное место работы сроком более 5 дней.
3. Если работник уже имеет старую книжку, но в ней нет записей о текущем месте работы – запись делается в первую свободную строку нового раздела «Сведения о работе».

Что должно быть указано в первой записи?

Согласно Приказу 320н, в первой записи в разделе «Сведения о работе» (страница 3‑4) необходимо заполнить следующие графы:

Пошаговая инструкция по оформлению первой записи

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (копия).
   • Справка о наличии/отсутствии судимостей (если требуется).
   • ьный лист трудовой книжки, где ставятся подпись работника и печать организации.
2. Регистрация бланка в журнале учета

   В журнале «Учёт движения трудовых книжек и вкладышей» фиксируем серию и номер бланка, а также запись о расходовании бланка из запасов организации.

3. Внесение записи в раздел «Сведения о работе»

   Заполняем графы 1‑8 согласно таблице выше. При заполнении используем черную чернильную ручку, печатаем разборчиво.

4. Подпись и печать

   После заполнения граф 9 подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации ставятся в нижнем правом углу страницы.

5. Подпись работника

   Работник подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки, подтверждая получение книги.

6. Контроль качества

   Ответственный за кадровый учёт проверяет правильность заполнения, отсутствие исправлений и соответствие требованиям Приказа 320н.

Образец первой записи (2026 год)

--------------------------------------------------------------
| № | Дата | Наименование организации | Дата начала | Должность |
| | записи | (полное) | работы | (полное) |
--------------------------------------------------------------
| 1 | | ОАО «ТехноИнвест» | | Инженер‑конструктор |
--------------------------------------------------------------| Трудовой договор № ТД‑2026‑001 от |
| Оклад: 80 000 ₽, система оплаты: фиксированная |
| Квалификация: разряд 2, категория «А» |
--------------------------------------------------------------
| Подпись руководителя: ___________________ |
| Печать организации |
--------------------------------------------------------------

В реальном бланке информация располагается в специально отведённых графах, но смысл остаётся тем же.

Важные нюансы

• Не допускается использовать исправляющие ленты. При ошибке запись считается недействительной – необходимо оформить новую запись в отдельной строке.
• Дата приёма и дата начала работы могут различаться. Если работник приступил к работе позже даты подписания договора, в графе «Дата начала работы» указывается фактическая дата.
• Печать организации обязана быть чёткой и не смазанной. Без печати запись считается неполной.
• Подпись работника ставится только на ьном листе, а не в разделе «Сведения о работе».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить подпись работника в первой записи?

Нет. Подпись работника ставится только на ьном листе трудовой книжки. В самой первой записи подпись ставит только работодатель (руководитель/уполномоченный).

Что делать, если в организации используется электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Для ЭТК процесс аналогичен: запись вносится в электронный раздел «Сведения о работе» через специализированную информационную систему. Подпись и печать заменяются электронной подписью работодателя.

Можно ли использовать образец из интернета без изменений?

Образцы служат лишь ориентиром. Требования к заполнению могут отличаться в зависимости от формы бланка (старый/новый) и отраслевых особенностей. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа 320н.

Как оформить первую запись, если работник уже имеет старую трудовую книжку, но в ней нет записей о текущем месте работы?

Запись вносится в первую свободную строку раздела «Сведения о работе» в той же книжке. Порядковый номер будет соответствовать следующей после последней заполненной записи.

Где скачать официальные образцы?

Официальные бланки и образцы можно получить из следующих источников:

• Сайт Минтруда России – раздел «Документы» → «Трудовые книжки и вкладыши» (PDF‑форматы).
• Портал «КонсультантПлюс» – справочная система «Трудовые книжки» (требуется подписка).
• Внутренний журнал организации «Учёт движения трудовых книжек» – в нём фиксируются серии и номера полученных бланков.

Первая запись в трудовой книжке – это обязательный юридический акт, фиксирующий начало трудовой истории сотрудника. Правильное оформление записи гарантирует отсутствие проблем при последующих кадровых операциях (переводы, повышения, увольнения). Следуйте нормативным требованиям, используйте проверенный образец и не забывайте о подписи руководителя и печати организации.

Дата публикации статьи: