Первая запись в трудовую книжку – важный юридический факт, который фиксирует начало трудовой деятельности гражданина․ От правильности её оформления зависят дальнейшие права работника: пенсионные начисления, порядок получения справок, возможность трудоустройства в новых компаниях и многое другое․

Правовая база

Оформление первой записи регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 65‑68)․
• Приказ Минтруда России № 320н от  г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями 2024‑2026 годов)․
• Приказ Минтруда России № 382н от  г․ «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)»․
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г․ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (для расчёта страховых взносов)․

Кто обязан оформить первую запись?

Первая запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Работник получает первую официальную работу после окончания учебы (колледж, техникум, вуз)․
2. Работник, ранее имевший только электронную трудовую книжку (ЭТК), переходит на бумажный вариант – в этом случае в ЭТК делается первая запись, а в бумажный бланк – дублируется․
3. Работник, ранее работавший по гражданско‑правовому договору (подряды, фриланс), впервые трудоустраивается по трудовому договору․

Какие документы нужны?

Для оформления первой записи работодатель запрашивает у нового сотрудника следующие бумаги:

• Паспорт (оригинал + копия)․
• СНИЛС․
• Документы об образовании (диплом, сертификат)․ Если у работника два диплома (бакалавр и магистр), в графе «Образование» указывают высшее образование – магистратура (в скобках можно добавить «бакалавр»)․
• ИНН (для расчёта налогов)․
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами)․
• Справка о прохождении медкомиссии (если требуется по профилю работы)․

Пошаговая инструкция: бумажная трудовая книжка

Шаг 1․ Подготовка бланка

Работодатель получает новый бланк трудовой книжки установленного образца (или дубликат, если у работника уже есть старая книжка)․ На ьном листе заполняются:

1. Фамилия, имя, отчество․
2. Дата рождения․
3. СНИЛС․
4. Образование (пример: высшее – магистратура (бакалавр))․
5. Серия и номер паспорта․

Шаг 2․ Заполнение раздела «Сведения о работе»

Первая запись делается в графу 3 (полное и краткое наименование организации)․ Пример заполнения:

Если в основной книжке места для новых записей нет, используют вкладыш․ Нумерация в вкладыше продолжается от последнего номера основной книги (например, если в основной книге последняя запись – № 29, первая запись во вкладыше будет № 30)․

Шаг 3․ Подпись и печать

• Заполняет специалист отдела кадров (рукописный ввод, чернилами синего или чёрного цвета)․
• Подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать․
• Работник ставит подпись в графе «Подпись работника»․

Шаг 4․ Вручение книги

После заполнения работнику вручают трудовую книжку․ На том же листе делается отметка о выдаче (дата, подпись руководителя)․

Пошаговая инструкция: электронная трудовая книжка (ЭТК)

Шаг 1․ Регистрация на портале Госуслуги

Работодатель проверяет, что у сотрудника подтверждён аккаунт в системе Госуслуги․ При отсутствии – сотрудник регистрируется самостоятельно․

Шаг 2․ Создание карточки сотрудника в 1С/Бухгалтерском сервисе

В системе (1С:Зарплата и кадры, Бухгалтерия‑Интерактив) ставится флаг «Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике»․ После этого система автоматически формирует электронный документ «Сведения о работе»․

Шаг 3․ Подписание записи

Запись в ЭТК подписывается электронной подписью руководителя (КЭП) и отправляется в Федеральный сервис «Электронные трудовые книжки»․

Шаг 4․ Уведомление сотрудника

Работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг о том, что в его ЭТК внесена запись о приёме на работу․ При желании он может распечатать справку․

Образцы заполнения

ьный лист (бумажная книжка)

Запись о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»)

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО "ТехноСервис", ИНН 7701234567
Должность: Инженер‑технолог
Трудовой договор №: Т/Д-2026/001 от 
Основание: Приём на работу
Подпись руководителя: ___________________ (печатная подпись + печать)
Подпись работника: ___________________

Частые ошибки и как их исправлять

• Неправильный порядок записей․ Сначала вносят запись о приёме, затем – о совместительстве (если есть)․
• Отсутствие печати․ Запись считается недействительной без печати организации․
• Заполнение чернилами другого цвета․ Приёмлемы только синий или чёрный․
• Пропуск графы «Основание»․ Нужно указывать «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение» и т․д․
• Неправильный номер записи во вкладыше․ Нумерация продолжается от последней записи основной книги․

Что делать, если запись уже сделана неверно?

Для исправления ошибки необходимо:

1. Составить акт исправления (приказ работодателя) с указанием правильных данных․
2. Поставить подпись руководителя и печать․
3. Сотруднику подписать исправление в своей трудовой книжке․
4. В случае ЭТК – отправить корректирующее сообщение через портал Госуслуг (требуется подтверждение руководителя)․

Вопросы и ответы

Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку?

Да․ С 2021 года при первом трудоустройстве работодатели обязаны оформить ЭТК, если работник согласен․ При этом бумажный вариант может быть выдан по желанию работника․

Нужна ли запись о совместительстве в первой трудовой книжке?

Если совместительство является основным местом работы, сначала вносят запись о приёме на основное место, а уже потом – о совместительстве․ Если совместительство только вспомогательное, запись делается после основной․

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется в случае утраты, порчи или необходимости выдать книгу в другой регион․ Процедура аналогична первой, но в графе «Тип книги» указывается «дубликат», а в ьном листе пишут «Дубликат № …»․

Первая запись в трудовую книжку – фундаментальный документ, от которого зависят многие социальные гарантии работника․ Правильное оформление (как бумажного, так и электронного варианта) требует внимательности к деталям, соблюдения нормативных требований и своевременного взаимодействия между работодателем и сотрудником․ Следуя приведённой пошаговой инструкции и учитывая типичные ошибки, вы сможете обеспечить корректность записи и избежать проблем в дальнейшем․

Помните: если у вас возникли сомнения, всегда лучше проконсультироваться с кадровым специалистом или юристом, специализирующимся на трудовом праве․