Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её первый лист (ьный лист) содержит личные данные владельца и служит «лицом» всей книжки. Ниже – подробное руководство по заполнению, оформлению и актуальным требованиям, действующим в 2025‑2026 гг.

Что представляет собой первый лист трудовой книжки?

Первый лист (ьный лист) включает следующие обязательные реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения (день, месяц, год);
• Место рождения;
• Образование (уровень, специальность, квалификация);
• Профессия, специальность (по последнему месту работы);
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи книжки;
• Подпись работника и печать организации (если выдаётся впервые);
• Отметка о выдаче вкладыша (при необходимости).

Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. (действует с 1 сентября 2021 г. по 1 сентября 2027 г.) порядок заполнения ьного листа унифицирован и применяется как к бумажным, так и к электронным трудовым книжкам.

Как правильно заполнить ьный лист в 2025 году?

Общие правила

1. Заполняется разборчивым печатным шрифтом (или машинописным способом). Рукописный вариант допускается только при отсутствии возможности печатного оформления, но символы должны быть чёткими.
2. Все поля заполняются без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, г. – год, р. – район).
3. Если место для записи заполнено полностью, используется вкладыш. Отметка о выдаче вкладыша ставится в графе «Отметка о выдаче вкладыша» на ьном листе основной книжки.
4. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения вноситься соответствующая запись в раздел «Сведения о личных изменениях» (обычно на второй странице), а на ьном листе делается пометка «Изменено» с указанием даты и основания.

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте бланк. Скачайте актуальный образец ьного листа (Word, PDF) с сайта Минтруда или проверенных кадровых порталов.
2. Внесите ФИО в строку «Фамилия, имя, отчество».
3. Укажите дату и место рождения (формат: ДД.ММ.ГГГГ);
4. Заполните графу Образование: уровень (среднее, среднее‑специальное, высшее), наименование учебного заведения, специальность, квалификация, год окончания.
5. Укажите профессию, специальность по последнему месту работы (если трудовая деятельность ещё не начиналась – пишут «не имела»).
6. Заполните серию и номер трудовой книжки (указываются на обложке).
7. Проставьте дату выдачи книжки (день, месяц, год).
8. Поставьте подпись работника и, если книжка выдаётся организацией, печать работодателя.
9. При необходимости отметьте выдачу вкладыша (серия и номер вкладыша).

После заполнения проверьте:

• Отсутствие опечаток и пропущенных полей;
• Соответствие данных паспорту и другим документам;
• Чёткость и читаемость всех записей.

Особенности заполнения в связи с переходом на электронный формат

С 1 сентября 2021 г. введён Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н). К 1 сентября 2027 г. планируется полный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, бумажные версии остаются действительными, а их ьный лист заполняется по тем же правилам.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК данные первого листа хранятся в виде электронной записи в системе СФР. Работодатель обязан:

• Своевременно подавать форму ЕФС‑1 (ьный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1) при приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях;
• Обеспечивать точность сведений, так как они используются для расчёта стажа и назначения пенсии;
• Хранить электронные копии документов, подтверждающих внесённые изменения (трудовые договоры, приказы).

При переходе с бумажной книжки на ЭТК данные первого листа переносятся без изменений. При необходимости делается отметка о выдаче вкладыша в электронном виде.

Типичные ошибки при заполнении первого листа и как их избежать

Образцы и шаблоны для скачивания

Ниже представлены ссылки на проверенные источники, где можно бесплатно скачать актуальные бланки первого листа трудовой книжки (Word, PDF) и примеры их заполнения:

• Образец ьного листа 2026 г. (Word)
• Образец ьного листа 2026 г. (PDF)
• Пример заполнения с отметкой о выдаче вкладыша
• Инструкция по заполнению трудовой книжки 2025 г. (Контур)

Важно: перед использованием любого шаблона убедитесь, что он соответствует последней редакции Приказа Минтруда № 320н (действует до ).

Полезные советы кадровикам и бухгалтерам

1. Ведите журнал учёта issued трудовых книжек (номер, дата выдачи, ФИО сотрудника). Это упрощает контроль за отсутствующими или утерянными экземплярами.
2. При приёме на работу сразу проверяйте наличие трудовой книжки у нового сотрудника; если её нет – оформите дубликат в течение пяти рабочих дней.
3. Храните пустые бланки в огнеупорном шкафу с ограниченным доступом, чтобы избежать подделки.
4. Регулярно проводите внутренний аудит заполнения трудовых книжек (раз в квартал).
5. При переходе на ЭТК сохраняйте scanned копии первых листов бумажных книжек – они могут понадобиться при восстановлении данных.

Первый лист трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент, влияющий на пенсионное обеспечение, подтверждение стажа и законность трудовых отношений. Соблюдение актуальных норм (Приказ № 320н, форма ЕФС‑1, правила заполнения вкладыша) гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность кадрового учёта.

Следуя представленной инструкции, используя проверенные шаблоны и избегая типичных ошибок, кадровики и бухгалтеры смогут корректно оформлять трудовую книжку с первого листа и поддерживать её в актуальном состоянии на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.

Статья актуальна на май 2026 года. Информация основана на данных из открытых источников и нормативных актов Министерства труда и социальной защиты РФ.