Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, многие организации и сотрудники продолжают работать с бумажными версиями, а также сталкиваются с необходимостью оформления различных писем, связанных с выдачей, получением, внесением записей и передачей трудовой книжки.

В данной статье рассмотрены основные типы писем, связанных с трудовой книжкой, приведены примеры их содержания, ссылки на актуальные нормативные акты (в т.ч. письма Федеральной службы по труду и занятости, Минтруда и Роструда) и даны практические рекомендации по оформлению.

Что такое трудовая книжка и зачем нужны письма о ней?

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, повышении квалификации и иных событиях трудовой жизни сотрудника. Ведение и хранение трудовых книжек регулируются:

Трудовым кодексом РФ (ст. 65‑66, 84.1, 127);
Приказом Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
Письмами и разъяснениями Роструда (например, Письмо Роструда от N 5277‑6‑1, от N 1449‑6‑1).

Письма, связанные с трудовой книжкой, нужны для:

запроса выдачи дубликата или оригинала книжки;
уведомления работника о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку почтой;
внесения записей о повышении квалификации, присвоении разряда, класса, категории;
информирования о переходе на электронную трудовую книжку;
оформления согласия на отправку книжки по почте при увольнении или переводе.

Основные виды писем, связанных с трудовой книжкой

Запрос на выдачу трудовой книжки (или её дубликата)

Сотрудник направляет письменное обращение работодателю с просьбой выдать трудовую книжку (например, при уходе с работы, необходимости предоставить документ в новый орган или при утере).

Пример структуры запроса:

Шапка: реквизиты организации и работника (ФИО, должность, подразделение).
Наименование документа: «Запрос на выдачу трудовой книжки».
Текст: просьба выдать трудовую книжку, указание причины (увольнение, перевод, утеря и т.д.), ссылка на соответствующие нормы ТК РФ (ст. 84.1).
Подпись и дата.

Ссылка на источник: Письмо работнику о получении трудовой книжки 2026‑2025‑2024‑2023 год (КонсультантПлюс).

Уведомление работника о необходимости получения трудовой книжки

Работодатель извещает сотрудника о том, что трудовая книжка готова к выдаче и предлагает явиться в отдел кадров либо дать согласие на её отправку почтой.

Ключевые элементы:

Наименование: «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки»;
Ссылка на пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек и ст. 127 ТК РФ.
Указание срока, в течение которого работник должен явиться (обычно 5‑10 рабочих дней).
Варианты получения: личное получение в офисе или отправка заказным письмом с уведомлением о вручении.
Подпись ответственного лица (руководитель отдела кадров или директор).

Пример: Уведомление работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте, редакция 1 от (Моё дело).

Письмо о внесении записи в трудовую книжку (повышение квалификации, присвоение разряда и т.д.)

Когда работнику присваивается более высокий разряд, класс, категория или классный чин, в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Оформление такого письма регулируется Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 ноября 2023 г. ПГ/23192‑6‑1.

Содержание письма:

Указание основания для внесения записи (приказ о присвоении разряда, сертификат о повышении квалификации).
Формулировка записи, например: «Присвоен 6‑й разряд по профессии «Электрик» в соответствии с приказом № 123 от ».
Ссылка на пункт 3.2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н).
Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров) и дата.

Источник: Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 9 ноября 2023 г. ПГ/23192-6-1 О внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации… (ГАРАНТ.РУ).

Письмо о переходе на электронную трудовую книжку

Сотрудник, желающий вести трудовую книжку в электронном виде, подаёт письменное заявление работодателю. Основание – ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ и Письмо Минтруда от № 14‑6/В‑1049.

Что должно содержаться в заявлении:

Просьба перевести ведение трудовой книжки в электронный формат.
Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».
Указание, что работник понимает, что обратный переход на бумажную форму невозможен (Письмо Минтруда от N 142/ООГ‑18054).
Подпись и дата.

Источник: Электронная трудовая книжка (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде) :: Справочник кадровика (2024‑04‑02).

Заявление на отправку трудовой книжки работника по почте

При увольнении или переводе сотрудник может дать согласие на отправку своей трудовой книжки заказным письмом. В заявлении указываются:

Наименование и адрес работодателя.
ФИО сотрудника, его должность и структурное подразделение.
Контактные данные для получения уведомления о вручении.
Ссылка на ст. 84.1 ТК РФ и пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Подпись и дата.

Источник: Заявление на отправку трудовой книжки работника по почте (2025‑06‑17).

Нормативная база, регулирующая оформление писем о трудовой книжке

Ниже перечислены ключевые документы, на которые следует ссылаться при составлении писем:

Нормативный акт	Краткое содержание
ТК РФ, ст. 65‑66, 84.1, 127	Общие положения о трудовой книжке, её ведение, выдача и хранение.
Приказ Минтруда России № 320н	Порядок ведения и хранения трудовых книжек (включая образцы записей).
Письмо Роструда от N 5277‑6‑1	Разъяснения по вопросам выдачи дубликатов трудовых книжек.
Письмо Роструда от N 1449‑6‑1	Порядок внесения записей о повышении квалификации.
Письмо Федеральной службы по труду и занятости от ПГ/23192‑6‑1	О внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации при присвоении разряда, класса, категории.
Письмо Минтруда от № 14‑6/В‑1049	О переходе на электронную трудовую книжку и сохранении бумажных вариантов.
Письмо Минтруда от N 142/ООГ‑18054	Запрет на обратный переход с электронной на бумажную трудовую книжку.

Как правильно оформить письмо о трудовой книжке: пошаговая инструкция

Определите тип письма (запрос, уведомление, внесение записи, переход на электронный формат и т.д.).
Соберите необходимые документы (приказы, сертификаты, согласия, реквизиты сторон).
Со шапкой документа укажите:
- Наименование организации (полное, согласно Уставу).
- Адрес, ИНН, КПП.
- ФИО и должность адресата (если письмо направлено конкретному сотруднику).
Название документа разместите по центру, жирным шрифтом (например: «Запрос на выдачу трудовой книжки»).
Текст письма:
- Вводная часть – ссылка на нормативный акт, основание для обращения.
- Основная часть – чётко сформулированная просьба или информация (что именно требуется: выдать книжку, внести запись, отправить по почте и т.д.).
- Заключительная часть – указание срока выполнения, контактные данные для обратной связи, благодарность.
Подпись:
- Должность подписанта (руководитель отдела кадров, директор, уполномоченное лицо).
- ФИО.
- Дата составления.
Приложения (при необходимости): копии приказов, сертификатов, согласий, образцы записей.

При оформлении рекомендуется использовать официальный деловой стиль, избегать разговорных выражений и соблюдать единообразие шрифта (обычно Times New Roman, 12 pt) и межстрочного интервала (1,5).

Образцы писоссий (краткие примеры)

Образец запроса на выдачу трудовой книжки

ООО «Альфа-Тех»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
tel: +7 (495) -23‑45‑67
e-mail: info@alfatech.ru

Запрос на выдачу трудовой книжки

Кому: Иванов Иван Иванович, ведущий инженер, отдел разработки

Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию (приказ № 45 от ). Основание – ст. 84.1 ТК РФ.

Подпись: _____________ /Иванов И.И;/

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки

ООО «Бета-Сервис»
ИНН 7709876543, КПП 770901002
654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25, офис 12
tel: +7 (812) -87‑65‑43
e-mail: hr@betaservice.ru

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки

Кому: Петрова Анна Сергеевна, бухгалтер, отдел финансов

Согласно пункту 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) и ст. 127 ТК РФ, Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Просим явиться в отдел кадров (каб. 304) с по с 09:00 до 18:00 либо дать согласие на отправку книжки заказным письмом с уведомлением о вручении.

Подпись: _____________ /Сидорова Е.В./, руководитель отдела кадров

Образец письма о внесении записи о повышении квалификации

ООО «Гамма-Пром»
ИНН 7705554433, КПП 770501003
987654, г. Новосибирск, ул. Индустриальная, д. 7
tel: +7 (383) -55‑44‑33
e-mail: info@gammaprom.ru

Письмо о внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации

Кому: Смирнов Дмитрий Петрович, слесарь‑ремонтник, цех механической обработки

В соответствии с приказом № 212 от «О присвоении 5‑го разряда по профессии «Слесарь‑ремонтник»» и сертификатом о прохождении курса «Повышение квалификации слесарей‑ремонтников» (№ КВ‑2026‑045), прошу внести в трудовую книжку запись:

«Присвоен 5‑й разряд по профессии «Слесарь‑ремонтник» в соответствии с приказом № 212 от ».

Основание – Письмо Федеральной службы по труду и занятости от ПГ/23192‑6‑1.

Подпись: _____________ /Кузнецов А.С./, начальник отдела кадров

Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку

ИП Смирнова Ольга Владимировна
ИНН 7701122334
111222, г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 15, кв. 42
tel: +7 (343) -22‑33‑44
e-mail: olga.smirnova@ip.ru

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный формат в соответствии с ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ и Письмом Минтруда от № 14‑6/В‑1049. Я осознаю, что обратный переход на бумажную форму невозможен (Письмо Минтруда от N 142/ООГ‑18054).

Согласен(на) на обработку персональных данных в целях ведения электронной трудовой книжки.

Подпись: _____________ /Смирнова О.В./

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку в электронном виде, если ранее я выбирал бумажный формат?: Да, согласно Письму Минтруда от № 14‑6/В‑1049, работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент трудовой деятельности.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?: Сотрудник должен подать запрос на выдачу дубликата. Работодатель выдаёт дубликат на основании приказа о приёме на работу и других документов, подтверждающих трудовую стаж (ст. 65 ТК РФ).
Нужно ли нотариально заверять согласие на отправку трудовой книжки по почте?: Нет, достаточно письменного согласия работника, оформленного в виде заявления. Однако рекомендуется отправлять книгу заказным письмом с уведомлением о вручении для подтверждения факта доставки.
Можно ли вносить запись о повышении квалификации без приказа?: Нет. Основанием для внесения записи является документ, подтверждающий присвоение разряда, класса, категории (приказ, сертификат, свидетельство). Это указано в Письме Роструда от N 1449‑6‑1 и Письме ФСТЗ от ПГ/23192‑6‑1.

Письма, связанные с трудовой книжкой, являются неотъемлемой частью кадрового документооборота. Их корректное оформление обеспечивает соблюдение трудового законодательства, защищает права как работника, так и работодателя, и минимизирует риски споров и штрафных санкций.

При составлении любого из таких писем необходимо:

Чётко указывать нормативное основание (ТК РФ, приказы Минтруда, разъяснения Роструда);
Содержать конкретную просьбу или информацию, избегая двусмысленности;
Прилагать подтверждающие документы (приказы, сертификаты, согласия);
Следовать установленным реквизитам и структуре делового письма.

Следуя рекомендациям и используя приведённые выше образцы, вы сможете оперативно и грамотно оформить любые письма, связанные с трудовыми книжками, будь то запрос на выдачу, уведомление о получении, внесение записи о повышении квалификации или переход на электронный формат.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года.