Трудовая книжка, это один из самых важных документов для каждого работника. Она подтверждает его трудовой стаж и содержит информацию о местах работы, занимаемых должностях и наградах. В некоторых случаях у сотрудника нет возможности лично получить этот документ. В таких ситуациях на помощь приходит письменное согласие на получение трудовой книжки или доверенность.
Самое главное помнить: без письменного согласия или доверенности третье лицо не имеет права получать трудовую книжку от имени работника. Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Когда требуется письменное согласие?
Письменное согласие или доверенность на получение трудовой книжки может понадобиться в следующих случаях:
- При невозможности сотрудника лично явиться за трудовой книжкой (например, в связи с командировкой, болезнью или проживанием в другом городе);
- При необходимости передать трудовую книжку третьему лицу (родственнику, коллеге, представителю);
- При отправке трудовой книжки по почте (в этом случае согласие оформляется в виде заявления);
- При переходе на электронную трудовую книжку (согласие оформляется отдельно).
Основные требования к документу
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 84.1), трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в день увольнения. Если это невозможно, работодатель обязан уведомить работника и получить его согласие на передачу документа третьему лицу или отправку по почте.
Очень важно чтобы:
- Документ был подписан лично владельцем трудовой книжки;
- Были указаны паспортные данные доверителя (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта);
- Были указаны паспортные данные доверенного лица;
- Был указан срок действия доверенности (по умолчанию — 1 год, если не указано иное);
- Документ был нотариально заверен (если требуеться по закону или по требованию работодателя).
Образец письменного согласия на получение трудовой книжки
Образец заявления о согласии на получение трудовой книжки третьим лицом
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения года, паспорт 77 12 345678, выдан ОВД г. Москвы года, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
даю свое согласие на получение моей трудовой книжки, хранящейся в отделе кадров ООО «Ромашка», моим представителем:
Петровой Анной Сергеевной, дата рождения года, паспорт 77 23 456789, выдан ОВД г. Москвы года, проживающей по адресу: г. Москва, ул; Пушкина, д. 2, кв. 3.
Настоящее согласие действительно в течение одного года с момента подписания.
_______________________ /Иванов И.И./
«___» _______________ 20__ г.
Образец доверенности на получение трудовой книжки
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва
«___» _______________ 20__ г.
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения года, паспорт 77 12 345678, выдан ОВД г. Москвы года, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
доверяю Петровой Анне Сергеевне, дата рождения года, паспорт 77 23 456789, выдан ОВД г. Москвы года, проживающей по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 2, кв. 3,
получить мою трудовую книжку, хранящуюся в отделе кадров ООО «Ромашка».
Доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.
_______________________ /Иванов И.И./
«___» _______________ 20__ г.
Как оформить согласие или доверенность?
Документ можно оформить в произвольной форме, но он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Заявление о согласии на получение трудовой книжки» или «Доверенность на получение трудовой книжки».
- Персональные данные доверителя: ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес проживания.
- Персональные данные доверенного лица: ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес проживания.
- Суть полномочий: разрешение на получение трудовой книжки.
- Срок действия: указывается конкретный период или формулировка «без права передоверия» и «на 1 год».
- Подпись доверителя: документ должен быть подписан лично владельцем трудовой книжки.
- Нотариальное заверение (при необходимости): если работодатель требует нотариального заверения, документ необходимо заверить у нотариуса.
Частые ошибки при оформлении
При составлении согласия или доверенности на получение трудовой книжки часто допускаются следующие ошибки:
- Отсутствие подписи доверителя: документ без подписи не имеет юридической силы;
- Неполные данные: отсутствие паспортных данных или адреса проживания;
- Отсутствие срока действия: если срок не указан, документ действует по умолчанию 1 год;
- Отсутствие нотариального заверения: если работодатель требует нотариального заверения, а оно не предоставлено;
- Неправильное указание полномочий: в документе должно быть четко указано, что доверенное лицо имеет право получить именно трудовую книжку.
Что делать, если трудовая книжка отправляется по почте?
Если сотрудник не может лично получить трудовую книжку, он может дать согласие на ее отправку по почте. Для этого необходимо:
- Написать заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте в произвольной форме;
- Указать в заявлении свой почтовый адрес;
- Подписать заявление и передать его работодателю;
- Получить уведомление о том, что трудовая книжка отправлена.
Образец заявления о согласии на отправку трудовой книжки по почте
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения года, паспорт 77 12 345678, выдан ОВД г. Москвы года, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
даю свое согласие на отправку моей трудовой книжки, хранящейся в отделе кадров ООО «Ромашка», по почте на адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. 2, кв. 3.
_______________________ /Иванов И.И./
«___» _______________ 20__ г.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ);
- Уведомить работника о невозможности выдачи трудовой книжки лично;
- Получить письменное согласие на передачу трудовой книжки третьему лицу или отправку по почте;
- Хранить копию согласия или доверенности у себя;
- Не допускать нарушений прав работника при выдаче трудовой книжки.
Невероятно важно помнить: если работодатель нарушает порядок выдачи трудовой книжки, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Письменное согласие или доверенность на получение трудовой книжки — это важный документ, который позволяет работнику передать свои полномочия по получению трудовой книжки третьему лицу. Документ должен быть составлен в соответствии с законодательством и содержать все необходимые реквизиты. При возникновении вопросов лучше обратиться к юристу или в отдел кадров работодателя.
Примечание: данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения юридической помощи рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту.