Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. Несмотря на повсеместный переход на электронные форматы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка все еще остается важным документом, за который несет ответственность работодатель. Одна из ключевых обязанностей работодателя — своевременно и правильно уведомлять сотрудника о статусе его трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, когда и как необходимо направлять письменное уведомление сотруднику.
Когда требуется письменное уведомление?
Согласно Трудовому кодексу РФ, письменное уведомление сотрудника, связанное с трудовой книжкой, необходимо в нескольких основных случаях:
- При увольнении работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЕФС-1). Работодатель был обязан уведомить каждого сотрудника о произошедших изменениях в законодательстве и получить от него письменное заявление о выборе формы книжки (бумажная, электронная или обе одновременно).
- При невыходе сотрудника за трудовой книжкой. Если в день увольнения работник отсутствовал на рабочем месте или отказался забрать документ, работодатель обязан направить ему письменное уведомление.
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
Самый частый случай, требующий письменного уведомления, ситуация, когда уволенный сотрудник не явился за документами. Если работодатель просто оставит трудовую книжку в сейфе, он может быть привлечен к ответственности за задержку выдачи. Чтобы снять с себя эту ответственность, работодатель должен:
- Составить письменное уведомление.
- Отправить его заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу регистрации или фактического проживания сотрудника.
- В уведомлении четко указать необходимость явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Что должно быть указано в уведомлении при увольнении?
Документ составляется в свободной форме, но должен содержать следующие обязательные элементы:
- ФИО и должность уволенного сотрудника.
- Наименование организации-работодателя.
- Реквизиты приказа об увольнении.
- Информация о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
- Предложение направить трудовую книжку по почте (с просьбой написать письменное согласие на пересылку).
- Уведомление о том, что с момента отправки данного письма работодатель не несет ответственности за задержку.
- Подпись руководителя или лица, ответственного за ведение кадрового учета.
Выдача копии трудовой книжки по требованию
Важно помнить, что одна из обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки, независимо от того, в бумажном или электронном виде она ведется. Это правило регулируется статьей 62 ТК РФ.
Для получения копии работник должен написать соответствующее заявление. На его исполнение у работодателя есть 3 рабочих дня. Копия должна быть заверена надлежащим образом (поставлена подпись уполномоченного лица, печать, отметка «Копия верна», а также пометка о том, что работник работает в организации по настоящее время). Эта услуга предоставляется абсолютно бесплатно.
Ответственность работодателя
Несоблюдение правил уведомления и выдачи трудовой книжки может привести к серьезным последствиям:
- Материальная ответственность. Если работодатель задержал выдачу трудовой книжки по своей вине, он обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
- Административная ответственность. За нарушение трудового законодательства (например, отказ выдать копию по заявлению) предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
Письменное уведомление сотрудника о трудовой книжке — это не просто формальность, а важный юридический инструмент, который защищает права работника и ограждает работодателя от необоснованных претензий и штрафов. Главное правило кадрового делопроизводства в этом вопросе — фиксировать каждый шаг в письменном виде, отправлять уведомления ценными письмами с описью и хранить все квитанции и описи в личном деле сотрудника.