В 2026 году вопросы, связанные с оформлением, хранением и выдачей трудовых книжек, остаются одними из самых важных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ все еще имеет юридическую силу для тех, кто не отказался от него в пользу цифрового формата. Правильное составление письма (уведомления) на получение трудовой книжки критически важно для работодателя, чтобы избежать штрафов и ответственности за задержку выдачи документа.

В этой статье мы подробно разберем, когда и как составляется такое письмо, какие существуют образцы заявлений от работника и уведомлений от работодателя, а также рассмотрим актуальные законодательные требования.

Когда требуется письмо или уведомление о трудовой книжке?

Существует две основные ситуации, когда возникает необходимость в документальном оформлении процесса получения трудовой книжки:

1. При увольнении сотрудника. Если в день увольнения работник не может или не хочет забирать трудовую книжку лично, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку почтой.
2. При переходе на электронную трудовую книжку. Сотрудник, ранее выбравший бумажный формат, может в любой момент написать заявление о переходе на электронный вид. В этом случае работодатель обязан выдать бумажную трудовую на руки.
3. Запрос от новой организации. При приеме на работу (если трудовая велась в бумажном виде у предыдущего работодателя) может потребоваться сопроводительное письмо для передачи документа.

Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получать трудовую книжку, работодатель обязан направить ему уведомление.

Зачем это нужно? С момента направления такого уведомления работодатель снимает с себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Это защищает компанию от выплат компенсаций за время простоя.

Что должно быть в уведомлении:

• Наименование организации-работодателя.
• ФИО уволенного сотрудника.
• Требование явиться за трудовой книжкой.
• Предложение дать письменное согласие на отправку документа почтой (по адресу регистрации или фактического проживания).
• Дата составления и подпись уполномоченного лица.

Важно: Уведомление следует направлять заказным письмом с описью вложения или вручать лично под подпись (если сотрудник еще находится на территории предприятия).

Заявление работника на выдачу или отправку трудовой книжки

Инициатива может исходить и от самого работника. В этом случае он пишет заявление (письмо) работодателю.

Ситуация 1: Получение трудовой при переходе на ЭТК

Сотрудники, желающие перейти на электронную трудовую книжку, должны подать письменное заявление. На основании этого заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Ситуация 2: Отправка трудовой книжки почтой после увольнения

Если работник не может забрать документ лично, он может попросить отправить его почтой. В заявлении необходимо указать:

• Наименование и адрес работодателя.
• ФИО и контактные данные бывшего работника.
• Точный почтовый адрес, куда необходимо отправить трудовую книжку.
• Явное согласие на пересылку документа почтовым отправлением (это снимает риск утери с работодателя).

Образец уведомления работнику (Шаблон 2026 года)

Ниже приведен примерный текст уведомления, который работодатель может использовать для связи с бывшим сотрудником.

Сопроводительное письмо при отправке трудовой книжки

Если согласие на почтовую отправку получено, трудовую книжку отправляют заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. К конверту часто прикладывают сопроводительное письмо.

В нем указывается:

1. Кому адресовано письмо (ФИО работника).
2. Перечень вложенных документов (Трудовая книжка, вкладыш, если есть, справка о доходах и т.д.).
3. Основание отправки (заявление работника или факт невозможности вручения).
4. Контакты работодателя для обратной связи.

Совет: Обязательно сохраните квитанцию об отправке и опись вложения. Эти документы являются доказательством выполнения обязанностей работодателя в случае судебных споров.

Ответственность и сроки

Нарушение сроков выдачи трудовой книжки грозит работодателю серьезными последствиями:

• Материальная ответственность: Оплата времени задержки выдачи документа в размере среднего заработка работника (ст. 234 ТК РФ).
• Административные штрафы: По ст. 5.27 КоАП РФ штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут быть значительными.

Именно поэтому своевременное направление уведомления или получение заявления от работника является ключевым моментом в защите интересов компании.

Процесс выдачи трудовой книжки, будь то бумажный оригинал при увольнении или переходе на «цифру», требует строгого документального сопровождения. Использование правильных форм уведомлений и заявлений в 2026 году позволяет:

• Соблюсти требования Трудового кодекса РФ.
• Избежать финансовых потерь и штрафов.
• Обеспечить прозрачность процедуры для обеих сторон трудовых отношений.

Помните: любое действие с трудовой книжкой должно быть зафиксировано на бумаге (или в электронном документообороте с ЭЦП), а почтовая пересылка возможна только с письменного согласия владельца трудовой книжки.