Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. При увольнении, переводе, а также по требованию сотрудника работодатель обязан оформить передачу (выдачу) книжки в письменной форме. В статье рассмотрены правовые основы, когда требуется письмо о вручении, его структура, а также приведён готовый образец, который можно адаптировать под конкретную организацию.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 71, 73, 84) работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку работнику при его увольнении;
• оформить передачу книжки в письменном виде (письмо‑уведомление, расписку, акт вручения);
• сохранять документ в целости и сохранности до момента его передачи.

Дополнительные рекомендации содержатся в Письме Минтруда России от № 14‑2/ООГ‑1347, где указывается, что передача книжки должна быть подтверждена письменным документом, а при отправке по почте – заказным письмом с описью вложения.

Когда необходимо письмо о вручении трудовой книжки?

1. При увольнении сотрудника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
2. При переводе работника в другое подразделение, если книжка передаётся в другое место.
3. При отправке книжки по почте (например, если работник находится в другом городе).
4. При выдаче копии или заверенной копии книжки (в этом случае оформляется отдельное заявление работника).

Кому адресуется письмо?

Письмо оформляется на официальном бланке организации и направляется:

• Работнику (по фамилии, имени, отчеству);
• Если книжка отправляется по почте – на указанный работником адрес.

Структура письма о вручении трудовой книжки

Стандартный шаблон включает следующие элементы:

• Шапка – название организации, её реквизиты, телефон, e‑mail.
• Дата и номер письма (по желанию).
• Обращение (Уважаемый(ая) …).
• Текст уведомления – указание причины (увольнение, перевод), дата выдачи, способ получения (лично / заказным письмом).
• Перечень вложений – трудовая книжка, при необходимости сопроводительные документы.
• Подпись и печать руководителя (или уполномоченного лица).
• Контактные данные для уточнения вопросов.

Пример письма о вручении трудовой книжки

ООО «ПримерТруд» 
ИНН 7701234567 / КПП 770101001 
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 
E‑mail: hr@primertrud.ru 

 № 12

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

В соответствии с пунктом 3 статьи 71 Трудового кодекса РФ и
договором о трудоустройстве от г. информируем Вас,
что при увольнении, произведённом г., Вам передаётся
трудовая книжка № 12345678.

Трудовая книжка будет передана следующими способами:
При личном визите в отдел кадров по адресу: г. Москва,
ул. Ленина, д. 10, офис 5 – в рабочие часы (с 09:00 до 18:00);
По почте заказным письмом с уведомлением о вручении на
адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12 (при
согласии получателя).

Просим Вас подтвердить удобный способ получения, а в случае
отправки по почте – предоставить согласие в письменной форме
(прилагаем образец заявления).

С уважением,
____________________
Петров Петр Петрович
Директор отдела кадров
(подпись) (печать)

Как оформить отправку по почте

Если работник согласен получить книжку по почте, необходимо:

1. Получить от него заявление о согласии (можно использовать готовый образец).
2. Упаковать книжку в конверт, указав в описи вложения:

Трудовая книжка Иванова И.И.

3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении (РПО).
4. Сохранить копию почтового отправления и трек‑номер для контроля.

Частые ошибки при оформлении письма

• Отсутствие даты и номера письма – усложняет архивирование.
• Не указаны полные реквизиты получателя (адрес, ФИО).
• Отсутствие подписи уполномоченного лица или печати.
• Не указана ссылка на правовую основу (статьи ТК РФ), что может вызвать вопросы у работника.
• Отправка без заказного письма – риск потери документа.

Похожие документы, которые могут понадобиться

• Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте – образец можно скачать с сайтов Моё дело (редакция 1 от ).
• Расписка работника о получении трудовой книжки – подтверждает факт выдачи (редакция 1 от ).
• Акт приема‑передачи – используется при передаче книжки в другое подразделение.

Где скачать готовые шаблоны?

Бесплатные бланки и образцы доступны на следующих ресурсах:

• Моё дело – раздел «Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку» (обновлено ).
• КонсультантПлюс – «Письмо о направлении трудовой книжки» (2025‑2026 годы).
• Официальный сайт Минтруда РФ – Письмо № 14‑2/ООГ‑1347 .

Письмо о вручении трудовой книжки – обязательный документ, фиксирующий факт передачи важного трудового документа. Правильное оформление (шапка, дата, подпись, опись вложения) и соблюдение рекомендаций Минтруда (заказное письмо, уведомление о вручении) защищают интересы как работодателя, так и работника. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под конкретные условия вашей организации.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников, включая базы «Моё дело», КонсультантПлюс и официальные документы Минтруда.