Вопрос о том‚ имеет ли право работодатель вычесть стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты работника‚ является одним из самых частых в трудовом праве. Несмотря на то что практика выдачи бумажных трудовых книжек постепенно уходит в прошлое в связи с переходом на электронный документооборот (ЭТК)‚ ситуации с бумажными версиями все еще встречаются‚ особенно при оформлении новых сотрудников или восстановлении утерянных документов. Давайте разберемся‚ где проходит грань между законными требованиями и нарушением прав работника.
Общее правило: кто оплачивает трудовую?
Согласно действующему законодательству Российской Федерации‚ а именно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ‚ расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним несет работодатель.
Это означает‚ что в общем случае удерживать стоимость бланка из заработной платы сотрудника запрещено. Работодатель покупает бланки как расходный материал для ведения кадрового делопроизводства‚ точно так же‚ как он оплачивает бланки приказов‚ журналы учета или канцелярские товары;
Единственное исключение: первый раз в жизни
Существует лишь один конкретный случай‚ когда удержание стоимости возможно. Согласно пункту 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Работодатель обязан бесплатно выдать трудовую книжку работнику‚ принимаемому на работу впервые.
- Однако‚ если работник устраивается на работу впервые и просит завести ему трудовую книжку‚ стоимость бланка может быть удержана из его заработной платы только при наличии письменного заявления самого работника.
Важно отметить: если сотрудник ранее уже имел трудовую книжку (даже если она утеряна‚ и он хочет восстановить запись или завести новую взамен утерянной)‚ работодатель не имеет права требовать оплату бланка. В случае утери ответственность лежит на работнике‚ но покупка нового бланка за свой счет, это его добровольное решение‚ а не обязанность работодателя производить удержание.
Как правильно оформить удержание (если это первый прием на работу)?
Если вы принимаете сотрудника‚ который никогда ранее не работал официально‚ и он согласен оплатить бланк‚ необходимо строго соблюсти процедуру‚ чтобы не нарушить Трудовой кодекс:
- Сотрудник должен написать заявление с просьбой завести ему трудовую книжку и разрешить удержать стоимость бланка из заработной платы.
- Удержание производится только в размере фактической стоимости бланка (необходимо предоставить чек или документ‚ подтверждающий цену).
- В приказе о приеме на работу или в отдельном распоряжении делается соответствующая отметка.
Что говорит закон об удержаниях из зарплаты?
Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ‚ удержания из заработной платы работника могут производиться только в случаях‚ предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Произвольное удержание стоимости канцелярских товаров (включая трудовые книжки) без прямого указания в законе и без заявления работника (в случае первого приема) является незаконным.
Незаконное удержание может повлечь за собой:
- Жалобу работника в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Штрафы для должностных лиц и организации.
- Обязанность вернуть удержанные средства с процентами.
Переход на электронные трудовые книжки
Стоит упомянуть‚ что с 2020 года в России введен формат электронных трудовых книжек (ЭТК). Для сотрудников‚ которые впервые поступают на работу после 1 января 2021 года‚ бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация ведется исключительно в электронном виде.
В этом контексте вопрос об удержании стоимости бумажного бланка для новых сотрудников (поступающих после 2021 года) становится неактуальным‚ так как бланк им физически не нужен. Если же речь идет о сотрудниках‚ сохранивших бумажную версию до 2021 года‚ и она заполнена или утеряна‚ правила‚ описанные выше (оплата работодателем‚ кроме случая первого оформления по заявлению)‚ остаются в силе для бумажного формата.
Резюме
Общее правило: Работодатель покупает бланки трудовых книжек за свой счет. Удерживать их стоимость из зарплаты нельзя.
Исключение: Удержание возможно только если работник принимается на работу впервые в жизни и написал соответствующее заявление.
Утеря документа: Если работник потерял свою трудовую‚ он покупает новый бланк за свой счет (через кассу или переводом)‚ но работодатель не имеет права просто «вычесть» эту сумму из зарплаты без письменного согласия работника‚ так как это не предусмотрено ст. 137 ТК РФ как обязательное удержание.
Соблюдение этих правил поможет избежать трудовых споров и штрафов со стороны контролирующих органов.