При расторжении трудового договора работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику трудовую книжку с записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Однако на практике бывают ситуации, когда работник отсутствует на работе, отказывается получить документ или просто не может явиться в офис. В таких случаях законодатель предусматривает порядок действий работодателя, а именно – направление уведомления (письма) о необходимости забрать трудовую книжку либо получение согласия на её отправку по почте.

Когда требуется отправить письмо?

• Работник не явился в последний рабочий день для получения трудовой книжки.
• Сотрудник отказался принять документ лично.
• Уволенный работник находится в отпуске, на больничном, в командировке или иным образом отсутствует на месте работы.
• Работник выразил желание получить трудовую книжку по почте (требуется его письменное согласие).

Если в течение трёх рабочих дней с момента обращения работника (или с момента, когда стало очевидно, что он не явится за документом) трудовая книжка не будет получена, работодатель обязан хранить её у себя и обеспечить возможность её выдачи по первому требованию.

Правовое основание

1. Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки в день увольнения) и ст. 84.2 (хранение документа, если работник не явился).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи их работникам» – уточняет порядок хранения и выдачи.
3. Приказ Минтруда России от № 589н – регламентирует проставление печати и оформление записей в трудовой книжке.
4. КонсультантПлюс, Гарант, другие справочные системы – содержат образцы уведомлений и рекомендации по их оформлению.

Содержание письма (уведомления)

Уведомление должно быть составлено в деловом стиле, содержать все необходимые реквизиты и чётко излагать требование работодателя. Ниже перечислены обязательные элементы:

• Реквизиты отправителя – наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон, e‑mail.
• Дата и номер документа – например, «Уведомление № 123 от ».
• Получатель – ФИО уволенного сотрудника, его последний известный адрес (по месту жительства или по месту работы, если известен).
• Наименование документа – «Уведомление о необходимости явится за трудовой книжкой» (или «Уведомление о согласии на отправку трудовой книжки по почте»).
• Ссылка на основание – указание на ст. 84.1 ТК РФ и внутренний локальный акт организации (например, Положение о ведении трудовых книжек).
• Суть требования – просьба явиться в указанный срок (как правило, не более трёх рабочих дней с даты получения уведомления) для получения трудовой книжки либо выдать письменное согласие на её отправку почтовым отправлением.
• Последствия неуплаты/неявки – напоминание, что в случае отказа получить документ работодатель будет хранить трудовую книжку у себя и вправе выдать её только по требованию работника или его законного представителя.
• Контактные данные для связи – телефон, e‑mail, лицо, ответственное за выдачу документа (например, специалист отдела кадров).
• Подпись – фамилия, инициалы и должность руководителя отдела кадров или директора по персоналу, печать организации (при наличии).

Образец уведомления

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 e‑mail: kadry@romashka.ru

Уведомление № 123 от 

Уволенному сотруднику:
Иванову Ивану Ивановичему
пр. Победы, д. 25, кв. 42, г. Москва

В соответствии со статьёй 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации и внутренним Положением ООО «Ромашка» о ведении трудовых книжек, Вы обязаны получить свою трудовую книжку с записью об увольнении в последний рабочий день – .
Поскольку в указанный день Вы не явились за получением трудовой книжки, просим Вас:

 
Явиться в отдел кадров ООО «Ромашка» (ул. Ленина, д. 10, офис 5) в течение трёх рабочих дней с момента получения данного уведомления (не позднее ) для получения трудовой книжки;
 
Либо направить нам письменное согласие на отправку трудовой книжки почтовым отправлением с уведомлением о вручении на Ваш адрес, указанный выше.


В случае отказа от получения трудовой книжки либо отсутствия ответа в установленный срок, документ будет храниться у работодателя и может быть выдан только по Вашему требованию или требованию Вашего законного представителя.

Для связи с отделом кадров:
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: kadry@romashka.ru

Подпись: _____________________ / С.В. Петрова / Начальник отдела кадров
М.П.

Порядок действий после отправки уведомления

1. Отправьте уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручите под расписку. Сохраните копию уведомления и подтверждение отправки (квитанцию, трек‑номер).
2. Если работник явился за трудовой книжкой – оформите акт приёма‑передачи (или просто подпись в журнале учета трудовых книжек) и выдайте документ.
3. Если работник дал согласие на почтовую отправку – подготовьте трудовую книжку к отправке: заверьте копию (если требуется), поставьте печать организации, вложите в конверт с описью и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. Если ответа нет и срок вышел – сделайте запись в журнале учета трудовых книжек о хранении документа, укажите дату получения уведомления и дату истечения срока. Храните трудовую книжку в условиях, обеспечивающих её сохранность (сериал‑сейф, металлический шкаф).
5. При последующем требовании работника (или его представителя) о выдаче трудовой книжки – выполните её в течение трёх рабочих дней с момента получения такого требования.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение сроков выдачи трудовой книжки может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
• Возможность взыскания компенсации за моральный вред и упущенную выгоду, если задержка привела к невозможности трудоустройства или получения социальных выплат.
• Ухудшение репутации работодателя и увеличение риска трудовых споров.

Поэтому своевременное направление уведомления и соблюдение установленного порядка не только защищает права работника, но и минимизирует риски для организации.

Полезные рекомендации

• Храните шаблон уведомления в электронном виде с возможностью быстрой подстановки данных (ФИО, даты, реквизиты).
• Ведите журнал учёта отправленных уведомлений (номер, дата отправки, способ доставки, дата получения ответа).
• При отправке письма заказным способом обязательно сохраняйте квитанцию о приёме и трек‑номер для отслеживания.
• Если работник отказался получать трудовую книжку лично, получите его письменный отказ (можно оформить акт об отказе). Это дополнительно подтвердит вашу добросовестность.
• В случае, если работник перешёл на электронную трудовую книжку, уведомление всё равно направляйте, но укажите, что выдача бумажного документа не требуется, а электронная запись будет доступна в личном кабинете на портале «Работа в России».

Письмо о необходимости забрать трудовую книжку – это формальный, но обязательный этап процедуры увольнения, который защищает интересы обеих сторон. Соблюдение законодательных норм, правильное оформление уведомления и документальное подтверждение всех действий позволяют избежать штрафов, судебных споров и репутационных потерь. Надеемся, представленный материал поможет кадровым специалистам и руководителям организовать этот процесс корректно и без лишних сложностей.