Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш стаж работы и место работы. При изменении места работы, увольнении или переходе в новый коллектив её выдача часто требует оформления официального письма‑уведомления. Ниже – подробная инструкция, как правильно составить такое письмо.
Зачем нужно письмо‑уведомление?
Письмо‑уведомление служит официальным подтверждением того, что вы получаете (или просите выдать) свою трудовую книжку. Оно фиксирует:
- ФИО сотрудника;
- Дата обращения;
- Наименование организации‑работодателя;
- Сведения о причинах получения (окончание отношений, перевод, и т.д.);
- Подпись и печать (при необходимости).
Структура письма‑уведомления
Обычное деловое письмо состоит из четырёх основных частей. Ниже – пример оформления каждой из них.
Обращение
Обращение обычно направляется руководству компании или отделу кадров.
ООО «Пример» Отделу кадров
Тело письма
В этом блоке указываются:
- Ваши ФИО и должность;
- Номер и серия вашего трудового договора;
- Причину обращения (например, «завершение трудового договора» или «перевод в другое подразделение»);
- Запрос о выдаче трудовой книжки.
Пример текста:
Уважаемые коллеги! Я, Иванов Иван Иванович, работающий в ООО «Пример» с года (договор № 123‑О от ), прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с окончанием трудового отношения по взаимному согласию сторон.
Заключительная часть
Укажите, как вы будете благодарны за рассмотрение запроса и ждёте ответа.
Заранее благодарю за оперативное решение данного вопроса.
Подпись и дата
В конце письма ставятся подпись и дата.
Иванов И.И.
Как оформить подпись и печать
Если в вашей организации требуется печать, её ставят в правом нижнем углу под подписью. При электронном варианте достаточно указать скан подписи.
Примеры готовых писем
Ниже – несколько типовых вариантов, которые можно адаптировать под ваш случай.
Оформление в бумажном виде
ООО «Пример» Отдел кадров
Уважаемые коллеги!
Я, Петров Петр Петрович, работающий в ООО «Пример» с года (договор № 456‑О от ), прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с окончанием трудового договора по взаимному согласию сторон.
Заранее благодарю за оперативное решение данного вопроса.
Петров П.П.
Электронный вариант (PDF/Word)
Тема: Запрос на выдачу трудовой книжки Уважаемый(ая) [ФИО получателя], Меня зовут [Ваше ФИО], я закончил(а) трудовые отношения с компанией [Название компании] г. По просьбе работодателя прошу выслать мне копию моей трудовой книжки (или выдать вручную в отделе кадров). С уважением, [Ваше ФИО] [Дата]
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли запросить трудовую книжку сразу после увольнения? Да, в течение 30 дней после окончания отношений работодатель обязан выдать документ.
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку? В этом случае можно написать официальное обращение в трудовую инспекцию или подать иск в суд.
- Нужна ли подпись работодателя в книжке? Подпись ставится в конце каждой записи о работе; в конце документа ставится подпись руководителя и печать организации;
Письмо‑уведомление о получении трудовой книжки – простой, но важный документ, который фиксирует ваш запрос и помогает избежать недоразумений. Соблюдайте структуру, будьте вежливы и чётки в формулировках, и процесс выдачи пройдёт без задержек.
Если понадобится дополнительная помощь в составлении письма, обратитесь к специалисту по кадровому делу или воспользуйтесь образцами, приведёнными выше.