Трудовая книжка – это не только документ, фиксирующий приём, перевод и увольнение сотрудника, но и официальное место для отражения его профессиональных достижений․ В соответствии с законодательством РФ (Трудовой кодекс РФ, ст․ 66, ст․ 185‑186) в трудовой книжке предусмотрен специальный раздел «Сведения о награждении (поощрении)»․ В нём фиксируются все виды поощрений, установленных нормативными актами и внутренними положениями организации․
Какие виды поощрений подлежат записи
В трудовую книжку вносятся сведения о следующих поощрениях:
- Благодарность (устная или письменная) от руководителя организации;
- Почётная грамота, благодарственное письмо;
- Премия (единовременная или периодическая) за высокие показатели труда;
- Ценный подарок (например, техника, путевка, сертификат);
- Почётное звание (например, «Заслуженный работник отрасли»);
- Награды государственные и ведомственные (ордена, медали, знаки отличия);
- Иные виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, локальными нормативными актами или отраслевыми соглашениями․
Запись делается только в случае, если поощрение оформлено документально (приказ, распоряжение, протокол и т․п․)․ Устная похвала без подтверждающего документа в трудовую книжку не вносится․
Как оформить запись о поощрении в бумажной трудовой книжке
Раздел «Сведения о награждении (поощрении)» расположен обычно после сведений о работе и имеет следующую структуру граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная за весь период трудовой деятельности)․
- Графа 2 – дата внесения записи в трудовую книжку (день, месяц, год)․
- Графа 3 – наименование организации, которая выдала поощрение, и суть поощрения (за что награждён)․
- Графа 4 – основание для внесения записи: номер и дата приказа (распоряжения, протокола) о награждении, а также наименование документа (указ Президента, приказ министерства, внутренний приказ предприятия и т․д․)․
Пример заполнения:
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: ООО «ТехноСервис» – объявлена благодарность за успешное завершение проекта «Автоматизация складского учёта»․
Графа 4: Приказ № 45 от «О объявлении благодарности сотруднику Ivanov И․И․»․
Если поощрение имеет форму почётной грамоты, в графе 3 указывают её наименование и за что вручена, а в графе 4 – номер и датa приказа о награждении грамотой․
Запись о поощрении в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном формате стало обязательным для большинства работодателей․ В ЭТК раздел «Сведения о награждении» реализован как отдельная вкладка, где поля соответствуют бумажному варианту:
- Номер записи (автоматически генерируется системой);
- Дата внесения;
- Наименование организации и описание поощрения;
- Основание (номер и дата приказа, ссылка на документ в электронном документообороте)․
Для внесения записи достаточно загрузить скан приказа о награждении в систему ЭТК и заполнить поля вручную или воспользоваться шаблоном, предлагаемым кадровой программой (например, 1С:ЗУП, «КонсультантПлюс» и др․)․ После сохранения запись становится доступной сотруднику в его личном кабинете на портале «Госуслуги» или в личном кабинете работодателя․
Порядок действий кадрового специалиста при оформлении поощрения
- Подготовка проекта приказа о поощрении (согласование с юристом, бухгалтерией, если требуется налоговое учёты)․
- Утверждение приказа руководителем организации․
- Ознакомление сотрудника с приказом под роспись (или электронное подтверждение получения)․
- Внесение записи в трудовую книжку:
- В бумажную ТК – заполнение граф 1‑4 ручкой или печатным способом;
- В ЭТК – заполнение электронной формы и прикрепление скана приказа․
- Архивация приказа и связанных документов (докладная записка, протокол комиссии и т․д․) в личное дело сотрудника․
Налоговые и бухгалтерские аспекты
Некоторые виды поощрений подлежат налогообложению:
- Премии и денежные вознаграждения – облагаются НДФЛ и страховыми взносами;
- Ценные подарки (стоимость более 4 000 руб․) – также подлежат обложению НДФЛ;
- Почётные грамоты, благодарности, награды без материального вознаграждения – не облагаются налогами․
При оформлении денежного поощрения важно отразить его в бухгалтерском учёте (дебет 70, кредит 68/69) и в налоговой декларации по НДФЛ․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вносить запись о поощрении, если сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку?
Да․ В ЭТК предусмотрена отдельная вкладка для сведений о награждении․ Процедура аналогична бумажному варианту, только данные вводятся в электронную форму․
Нужно ли указывать номер трудовой книжки при внесения записи о поощрении?
Номер трудовой книжки указывается только в титульном листе и не дублируется в каждой записи о поощрении․ В графе 1 фиксируется порядковый номер самой записи․
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о поощрении, но требуеться её исправить?
Исправление производится согласно правилам ведения трудовых книжек: ошибочная запись зачёркивается одной линией, рядом пишется исправленная версия, ставится дата исправления и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя)․ В ЭТК исправление делается путем создания новой записи с пометкой «Исправление» и указанием номера исправляемой записи․
Запись о поощрении в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который подтверждает профессиональные достижения сотрудника и может повлиять на его дальнейшую карьеру, назначение на высшие должности, получение льгот и премий․ Правильное оформление таких записей требует знания законодательства, внутренних нормативных актов организации и умения работать как с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками․ Соблюдение установленного порядка обеспечивает легитимность документа, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными органами (Пенсионный фонд, ФСС, налоговые инспекции)․