Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и являющийся основанием для назначения пенсии, социальных выплат и других льгот․ Вопрос оформления платы за бланк трудовой книжки часто вызывает недоумение как у работников, так и у работодателей․ В этой статье мы подробно разберём, когда и как взимается плата за трудовую книжку, какие нормы закона регулируют этот процесс, и как правильно оформить такие платежи, чтобы не нарушить трудовое законодательство РФ․

Кто обязан выдавать трудовую книжку?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку новому сотруднику в течение недели со дня трудоустройства, если у работника её ещё нет․ Если сотрудник ранее уже имел трудовую книжку — он должен предоставить её при поступлении на новую работу․

В случае, если работник устраивается на работу впервые и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан её оформить и выдать․ Это не право, а обязанность работодателя, установленная законом․

Можно ли взимать плату за бланк трудовой книжки?

Законодательство РФ допускает взимание платы за бланк трудовой книжки, но с важными оговорками:

Взимание платы возможно только с письменного согласия работника, это прямо указано в статье 137 ТК РФ․ Работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка из заработной платы работника без его добровольного согласия․
Плата за бланк не является обязательной — работодатель может выдать трудовую книжку бесплатно․ Многие организации именно так и поступают, чтобы упростить процедуру трудоустройства и улучшить имидж компании․
Стоимость бланка должна быть разумной, она не должна превышать рыночную цену самого бланка, который приобретается работодателем у уполномоченного поставщика (например, типографии, утверждённой Минтрудом)․

Пример из практики:

Работодатель приобретает бланк трудовой книжки по цене 25 рублей․ Он предлагает новому сотруднику оплатить эту сумму․ Для этого он:

Оформляет письменное согласие работника на удержание 25 рублей (форма согласия может быть включена в трудовой договор или отдельный документ)․
Выдаёт бланк трудовой книжки․
Удерживает сумму из зарплаты в следующем расчётном периоде (не позднее чем через месяц)․

Как правильно оформить плату за бланк трудовой книжки?

Чтобы избежать споров с трудовой инспекцией и налоговыми органами, необходимо строго соблюдать следующий порядок:

Добровольное письменное согласие работника

Работник должен подписать документ, в котором он выражает согласие на удержание стоимости бланка․ Форма согласия может быть следующей:

Согласие на удержание стоимости бланка трудовой книжки
Я, _________________ (ФИО), _________________ (должность),
согласен(на) на удержание из моей заработной платы суммы в размере ___ руб․
за приобретение и оформление бланка трудовой книжки․

Учёт расходов работодателя

Работодатель, приобретая бланки трудовых книжек, должен вести учёт их поступления и выдачи․ В бухгалтерии оформляются:

Приходный ордер на получение бланков;
Счёт-фактура от поставщика (если бланки приобретаются у юридического лица);
Расходный ордер на выдачу бланка работнику․

Согласно КонсультантПлюс, при выдаче бланка работнику с удержанием стоимости, организация должна выписать счёт-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, так как это рассматривается как реализация товара (бланка) физическому лицу․ Это имеет значение для НДС и налогового учёта․

Удержание и отражение в бухгалтерии

Удержание суммы за бланк отражается в бухгалтерском учёте как:

Дебет 70, Кредит 76 — удержание суммы за бланк из заработной платы;
Дебет 76 — Кредит 51 — перечисление средств поставщику (если ранее не было оплачено);
Дебет 26 (или 44) — Кредит 76 — списание стоимости бланка на расходы организации (если плата не взималась)․

Электронная трудовая книжка: платить ли за неё?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В отличие от бумажной, электронная трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно․ Работодатель не может взимать плату за её оформление, поскольку:

ЭТК ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ;
Создание и ведение ЭТК — это обязанность работодателя, возложенная законом;
Нет физического бланка, который можно было бы продать․

Если работник переходит с бумажной трудовой книжки на электронную, работодатель обязан:

Получить письменное согласие работника на переход на ЭТК;
Передать сведения в ПФР в форме ЕФС-1;
Выдать работнику выписку из ЭТК (бесплатно) по его запросу․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял трудовую книжку, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ В этом случае:

Дубликат выдаётся бесплатно;
Работодатель обязан восстановить сведения о трудовой деятельности на основании архивных документов;
Плата за бланк дубликата не взимается — это прямо запрещено законом․

Частые ошибки работодателей

Удержание стоимости без согласия — это нарушение ст․ 137 ТК РФ и может повлечь штраф от трудовой инспекции (до 50 000 рублей для организации)․
Удержание суммы в первый же день — удержание возможно только в следующем расчётном периоде, и не более 20% от зарплаты (ст․ 138 ТК РФ)․
Выставление НДС при бесплатной выдаче — если бланк выдан бесплатно, НДС не начисляется․ Если выставлен счёт-фактура — НДС должен быть учтён․
Игнорирование учёта бланков — отсутствие отчётов о наличии и движении бланков может привести к проблемам при проверке․

Плата за бланк трудовой книжки: когда и как можно взимать