Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, многие работники по‑прежнему нуждаются в бумажной копии (или её заверенном варианте) для подачи заявлений в банки, пенсионный фонд, суды и другие организации. Вопрос о том, можно ли взимать плату за выдачу копии трудовой книжки, часто вызывает споры между работниками и кадровыми службами. В данной статье подробно рассмотрены нормативные положения, порядок действий работника и работодателя, а также приведены образцы документов и рекомендации по оформлению платной услуги.

Нормативная база

Статья 62 ТК РФ

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции Федерального закона от № 439‑ФЗ), работодатель обязан по письменному заявлению работника:

• выдать трудовую книжку;
• выдать выписку из неё;
• выдать заверенную копию трудовой книжки.

Срок исполнения заявления – не позднее трех рабочих дней с момента его получения.

Платность услуги

Законодательство прямо не запрещает взимание платы за оформление копии трудовой книжки, однако оно устанавливает, что основная выдача документа (оригинал или выписка) должна осуществляться бесплатно. Плата может быть взимаема только за дополнительные действия, связанные с оформлением копии:

• изготовление и заверение копии (использование канцелярских материалов, печать, подпись уполномоченного лица);
• срочное исполнение заявления (если работник просит ускорить процесс);
• доставка копии курьерской службой или почтой (если работник не может лично забрать документ).

Важно, чтобы размер платы был обоснован и соответствовал фактическим затратам работодателя. Необходимо избегать произвольного завышения стоимости, иначе работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием возмещения ущерба.

Пошаговая процедура получения платной копии трудовой книжки

1. Подготовка письменного заявления. Работник составляет заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица кадровой службы) с указанием:
   • ФИО и должность;
   • реквизитов трудовой книжки (номер, серия, дата выдачи);
   • цели получения копии (например, для подачи в банк);
   • желания получить копию на платной основе и готовности оплатить услугу;
   • контактных данных для связи.

   Образец заявления представлен ниже.

2. Подача заявления. Заявление можно передать лично в отдел кадров, направить заказным письмом с уведомлением о вручении или отправить через корпоративный электронный документооборот (если таковой используется).
3. Расчёт стоимости. Кадровая служба определяет размер платы на основе:
   • стоимости бумаги и чернил;
   • амортизации оргтехники (принтер, сканер);
   • времени сотрудника, затраченного на оформление;
   • возможных расходов на заверение (печать, подпись уполномоченного лица).

   Примерный расчёт может выглядеть так: 20 руб. за лист бумаги + 10 руб. за печать + 30 руб. за время специалиста = 60 руб. за одну заверенную копию.

4. Оплата. Работник вносит плату наличными в кассу организации или безналичным путём (банковская карта, перевод на расчётный счёт). После оплаты выдаётся чек или платёжный документ, подтверждающий факт внесения средств.
5. Изготовление и заверение копии. Сотрудник отдела кадров:
   • делает photocopy или скан оригинальной трудовой книжки;
   • при необходимости заверяет копию подписью уполномоченного лица и печатью организации;
   • ставит отметку «Копия верна» с указанием даты и ФИО ответственного лица.
6. Передача документа. Готовая копия выдаётся работнику под расписку в журнале выдачи документов или направляется выбранным способом (курьер, почта, электронная почта с электронной подписью, если допускается).

Образец заявления работника о выдаче копии трудовой книжки на платной основе

Заявление

Наименование организации: ______________________________
ФИО руководителя: ______________________________________
Должность: ____________________________________________

от __________________________
(ФИО работника полностью)
Должность: __________________
Подразделение: ______________

Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (серия ___ № ____, выдана __.__.____) на платной основе;
Цель получения копии: _______________________________________________
Готов(а) оплатить услугу в размере, определяемом организацией, и предоставить подтверждение оплаты.
Контактный телефон: ___________________
E-mail: ________________________________

Подпись: __________________

После получения заявления кадровая служба заполняет ответный документ – извещение о готовности копии и указании суммы к оплате.

Особенности оформления копии электронной трудовой книжки

С 2021 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Прямой нормы, регулирующей выдачу копии ЭТК, в ТК РФ нет, однако на практике работодатель может:

• предоставить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа, заверенной электронной подписью уполномоченного лица;
• распечатать выписку и оформить её как обычную бумажную копию (с последующим заверением).

Плата за такие услуги рассчитывается аналогично бумажному варианту (стоимость печати, электронной подписи, времени специалиста). При выдаче электронного варианта важно убедиться, что используемая электронная подпись соответствует требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи» и имеет сертификат, аккредитованный Минцифры России.

Сроки и ответственность

• Срок исполнения. По общему правилу – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления и оплаты. Если работник просит срочное исполнение (например, в течение одного дня), размер платы может быть увеличен пропорционально дополнительным затратам.
• Ответственность за нарушение. Незаконный отказ в выдаче копии или незаконное удержание платы может повлечь:
  • административный штраф для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ – до 50 000 руб.);
  • обязанность возместить работнику убытки (например, штрафы банка за непредоставление документа);
  • иск в суд о защите трудовых прав.

Практические советы для работников и работодателей

Для работников

• Всегда оформляйте заявление письменно и сохраняйте копию (или скан) заявления.
• Требуйте от работодателя чек или платёжный документ, подтверждающий факт оплаты.
• Проверяйте заверенную копию на наличие печати, подписи и даты; отсутствие любого из этих элементов делает документ недействительным.
• Если считаете, что размер платы завышен, запросите расчёт затрат и, при необходимости, обратитесь в трудовую инспекцию.

Для работодателей

• Разработайте внутренний нормативный акт (положение о выдаче копий трудовых книжек), в котором чётко прописаны:
  • перечень платных действий;
  • формула расчёта стоимости;
  • порядок выдачи чеков и документов, подтверждающих оплату.
• Обеспечьте доступ к образцам заявлений и извещений о готовности копии на внутреннем портале или в отделе кадров.
• Обучите сотрудников отдела кадров правильному заверению копий (ставят отметку «Копия верна», указывают ФИО, должность, дату).
• Храните журналы выдачи копий и платёжных документов не менее пяти лет, как требует законодательство о хранении кадровых документов.

Выдача копии трудовой книжки на платной основе является законной практикой, при условии что плата взимается исключительно за фактически произведённые действия (печать, заверение, доставка, срочность). Чёткое соблюдение требований статьи 62 ТК РФ, прозрачный расчёт стоимости и правильное оформление документов позволяют избежать конфликтов между работниками и работодателями, а также защитить права обеих сторон. Надеемся, представленная информация и образцы документов помогут вам эффективно организовать процесс получения копии трудовой книжки и минимизировать риски возникновения споров.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового делопроизводства на 23 мая 2026 года.