Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону работодатель обязан вести, хранить и выдавать этот документ строго по правилам, установленным Трудовым кодексом РФ. Но на практике иногда возникают нестандартные ситуации, например, когда бухгалтер или кадровик забирает трудовую книжку сотрудника. Почему это происходит, законно ли это и что делать работнику? Разберемся во всех нюансах.

Основные причины: почему бухгалтер забирает трудовую книжку?

Ситуация, когда бухгалтер забирает трудовую книжку, может возникнуть по нескольким причинам. Не всегда это акт злого умысла, часто это следствие бюрократических процессов или недопонимания:

• Оформление увольнения: в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Бухгалтер изымает её из сейфа для внесения записей и подготовки к выдаче.
• Оформление внутреннего перевода или совмещения: например, если рядовой бухгалтер согласился исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера, на основании дополнительного соглашения издается приказ, и в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
• Для заверения копии: сотруднику часто нужна копия трудовой для банка, соцорганов и т.д. Бухгалтер изымает оригинал для снятия копии и проставления заверительной надписи.
• Самовольное изъятие работником: иногда работник самовольно забирает документ из сейфа (например, если бухгалтер или кадровик оставил ключи), а работодатель позже обнаруживает пропажу.
• Незаконное удержание: при увольнении сотрудника за виновные действия или при наличии долгов перед компанией работодатель иногда отказывается выдать документ, пытаясь «принудить» к возврату средств.

Правовое регулирование и ответственность

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель несет полную ответственность за учет, хранение и выдачу трудовых книжек. В трудовом законодательстве нет положений, разрешающих работодателям накладывать ответственность на сотрудника, не вернувшего вовремя бумажную трудовую книжку, ровно как и нет норм, позволяющих удерживать книжку в качестве залога.

Когда наступает ответственность работодателя?

Возможность наступления материальной ответственности работодателя за задержку выдачи трудовой книжки закон связывает только с виновным поведением работодателя. Это означает, что если бухгалтер по своей вине не выдал документ в день увольнения, компания обязана будет возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки.

Когда работодатель НЕ отвечает за задержку?

Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности в следующих случаях:

1. Если работник сам забрал оригинал трудовой книжки до увольнения (например, для оформления ипотеки) и так и не вернул его в кадровую службу.
2. Если работодатель направил уволенному сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. В этом случае ответственность наступает только при нарушении 3-дневного срока отправки такого уведомления.

Самовольное изъятие: если работник забрал трудовую сам

Иногда сотрудники, не дождавшись официальной процедуры, самовольно забирают трудовую из сейфа. Чем это грозит?

С одной стороны, работодатель не может законно оштрафовать работника за невозврат или самовольное изъятие документа. С другой стороны, если выяснится, что работник (или бухгалтер, действующий в своих интересах) самовольно внес записи в трудовую книжку, его можно будет привлечь к ответственности за подделку документов.

Кроме того, несоблюдение нанимателем правил хранения трудовых книжек (например, свободный доступ к сейфу) приведет к негативным последствиям для компании: сбор документов, подтверждающих стаж работы работника, станет обязанностью нанимателя, а не работника.

Что делать, если вам не выдают трудовую книжку?

Если срок выдачи трудовой книжки работодателем истек, а документ на руках у вас так и не оказался, действуйте по следующему алгоритму:

Шаг 1. Обращение к работодателю

Напишите письменное заявление с требованием выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Заявление должно быть зарегистрировано.

Шаг 2. Жалоба в Онлайн Инспекцию или ГИТ

Что делать, если вам не выдали на руки трудовую книжку? Обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Несоблюдение нанимателем правил хранения и выдачи может повлечь за собой административную ответственность, вплоть до штрафа. Ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Шаг 3. Судебное разбирательство

Если задержка привела к потере стажа или дохода, обратитесь в суд. Важно отметить: суды часто встают на сторону работника при отсутствии у работодателя доказательств возвращения документа после заверения копии или доказательств отправки уведомления почтой.

Рекомендации для работодателей и бухгалтеров

• Всегда берите расписку: если сотрудник забрал оригинал для банка, обязательно зафиксируйте этот факт подписью работника в журнале учета движения трудовых книжек.
• Не удерживайте документы: отказ выдать трудовую при увольнении из-за долгов сотрудника абсолютно незаконен и грозит серьезными штрафами и компенсациями.
• Соблюдайте сроки: при увольнении направляйте уведомления о необходимости забрать документ не позднее 3 дней.
• Обеспечьте сохранность: храните трудовые книжки в запирающихся сейфах, доступ к которым имеют только уполномоченные лица.