Дата публикации:

С 2020 года в России введён порядок обязательного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде для организаций, численность которых превышает 25 человек. Это требование закреплено в Трудовом кодексе и в постановлениях ФНС, ПФР и Росстата. Основные преимущества ЭТК:

• Сокращение бумажного документооборота;
• Упрощённый доступ сотрудника к своей трудовой истории через личный кабинет;
• Автоматическое формирование обязательных отчётных форм (СЗВ‑ТД, СТД‑Р и др.);
• Снижение риска потери или порчи бумажных трудовых книжек.

Что нужно подготовить до начала миграции?

1. Техническая подготовка
   • Установить актуальную версию 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -.1 или новее.
   • Настроить интеграцию с Корпоративным порталом (или создать портал, если его нет).
   • Обеспечить наличие доступа к сервису ФГИС «Электронные трудовые книжки» (ЭТК).
2. Организационная подготовка
   • Разработать внутренний регламент перехода на ЭТК и форму заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки.
   • Провести информационную кампанию: разослать уведомления, собрать подписи сотрудников.
   • Назначить ответственного (кадровик/бухгалтер) за ввод заявлений в 1С и контроль отчётности.
3. Документальная подготовка
   • Создать шаблон заявления «О выборе способа ведения трудовой книжки» (бумажный/электронный).
   • Подготовить справку о наличии у организации ИНН, ОГРН и реквизитов для передачи данных в ФГИС.

Как оформить заявление сотрудника в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 процесс ввода заявления выглядит следующим образом:

1. Откройте Раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Заявления».
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки».
3. В поле «Организация» укажите вашу компанию.
4. В колонке «Сотрудник» выберите работника, который подаёт заявление.
5. В колонке «Вид заявления» укажите один из вариантов:
   • «Ведение бумажной трудовой книжки»;
   • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» (ЭТК).
6. Установите дату заявления – обычно это дата получения подписи от сотрудника.
7. Если в дальнейшем сотрудник отзовёт заявление, отметьте галочку в колонке «Отозвано». Эти данные автоматически учитываются при формировании формы СЗВ‑ТД.
8. Сохраните документ.

Настройка параметров ЭТК в 1С:ЗУП

Для корректного обмена данными с ФГИС необходимо выполнить несколько настроек:

1. Параметры организации
   • Перейдите в «Администрирование» → «Настройки» → «Организации».
   • Заполните реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, адрес, контактные телефоны.
   • Укажите «Код организации в ФГИС ЭТК» (получается после регистрации в ФГИС).
2. Настройка обмена с ФГИС
   • В разделе «Интеграция» → «Электронные трудовые книжки» укажите URL сервиса, логин и пароль (выдаются после подключения к ФГИС).
   • Включите автоматическую отправку сведений при проведении кадровых операций (приём, перевод, увольнение).
3. Параметры формирования отчётов
   • Откройте «Отчётность» → «СЗВ‑ТД» и проверьте, что в колонке «Вид трудовой книжки» берётся значение из заявления.
   • Настройте шаблоны печатных форм (если требуется печатная копия заявления).

Пошаговый процесс перехода сотрудника на ЭТК

Ниже описан типовой сценарий миграции одного сотрудника.

1. Уведомление сотрудника – отправьте письмо/сообщение в личный кабинет с разъяснением преимуществ ЭТК и приложите форму заявления.
2. Получение подписи – сотрудник подписывает заявление (бумажно или электронно) и возвращает его в HR.
3. Ввод заявления в 1С – следуйте инструкциям из раздела «Как оформить заявление в 1С:ЗУП».
4. Проведение кадровой операции – если сотрудник только что принят, проведите «Приём на работу» с указанием способа ведения трудовой книжки.
5. Отправка сведений в ФГИС – после проведения операции система автоматически сформирует и отправит данные в ФГИС ЭТК.
6. Подтверждение от ФГИС – в личном кабинете сотрудника появится электронная запись о трудовой деятельности. При необходимости распечатайте справку.
7. Обновление отчётности – при формировании СЗВ‑ТД система автоматически учитывает выбранный способ ведения трудовой книжки.

Формирование обязательных отчётов после перехода

После миграции все сведения о трудовой деятельности сотрудников, выбравших ЭТК, автоматически попадают в следующие формы:

• СЗВ‑ТД (Сведения о заработке и удержаниях) – в колонке «Вид трудовой книжки» указывается «Электронная».
• СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) – формируется в автоматическом режиме и передаётся в ФГИС.
• Отчёты для ПФР, ФСС, Росстата – в них уже не требуется отдельная бумажная трудовая книжка.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Каждый сотрудник выбирает способ индивидуально. В 1С:ЗУП для каждого работника фиксируется выбранный вариант, и система формирует соответствующие отчёты.

Что делать, если сотрудник отзовёт заявление?

Установите галочку «Отозвано» в колонке заявления. При следующем расчёте зарплаты система будет вести трудовую книжку в бумажном виде, а сведения в ФГИС будут скорректированы.

Нужна ли подпись руководителя на заявлении?

Требования к подписи зависят от внутреннего регламента организации. Для юридической силы обычно достаточно подписи самого сотрудника, но рекомендуется добавить подпись руководителя или HR‑менеджера.

Как проверить, что данные успешно переданы в ФГИС?

В 1С:ЗУП откройте журнал «Электронные трудовые книжки» → «Отправка/Получение». Там будет статус «Успешно» или «Ошибка» с подробным описанием.

Можно ли импортировать уже существующие бумажные книжки?

Да. Сотрудники могут предоставить сканы записей, а кадровик вручную вводит сведения в 1С. После ввода система отправит их в ФГИС как новые электронные записи.

Ошибки, которые часто встречаются, и как их избежать

• Не заполнены реквизиты организации в разделе «Настройки». Без ОГРН/ИНН система не сможет отправлять данные в ФГИС.
• Отсутствие доступа к корпоративному порталу. Убедитесь, что у всех сотрудников есть логин/пароль и включён модуль «ЭТК».
• Заявление не проведено. После ввода заявления необходимо «Провести» документ – иначе данные не попадут в отчётные формы.
• Неправильный тип заявления. Выбирайте именно «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме», иначе система будет считать, что выбран бумажный вариант.
• Сбой при отправке в ФГИС. Проверьте корректность логина/пароля, наличие сертификата и стабильность интернет‑соединения.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – это не просто техническая настройка, а комплексный процесс, включающий юридическую подготовку, информирование персонала и корректную настройку программного обеспечения. Следуя пошаговому плану, описанному в этой статье, вы сможете:

• Соблюсти требования законодательства;
• Сократить бумажный документооборот;
• Обеспечить автоматическое формирование всех обязательных отчётов;
• Повысить прозрачность и удобство доступа сотрудников к своей трудовой истории.

Если у вас возникнут вопросы в процессе миграции, обратитесь к официальной документации 1С или к сертифицированному консультанту 1С.

Автор: ИИ‑ассистент, специалист по 1С:ЗУП