С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный формат документа сохранился только для тех работников, кто подал соответствующее заявление до конца 2025 года, либо для случаев, когда требуется внести исправления в ранее выданные бумажные книжки; Однако принципы внесения записей, включая записи о совмещении профессий (должностей), остаются строго регламентированными Трудовым кодексом РФ и инструкциями по заполнению трудовых книжек.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о совмещении, в каких случаях она вносится и какие нюансы важно учитывать работодателю и работнику.

Что такое совмещение и нужно ли вносить об этом запись?

Совмещение профессий (должностей) — это выполнение работником наряду с своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) с доплатой.

Важное правило:
В отличие от перевода на другую работу или совместительства, запись о совмещении в трудовую книжку (как в бумажную, так и в электронную) не вносится.
Почему так происходит?

• Трудовая книжка фиксирует основную трудовую функцию работника.
• Совмещение является временным поручением, которое оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.
• Основанием для записи в трудовой книжке служит приказ о приеме на работу, переводе или увольнении. Приказа о «приеме» на должность при совмещении нет, есть лишь приказ о доплате и поручении дополнительной работы.

Исключения и смежные ситуации

Хотя прямая запись «принят на условиях совмещения» не делается, существуют ситуации, когда изменения, связанные с дополнительной работой, все же находят отражение в документе:

Если совмещение переросло в перевод.
Если работник прекращает выполнять свою основную работу и полностью переходит на новую должность (которая ранее была ему поручена как дополнительная), тогда издается приказ о переводе. Именно этот приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Если оформлено внутреннее совместительство.
Важно не путать совмещение и совместительство.

• Совмещение, в рамках одного рабочего дня, одна трудовая книжка, запись не вносится.
• Внутреннее совместительство, работа выполняется в свободное от основной работы время (например, после обеда или в выходные). По желанию работника запись о внутреннем совместительстве может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы. Для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа), и написать соответствующее заявление.

Как правильно оформить документацию при совмещении?

Несмотря на отсутствие записи в трудовой книжке, процедура оформления должна быть безупречной, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией.

Необходимые документы:

• Заявление работника (или предложение работодателя с согласием работника).
• Дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописываются:
• Суть дополнительной работы.
• Срок выполнения (если он ограничен).
• Размер доплаты.
• Приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы.

> Обратите внимание: В приказе и дополнительном соглашении четко указывается, что работа выполняется в режиме совмещения, а не перевода. Это ключевой момент для правильного ведения кадрового учета.

Что делать, если запись все же внесли ошибочно?

Иногда кадровые специалисты по ошибке вносят запись о совмещении в графу «Сведения о работе». Поскольку такая запись не предусмотрена законом, она считается неверной и требует исправления.

Порядок исправления ошибки:
Издается новый приказ об отмене ошибочной записи.
В бумажной трудовой книжке (если она ведется) в следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
Указывается причина: «Запись внесена ошибочно».
В электронной трудовой книжке (ЭТК) работодатель обязан направить в Социальный фонд России (СФР) корректирующие сведения, чтобы аннулировать неверную информацию в базе данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Влияет ли отсутствие записи о совмещении на стаж?

Период работы при совмещении включается в общий трудовой стаж, так как работник фактически состоит в трудовых отношениях и за него уплачиваются страховые взносы. Отсутствие отдельной строки в трудовой книжке не означает, что этот период не учитывается. Стаж подтверждается данными персонифицированного учета в СФР.

• Можно ли уволить за отказ от совмещения?

Нет. Совмещение возможно только с письменного согласия работника. Он имеет право в любой момент отказаться от выполнения дополнительной работы, предупив работодателя за три рабочих дня (если в дополнительном соглашении не указан иной срок). Увольнение или дисциплинарное взыскание за такой отказ незаконны.

• Нужно ли вносить запись при временном исполнении обязанностей отсутствующего работника?

Нет, если это оформлено как совмещение или временный перевод на срок до 1 года (в случае временного перевода запись вносится, но только если перевод длится более месяца или если работник сам попросил внести запись о временном переводе, хотя по общим правилам временные переводы часто фиксируются только в приказах). Однако, если речь идет именно о классическом совмещении (дополнительная нагрузка без освобождения от основной работы) — запись не делается.

Правильное ведение трудовых книжек в 2026 году, особенно в условиях полного перехода на ЭТК для большинства сотрудников, требует высокой внимательности. Главное, что нужно помнить: совмещение профессий (должностей) не отражается в трудовой книжке записью о приеме или переводе.
Фиксация таких отношений происходит через дополнительные соглашения и приказы внутри организации. Внесение записи возможно только в случае, если совмещение трансформировалось в постоянный перевод на новую должность или если речь идет о внутреннем совместительстве по заявлению работника. Соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов, а работнику гарантирует корректный учет его профессионального пути.