Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г. (по информации из сети: 13:11:11).

Почему важно правильно оформить изменение фамилии?

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При смене фамилии (вследствие замужества, развода, восстановления девичьей фамилии или иных оснований) необходимо внести соответствующую запись, иначе:

• может возникнуть несоответствие данных при трудоустройстве;
• возникнут сложности при подтверждении стажа и выплате пособий;
• нарушаются требования Приказа Минтруда России № 322н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Нормативная база

1. Приказ Минтруда России № 322н (с изменениями и дополнениями) – правила ведения трудовых книжек.
2. ФЗ № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» – основные положения о ведении и хранении;
3. Постановление Правительства РФ № 1122 от – введение электронных трудовых книжек, но сохранение бумажных форм при заявлении сотрудника.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для оформления изменения фамилии требуется:

• Заявление работника о внесении записи о смене фамилии (в свободной форме, но с указанием реквизитов паспорта и документа, подтверждающего изменение фамилии).
• Копия документа, подтверждающего изменение фамилии:
  • Свидетельство о заключении брака;
  • Свидетельство о расторжении брака;
  • Решение органа ЗАГС о восстановлении девичьей фамилии;
  • Иные документы (например, решение суда о перемене имени).
• Приказ руководителя (или иного уполномоченного лица) о внесении записи в трудовую книжку.

Пошаговая процедура внесения записи

1. Получение заявления от сотрудника. В заявлении указываются:
   • ФИО до изменения;
   • Новая фамилия;
   • Основание изменения (номер и дата документа ЗАГС);
   • Просьба внести запись в трудовую книжку.
2. Проверка документов кадровиком (или бухгалтером) на соответствие оригиналу и заверение копии.
3. Подготовка приказа о внесении записи. В приказе указываются:
   • Номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • Основание (реквизиты документа ЗАГС);
   • Формулировка записи, которая будет внесена в трудовую книжку.
4. Внесение записи в трудовую книжку:
   • На титульном листе (в разделе «Сведения о работнике») меняем фамилию на новую;
   • В разделе «Сведения о работе» делаем запись о смене фамилии (см. образец ниже);
   • Ставим подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется).
5. Хранение копий подтверждающих документов в личном деле сотрудника (согласно внутренним нормативным актам организации).

Образец записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о работе» после последней записи о трудовой деятельности (или в отдельной строке, если после последней записи есть свободное место). Формат записи:

2026 г. «__» __________ 2026 г. – Смена фамилии.
Иванова Анна Petrovna (в девичестве – Сидорова Анна Petrovna) в связи с заключением брака
(свидетельство о браке № 123456 от г., выданное отделом ЗАГС г. Москвы).
Запись сделана на основании приказа № 78 от г.

Пояснения к элементам записи:

• Год – год внесения записи;
• Дата – день внесения записи (можно указать только день и месяц, если год уже указан);
• ФИО до изменения – фамилия, имя, отчество, которые были в трудовой книжке до изменения;
• ФИО после изменения – новая фамилия (имя и отчество остаются прежними, если они не менялись);
• Основание – вид документа (свидетельство о браке, о расторжении брака и т.д.), его номер, дата выдачи и орган, выдавший документ;
• Ссылка на приказ – номер и дата приказа руководителя о внесении записи.

Что не требуется исправлять?

Если в разделе «Сведения о работе» уже есть записи о периодах работы, выполненные под старую фамилию, их не исправляют. Достаточно указать изменение фамилии на титульном листе и сделать запись о смене фамилии, как показано выше. Это подтверждается разъяснениями Минтруда и практикой кадровых служб.

Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Если трудовая книжка ведётся у индивидуального предпринимателя‑работодателя, порядок внесения записи идентичен:

• Заявление от ИП о смене фамилии;
• Документ, подтверждающий изменение фамилии (свидетельство о браке/разводе и т.д.);
• Приказ ИП о внесении записи в трудовую книжку работника;
• Запись в трудовой книжке по образцу, указанному выше.

Полезные советы кадровикам

1. Всегда проверяйте подлинность документов ЗАГС (сравните с образцами, проверьте печати и подписи).
2. Сохраняйте копии подтверждающих документов в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению трудовых книжек).
3. При переходе на электронные трудовые книжки сохраняйте бумажный вариант, если сотрудник подал соответствующее заявление (ст. 66 ТК РФ).
4. В случае ошибки в ранее сделанной записи (например, опечатка в фамилии) оформите дополнительную запись с исправлением, ссылаясь на приказ о внесении исправления.

Правильное оформление изменения фамилии в трудовой книжке – обязательное условие соблюдения трудового законодательства и гарантия защиты прав работника. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец записи, кадровики и бухгалтеры смогут избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в своей организации.

Материал подготовлен на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, официальные приказы Минтруда России) и актуален на 21 мая 2026 г.