Дата подготовки материала: 08:07:32 ().

Почему важно правильно оформлять запись об увольнении?

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об основании и причине прекращения трудового договора. Неправильное оформление может привести к:

• спорам с бывшим сотрудником;
• штрафам со стороны трудовой инспекции;
• проблемам при последующем трудоустройстве работника.

Структура записи в трудовой книжке

Запись заполняется в четырёх графах:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (ведётся сквозной нумерацией по всей книжке).
2. Графа 2 – дата последнего дня работы (день, месяц, год).
3. Графа 3 – формулировка основания увольнения, то есть точная цитата из нормативного акта (ТК РФ, иного федерального закона) с указанием статьи, части, пункта.
4. Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого внесена запись (название приказа/распоряжения, его номер и дата).

Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью работодателя.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление записей об увольнении:

• Статья 84.1 ТК РФ – обязательность внесения записи о прекращении трудового договора.
• Статья 77 ТК РФ – перечень общих оснований увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и др.).
• Статья 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию (приравнивается к инициативе работника).
• Статья 78 ТК РФ – увольнение по соглашению сторон.
• Статья 81 ТК РФ – увольнение по инициативе работодателя (в т.ч. за нарушение трудовой дисциплины).

Образцы записей для самых распространённых оснований увольнения

Увольнение по собственному желанию (статья 77, ч. 1 п. 1 ТК РФ)

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № 45‑к от «Об увольнении работника»;

Увольнение по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ)

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по соглашению сторон в соответствии со статьёй 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Соглашение об увольнении от № 7‑С/2026.

Увольнение по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины (статья 81, п. 6 ТК РФ)

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Уволен за прогул (однократное грубое нарушение трудовой дисциплины) в соответствии с пунктом 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № 52‑к от «Об увольнении работника за прогул».

Увольнение по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации (статья 81, п. 1 ТК РФ)

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с ликвидацией организации в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № 78‑лк от «О ликвидации ООО «Пример» и увольнении сотрудников».

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Определите основание увольнения и найдите соответствующую статью/часть/пункт ТК РФ (или иного федерального закона).
2. Сформулируйте запись строго по тексту нормативного акта, без сокращений и лишних слов.
3. Внесите запись в трудовую книжку:
   • Графа 1 – следующий номер после последней записи.
   • Графа 2 – дата последнего рабочего дня (день, месяц, год).
   • Графа 3 – формулировка основания (см. примеры выше).
   • Графа 4 – реквизиты приказа/распоряжения/соглашения (название, номер, дата).
4. Проверьте грамотность и соответствие формулировки законодательству.
5. Поставьте подпись ответственного специалиста отдела кадров и печать организации.
6. Сделайте копию записи для личного дела сотрудника и храните её в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполная ссылка на статью ТК РФ – указывают только номер статьи, опуская часть или пункт. Решение: всегда пишите полную ссылку, например: «пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ».
• Использование разговорных формулировок («уволен по собственному желанию» без ссылки на закон). Решение: формулировка должна быть точной цитатой из нормативного акта.
• Ошибка в дате – указывают дату выдачи трудовой книжки вместо последнего рабочего дня. Решение: графа 2 заполняется исключительно датой окончания трудового договора.
• Отсутствие печати или подписи. Решение: запись считается недействительной без обеих реквизитов.
• Неправильный порядковый номер – начинают с «1» каждый раз. Решение: ведите сквозную нумерацию по всей книжке.

Чек‑лист для отдела кадров перед внесением записи

1. Основание увольнения определено и соответствует одной из статей ТК РФ.
2. Формулировка записи точно копирует текст закона (статья, часть, пункт).
3. Проверена дата последнего рабочего дня (графа 2).
4. Определён следующий порядковый номер (графа 1).
5. В графе 4 указаны полные реквизиты приказа/распоряжения/соглашения.
6. Запись выполнена разборчивым почерком или печатным шрифтом.
7. Поставлена подпись ответственного лица и печать организации.
8. Сделана копия записи для личного дела сотрудника.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя представленным выше образцам, пошаговой инструкции и чек‑листу, вы minimизируете риск ошибок и возможных споров в будущем.

Если вам необходимы дополнительные образцы записей для специфических ситуаций (например, увольнение в связи с выходом на пенсию, зачислением в вуз, переводом в другую местность и т.д.), рекомендуем обратиться к специализированным справочным системам, таким как «Система Кадры» или «Система Главбух», где собрано более ста готовых вариантов с подробными комментариями.