- С 10 июня 2021 г. в Украине введён Электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Переход завершится 9 июня 2026 г.
- Несвоевременная оцифровка может привести к потере части страхового стажа и задержке назначения пенсии.
- Трудовая книжка украинского образца не признаётся в РФ. При трудоустройстве в России её необходимо заменить или перевести в электронный формат.
- Электронный документ невозможно потерять, подделать или случайно испортить – это гарантирует сохранность данных о вашем стаже.
Правовая база
- Закон Украины № 1217‑IX (10 июня 2021 г.) – вводит обязательную электронную трудовую книжку.
- Постановление ПФУ Украины о оцифровке бумажных трудовых книжек (период перехода до 9 июня 2026 г.).
- Трудовой кодекс РФ и нормативы Роструда – определяют, что украинская бумажная книжка не соответствует форме, признаваемой в РФ. Требуется новая российская книжка или ЭТК.
- Соглашения о взаимном признании стажа между Украиной и РФ (в отдельных случаях – при наличии двойного гражданства).
Оцифровка украинской трудовой книжки через портал ПФУ
Регистрация на портале
Для начала необходимо войти в Портал ПФУ (https://pfu.gov.ua) с помощью одного из электронных средств идентификации:
- Квалифицированный электронный подпись (КЭП);
- Сервис Дія.Підпис (мобильное приложение «Дія»).
Сканирование страниц
Каждая заполненная страница трудовой книжки должна быть отсканирована в высоком качестве (не менее 300 dpi). Рекомендуется использовать сканер формата A4 или смартфон с функцией «сканировать документ».
Загрузка файлов
В личном кабинете ПФУ найдите раздел «Оцифровка трудовой книжки» и загрузите файлы:
- Скан всех страниц в формате PDF (по одной странице или один файл – в зависимости от требований портала).
- Дополнительные документы, подтверждающие стаж до 2004 года (трудовые договоры, справки, свидетельские показания).
Проверка статуса
После загрузки система автоматически проверит соответствие записей. Статус оцифровки можно увидеть в разделе «Мой стаж». При обнаружении ошибок следует воспользоваться функцией «Запросить исправление» и предоставить подтверждающие документы.
Интеграция с другими сервисами
Продвинутые пользователи могут привязать ПФУ к сервису Дія для автоматического обновления данных о стаже. Это удобно, если вы планируете менять работу часто.
Что делать с украинской трудовой книжкой при переезде в Россию?
Оценка формы книжки
Существует три основных типа трудовых книжек, выпущенных в СССР/Украине:
- 1974 г. (серия 1‑2);
- 1982 г. (серия 3‑4);
- 2003 г. (современный украинский образец).
Только книжки 1974‑го и 1982‑го годов могут быть использованы в РФ при условии, что они соответствуют советскому образцу. Книжки 2003‑го года – не признаются.
Как оформить трудоустройство в РФ
- Если книжка советского образца (1974/1982) – продолжайте вести её по российским правилам. В ней указывайте только новые записи, а старый стаж оставляйте без изменений.
- Если книжка украинского образца (2003 г.) – необходимо оформить новую трудовую книжку российского образца:
- Работодатель в Роструде оформляет новую книжку по заявлению работника.
- В новой книжке указываються реквизиты старой книжки (серия, номер, дата заполнения) – это позволяет сохранить связь со старым стажем.
- Если работник уже имеет российское гражданство, можно оформить Электронную трудовую книжку (ЭТК) через портал ЭТК.
- Если прежний работодатель в России отказывается выдавать дубликат старой книжки, работодатель‑новичок может оформить новую книжку без указания старого стажа – в этом случае стаж будет учитываться только с момента нового трудоустройства.
Сроки перехода
Согласно украинскому законодательству, к 10 июню 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат. После этой даты новые записи в бумажные книжки в Украине невозможны.
Последствия несвоевременной оцифровки
- Потеря возможности автоматически начислять страховые взносы.
- Необходимость подтверждать стаж отдельными документами (трудовые договоры, справки).
- Риск задержки назначения пенсии или её уменьшения.
Пошаговый чек‑лист для владельца украинской трудовой книжки
- Определите тип книжки (1974/1982 г. – советский образец, 2003 г. – украинский).
- Если книжка советского образца – можно продолжать её использовать в РФ (по российским правилам).
- Если книжка украинского образца – запишитесь на оцифровку через портал ПФУ:
- Регистрация с КЭП или Дія.Підпис.
- Сканирование всех страниц.
- Загрузка и проверка статуса.
- Получите подтверждение оцифровки (скриншот статуса в личном кабинете).
- При переезде в РФ:
- Обратитесь к работодателю с документом оцифровки.
- Попросите оформить новую российскую трудовую книжку или ЭТК.
- Укажите реквизиты старой книжки в новой (серия, номер, дата заполнения).
- Сохраните копии всех сканов и подтверждающих документов в облачном хранилище.
- Следите за сроком до 10 июня 2026 г. – после него бумажные записи более не принимаются в Украине.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать украинскую трудовую книжку в РФ без замены?
Только если книжка относится к советскому образцу (1974 г. или 1982 г.). В остальных случаях требуеться новая российская книжка или электронный документ.
Что делать, если бумажная книжка потеряна?
Потеря не лишает права на пенсию, но потребуется документальное подтверждение стажа (трудовые договоры, справки, выписки из ПФУ). Оцифровка поможет собрать нужные сведения.
Нужно ли указывать прежний стаж в новой российской книжке?
Нет. В новой книжке указываются только новые записи. Однако в ней фиксируются реквизиты старой книжки (серия, номер, дата заполнения) – это позволяет при необходимости связать старый и новый стаж.
Как проверить, что мои данные в ПФУ учтены правильно?
В личном кабинете ПФУ откройте раздел «Мой стаж». Сравните даты и организации с вашими оригинальными записями в книжке. При расхождениях используйте кнопку «Запросить исправление».
Можно ли сразу перейти на электронную трудовую книжку в РФ?
Да. После получения российского гражданства или вида на жительство вы можете оформить ЭТК через портал ЭТК. При этом старый украинский стаж будет учитываться автоматически, если вы предоставите подтверждающие документы.
Украинская трудовая книжка – важный документ, который фиксирует ваш трудовой стаж и влияет на будущие выплаты по пенсии. С учётом реформы, проведённой в Украине, и различий в законодательстве РФ, правильное обращение с этим документом имеет решающее значение.
Кратко о главном:
- Оцифруйте книжку через портал ПФУ как можно раньше (до 9 июня 2026 г.).
- Проверьте тип книжки – советский образец можно использовать в РФ, украинский – нет.
- При трудоустройстве в России оформляйте новую российскую книжку или ЭТК, указав реквизиты старой.
- Сохраняйте цифровые копии и следите за статусом оцифровки.
Следуя этим рекомендациям, вы защитите свой стаж, избежите проблем с пенсионным фондом и сможете без затруднений работать как в Украине, так и в России.
Автор: Ваш юридический помощник | Дата публикации: 23 мая 2026