Самое главное помнить, что переход на новые трудовые книжки – это не просто формальная замена документа, а важный шаг в модернизации учёта трудовых отношений в России.

Очень важно чтобы ответ был на русском языке.

Основные причины:

• Унификация формата и повышение защищённости от подделок.
• Возможность хранения данных в электронном виде (ЭТК) и упрощение обмена информацией между работодателями и государственными органами.
• Снижение бюрократической нагрузки на кадровые службы и бухгалтерию.
• Соответствие требованиям цифровой трансформации и закону «О персональных данных».

Что изменилось в новой трудовой книжке?

Основные отличия:

1. Формат: теперь книжка выдаётся в виде пластиковой карты с чипом, содержащей электронную запись о трудовой деятельности.
2. Содержание: помимо традиционных сведений о местах работы, должностях и периодах, в книжке фиксируются данные о повышении квалификации, наградах и дисциплинарных взысканиях.
3. Доступ: работник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или личный кабинет работодателя.
4. Хранение: бумажный вариант сохраняется как резервный, но основной учёт ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).

Этапы перехода на новые трудовые книжки

Переход осуществляется поэтапно, чтобы минимизировать риски и обеспечить плавную адаптацию всех участников процесса.

Подготовительный период (2023‑2024 гг.)

• Информирование работников о предстоящих изменениях (инструкции, собрания, рассылки).
• Обучение кадровых специалистов работе с новой системой и обработкой электронных данных.
• Тестирование интеграции внутренних HR‑систем с ЕГИСЗ.

Пилотный запуск (начало 2025 г.)

• Выбор нескольких организаций‑пилотов для отработки процедуры выдачи новых книжек.
• Сбор обратной связи и корректировка инструкций.

Масштабное внедрение (с mid‑2025 г.)

• Выдача новых трудовых книжек всем newly hired сотрудникам.
• Постепенная замена старых книжек у текущих работников при наступлении событий, требующих обновления (перевод, повышение, увольнение).
• Обеспечение возможности получения выписок из ЭТК в любое время.

Завершение перехода (конец 2026 г.)

• Полный отказ от выдачи бумажных трудовых книжек новым сотрудникам.
• Архивирование старых книжек в соответствии с требованиями законодательства.

Как оформить новую трудовую книжку?

Процедура оформления зависит от статуса сотрудника:

Для newly hired сотрудников

1. Работодатель подаёт заявление в территориальный орган ПФР о выдаче электронной трудовой книжки.
2. После получения подтверждения, работник получает пластиковую карту с чипом.
3. Все данные о приёме на работу, должности, окладе и т.д. вносятся в ЭТК через личный кабинет работодателя или специализированное ПО.

Для текущих сотрудников (замена старой книжки)

1. При наступлении события, требующего обновления записи (например, перевод на другую должность), работник предоставляет свою старую трудовую книжку.
2. Кадровик переносит все существующие записи в электронный формат и выдаёт новую пластиковую карту.
3. Старую книжку сдают в архив организации на срок, установленный законодательством (обычно 50 лет).

Что делать сотруднику?

• Сохранять пластиковую карту в безопасном месте; при утере немедленно сообщать в отдел кадров и в ПФР для блокировки и выдачи дубликата.
• Периодически проверять выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» – это поможет вовремя обнаружить возможные ошибки.
• Информировать работодателя о любых изменениях в личных данных (ФИО, паспорт, адрес), чтобы они были своевременно внесены в книжку.

Что делать работодателю?

• Обеспечить обучение кадрового персонала работе с новой системой и обработкой электронных данных.
• Обновить внутренние локальные нормативные акты (положения о ведении трудовых книжек, инструкции по кадровому делопроизводству).
• Интегрировать свои HR‑системы с ЕГИСЗ для автоматической передачи данных о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
• Соблюдать сроки выдачи новых книжек и предоставления выписок по требованию работника.
• Архивировать старые трудовые книжки в соответствии с требованиями Федерального закона «О трудовых книжках».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать старую трудовую книжку при получении новой?

Да, при замене книжки на новую пластиковую карту старый экземпляр сдаётся в кадровый отдел для архивного хранения.

Можно ли пользоваться только электронной версией без пластиковой карты?

Пластиковая карта является обязательным элементом идентификации работника; электронная выписка служит лишь подтверждением данных.

Что делать, если обнаружилась ошибка в записи ЭТК?

Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений. Работодатель направляет корректирующее заявление в ПФР, после чего запись обновляется.

Сколько стоит выдача новой трудовой книжки?

Выдача пластиковой карты и внесение первоначальной записи осуществляется за счёт работодателя; для сотрудника процедура бесплатна.

Как быть с совместителями?

У каждого места работы ведётся отдельная трудовая книжка (или ЭТК). При совместительстве сотрудник получает отдельную карту от каждого работодателя.

Переход на новые трудовые книжки – это важный шаг к цифровизации учёта трудовых отношений в России. Соблюдение всех этапов и рекомендаций позволит минимизировать риски ошибок, обеспечить прозрачность и защиту прав работников, а также сократить административную нагрузку на организации. Помните: самое главное помнить, что успешный переход возможен только при чёткой координации между работодателем, работником и государственными органами.