Дата актуализации:  г.

Почему запись в трудовую книжку важна?

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж, квалификацию и карьерный рост работника. При переводе на другую должность, даже если сотрудник остаётся в том же структурном подразделении, запись в трудовую книжку обязана быть сделана, если перевод является постоянным. Это необходимо:

• для подтверждения нового уровня квалификации при дальнейшем трудоустройстве;
• для расчёта пенсионных прав и иных социальных выплат;
• для соблюдения требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Правил ведения трудовых книжек.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей о переводе:

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 72.1 – определение «перевод на другую работу»;
   • Статья 66 – порядок оформления приказа о переводе.
2. Постановление Правительства РФ от  № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек). Пункт 4 указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о постоянных переводах.
3. Приказ Минтруда России от  № 322н (Об утверждении нового образца записи о переводе).

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку требуется, если перевод отвечает хотя бы одному из следующих критериев:

• Перевод постоянный (сотрудник будет выполнять новую должностную функцию постоянно, без указания конечного срока).
• Изменяется должность (даже если название отдела остаётся тем же).
• Изменяется структурное подразделение (например, перевод из отдела «Терапия» в отдел «Неонатология»).

Для временных переводов (например, замещение в отпуске) запись в трудовую книжку не делается – достаточно оформить служебную записку и приказ о временном переводе.

Как оформить приказ о переводе

Приказ – основной документ, на основании которого вносится запись в трудовую книжку. Образец приказа (кратко):

К приказу обязательно прилагаются:

• Согласие работника (подписанное заявление);
• Трудовой договор (если в нём указано конкретное подразделение);
• Внутренний регламент (при наличии) о порядке переводов.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку

Запись делаеться в раздел «Записи о переводе» (страницы 6‑7 в большинстве образцов). Формат записи установлен постановлением № 225 и выглядит так:

Обратите внимание на обязательные элементы записи:

• Дата перевода (дата вступления в должность);
• Точное наименование должности (с указанием уровня, если это предусмотрено внутренними нормативами);
• Указание структурного подразделения (отдел, филиал, обособленное подразделение);
• Ссылка на приказ (номер и дата).

5.1 Примеры записей

Ниже – несколько типовых вариантов, которые часто встречаются в практике.

• Пример 1 (перевод в тот же отдел, но с изменением функций):
         Переведена на должность ведущий юрист в юридическом отделе (изменена функциональная нагрузка).
  С приказом № 11‑к от «15»08.2022 г.
• Пример 2 (перевод в другой отдел той же организации):
         Переведена на должность заведующего отделением неонатологии в отделе неонатологии.
  С приказом № 45‑к от «01»06.2026 г.
• Пример 3 (временный перевод – запись НЕ вносится):

  Для временного замещения (например, на 3 месяца) запись в трудовую книжку не делается. Достаточно оформить приказ о временном переводе и вести служебную записку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли указывать название организации в записи?

Нет. Если перевод происходит внутри одной и той же юридической организации, название компании в записи не указывается. Указывается только должность и подразделение.

6.2 Что делать, если работник отказывается от перевода?

Перевод может быть осуществлён только с письменного согласия работника (за исключением случаев, предусмотренных коллективным договором или локальными нормативными актами). Без согласия запись в трудовую книжку невозможна.

6.3 Как оформить запись, если в трудовом договоре указано конкретное подразделение?

Тогда в записи необходимо указать новое подразделение, поскольку изменение структурного подразделения является существенным изменением условий труда.

6.4 Можно ли объединить несколько переводов в одну запись?

Нет. Каждое изменение должности или подразделения фиксируется отдельной записью с указанием соответствующей даты и номера приказа.

Запись в трудовую книжку при переводе на другую должность в том же отделе – обязательный элемент кадрового документооборота, если перевод постоянный. Правильное оформление записи требует:

1. Соблюдения правовых норм (ТК РФ, постановление № 225);
2. Наличия приказа о переводе и письменного согласия работника;
3. Точного указания даты, должности и подразделения;
4. Ссылки на приказ (номер и дата).

Тщательное соблюдение этих требований защищает интересы как работодателя, так и работника, упрощает расчёт пенсионных и социальных выплат и обеспечивает прозрачность карьерного роста.

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву. Информация актуальна на 22 мая 2026 г;