Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно из записей в этом документа складывается будущая пенсия работника, поэтому неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой при её расчёте. Кроме того, трудовая книжка является документом строгой отчётности, что налагает на работодателя особую ответственность.
В данной статье мы подробно разберем актуальные правила первичного оформления трудовых книжек, учитывая последние изменения в трудовом законодательстве, которые действуют в 2026 году.
Электронная или бумажная: главное изменение 2021 года
Самое важное правило, о котором необходимо помнить: с 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки не оформляют. Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель обязан завести ему электронную трудовую книжку (ЭТК). Сведения о приёме на работу таких сотрудников ведутся только в электронном виде и передаются напрямую в Социальный фонд России.
Однако бумажные трудовые книжки не исчезли полностью:
- Если у сотрудника уже была заведена бумажная трудовая книжка до 2021 года, за ним сохраняется право на дальнейшее её ведение при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
- Работодатель при приеме сотрудника может попросить показать бумажную трудовую, чтобы определить квалификацию работника и подтвердить время его работы в прошлом.
Что не указывается в ЭТК?
Переход на электронный формат изменил не только носитель информации, но и её объём. Важно понимать, что не указывается в ЭТК. В электронной трудовой книжке не отражаются сведения о:
- Награждениях и поощрениях;
- Испытательном сроке (он устанавливается по соглашению сторон трудового договора и служит для проверки соответствия работника поручаемой работе, но в ЭТК не фиксируется);
- Внутренних переводах (если они не связаны с постоянным переводом на другую должность).
Правила оформления бумажной трудовой книжки
Несмотря на приоритет ЭТК для новых сотрудников, кадровикам по-прежнему необходимо знать правила работы с бумажными бланками, так как на работу продолжают приходить люди со старым форматом документа.
Сроки оформления
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые (до 2021 года), осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
Заполнение ьного листа
ьный лист требует особой внимательности:
- ФИО и дата рождения работника указываются строго в соответствии с его документом, удостоверяющим личность (паспортом).
- Специальность и квалификация указываются на основании диплома или иного документа об образовании;
Записи о приеме на работу
Анализ текста Инструкции по заполнению трудовых книжек позволяет сделать вывод, что запись о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят сотрудник. При этом сведения о принятии работника вносятся с указанием:
- Работы, должности или профессии в соответствии с классификатором профессий;
- Разряда или категории (квалификации), при их наличии;
- Конкретных условий работы (например, прием на 0,5 ставки или по срочному договору).
Особенности формулировок
В зависимости от условий трудоустройства, формулировки записей могут отличаться. На практике используются следующие образцы записей:
- Принят в [название отдела] на должность [название] (на полную ставку);
- Принят на работу по совместительству / на 0,5 ставки;
- Принят на работу по срочному трудовому договору;
- Принят в порядке перевода из [название прежней организации].
Как предъявлять электронную трудовую книжку?
Многие работодатели задаются вопросом: как предъявлять электронную трудовую книжку при трудоустройстве? На самом деле, работнику не нужно нести в кадровую службу какой-либо файл или распечатку. Сведения из ЭТК запрашиваются работодателем самостоятельно через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или выписываются из выписки, которую сотрудник может предоставить из личного кабинета на портале Госуслуг.
Важные нюансы при приеме иностранных граждан
Отдельного внимания заслуживает оформление иностранных работников. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Бумажной трудовой книжки советского/российского образца у гражданина нет. По просьбе работника или по инициативе работодателя в таком случае первичное оформление также происходит в электронном формате (ЭТК), либо работодатель заводит для него новую бумажную трудовую книжку российского образца (если иностранный гражданин впервые устраивается на работу в РФ, несмотря на наличие трудового стажа у себя на родине).
Процедура приема: что нужно учесть до записи в трудовую
Перед тем как вносить записи в трудовую книжку, необходимо соблюсти правильную процедуру оформления сотрудника на постоянную работу:
- Получение заявления. Заявление о приеме, это документ, который подтверждает намерение сотрудника приступить к работе.
- Ознакомление с ЛНА. Перед тем как принимать сотрудника на работу, стоит ознакомить его с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и т.д.) под подпись.
- Издание приказа о приеме; Только после подписания приказа можно вносить запись в бумажную трудовую книжку или формировать сведения для ЭТК.
Учёт и хранение
Работодатель обязан не только завести трудовую книжку при приеме на работу и вносить в неё записи и исправления, но и обеспечить её правильное хранение и вести учет. Для этого в организации должны вестись:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек.
Бланки строгой отчётности должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому имеют только уполномоченные лица.
Первичное оформление трудовых книжек — процесс, требующий строгого соблюдения инструкций и актуальных норм закона. Главный тренд сегодняшнего дня — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения. Однако для сотрудников, сохранивших бумажный формат, по-прежнему актуальны классические правила заполнения: строго по документам, без сокращений, с точным указанием должности и квалификации. Грамотное оформление этого документа — залог спокойствия как работника при выходе на пенсию, так и работодателя при проверках надзорных органов.