В современных условиях‚ несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки‚ многие организации и граждане продолжают использовать бумажные варианты. Для оформления таких документов необходимо своевременно получать бланки трудовых книжек и соответствующие вкладыши. Ниже представлена подробная инструкция по подготовке и подаче заявки на их выдачу.
Нормативная база
Основными документами‚ регулирующими порядок выдачи бланков трудовых книжек‚ являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66);
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № … от … «Об утверждении формы бланка трудовой книжки и порядка её выдачи»;
- Постановление Правительства РФ от … № … «О ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек».
Кто может подать заявку
Заявление на получение бланков могут подавать:
- Юридические лица (организации‚ предприятия‚ учреждения) – через уполномоченное лицо (кадровик‚ бухгалтер‚ руководитель);
- Индивидуальные предприниматели;
- Граждане‚ самостоятельно оформляющие трудовую книжку (например‚ при приёме на работу впервые или при восстановлении утерянного документа).
Содержание заявки
Заявка должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (или ФИО заявителя);
- ИНН и КПП (для юридических лиц);
- Почтовый и юридический адрес;
- Контактные данные (телефон‚ e‑mail);
- Наименование документа‚ на который запрашиваются бланки («Бланк трудовой книжки» и/или «Вкладыш к трудовой книжке»);
- Количество требуемых бланков (указывается отдельно для каждой позиции);
- Цель получения (например‚ «оформление трудовых книжек newly hired сотрудников»‚ «восстановление утерянных документов»);
- Дата составления заявки;
- Подпись уполномоченного лица и расшифровка подписи;
- Печать организации (если имеется).
Порядок подачи заявки
Заявка может быть подана следующими способами:
- Лично в отдел кадров территориального органа Министерства труда и социальной защиты;
- Через почтовую отправку заказным письмом с описью вложения;
- В электронном виде через официальный портал госуслуг (раздел «Трудовая деятельность» → «Запрос бланков трудовых книжек») – при наличии электронной цифровой подписи.
При подаче электронной формы необходимо заполнить все поля формы‚ приложить скан‑копию подписанного заявления (если требуется) и отправить на рассмотрение.
Сроки рассмотрения
Согласно нормативным актам‚ заявка рассматривается в течение:
- 5 рабочих дней при личной подаче;
- 10 рабочих дней при почтовой отправке;
- 3 рабочих дня при электронной подаче через портал госуслуг (при условии полной комплектности документов).
В случае выявления недостатков заявитель получает мотивированное уведомление с указанием необходимых исправлений и повторным сроком подачи.
Пример заполнения заявки
Ниже представлен образец заполнения заявки для юридического лица. Обратите внимание‚ что все выделенные части можно сделать жирным шрифтом (…) для лучшей читаемости.
Наименование организации: ООО «Пример‑Тех» ИНН: 7701234567 КПП: 770101001 Юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5 Фактический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5 Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67 E‑mail: info@primer-tech.ru Наименование запрашиваемых бланков: Бланк трудовой книжки – 50 шт. Вкладыш к трудовой книжке – 50 шт. Цель получения: Оформление трудовых книжек newly hired сотрудников в рамках расширения штата. Дата составления: Подпись: _____________________ / Иванов И.И. Расшифровка подписи: Генеральный директор ООО «Пример‑Тех» Печать: (при наличии)
Правильно оформленная заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивает своевременное получение необходимых документов‚ минимизирует риски простоев в кадровом учете и способствует соблюдению требований трудового законодательства. Следуя представленной инструкции‚ организации и граждане смогут без лишних затруднений получить требуемые бланки и продолжить работу в соответствии с установленными нормативами.