Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

Трудовая инспекция (ГИТ) проводит проверки соблюдения законодательства о труде. Чтобы минимизировать риски штрафов и упростить взаимодействие с инспектором, работодатель должен заранее подготовить необходимый пакет документов. Ниже – подробный перечень, актуальный на 2026 год с учётом изменений в порядке проведения проверок и моратория до 2030 года.

Основные нормативные акты, регулирующие проверки ГИТ

• Приказ Роструда от № 20 – утверждение форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для федерального государственного контроля (надзора) в сфере труда.
• Изменения в порядке и частоте проведения проверок и профвизитов ГИТ, вступившие в силу с 2026 года.
• Мораторий на плановые проверки государственной инспекции труда действует до 2030 года, однако инспектор может инициировать внеплановую проверку, если обнаружит основания (жалоба сотрудника, выявленные нарушения в ходе профвизита и т.д.).

Когда может возникнуть необходимость предоставления документов?

• Плановая проверка (по ежегодному графику Роструда, доступному на официальном сайте).
• Внеплановая проверка по заявлению работника или по результатам профвизита.
• Профилактический визит (профвизит) ГИТ – хотя он не является проверкой, инспектор может запросить отдельные документы для оценки уровня соблюдения норм труда.

Перечень документов, которые обычно запрашивает трудовая инспекция

Ниже представлен универсальный список, который покрывает большинство типов проверок. В зависимости от специфики организации (производство, торговля, IT и т.д.) перечень может быть дополнен или сокращён.

Документы, подтверждающие трудовые отношения

• Трудовые договоры (контракты) с работниками – оригиналы или заверенные копии.
• Приказы о приёме на работу, переводе, изменении условий труда, увольнении.
• Трудовые книжки (или электронные трудовые книжки) – выписки о периодах работы.
• Соглашения о неконкуренции, конфиденциальности (если имеются).

Документы по организации труда и оплаты труда

• Штатное расписание (штатное расписание сотрудников).
• Графики работы и сменности (особенно важно для вахтовых, сменных и удалённых форматов).
• Табели учёта рабочего времени (форма Т-13 или электронный аналог) за последние 12 месяцев.
• Расчётные листки (выписки из платёжных ведомостей) за тот же период.
• Приказы о начислении премий, надбавок, компенсаций.
• Документы, подтверждающие соблюдение минимального размера оплаты труда (МРОТ) и отраслевых тарифов.

Документы по охране труда и промышленной безопасности

• Положение об охране труда (внутренний нормативный акт).
• Инструкции по охране труда по видам работ и профессиям.
• Журналы проведения инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой, внеплановый).
• Результаты спецоценки условий труда (СОУТ) – карты спецоценки, приказы о проведении СОУТ.
• Программы производственного контроля и планы мероприятий по улучшению условий труда.
• Акты расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний (форма Н-1).
• Журналы учёта производственного травматизма.

Документы по социальным гарантиям и льготам

• Коллективный договор (если имеется).
• Положения о предоставлении отпусков, больничных, декретных выплат.
• Документы о предоставлении компенсаций за вредные и/or опасные условия труда.
• Сведения о соблюдении требований по обеспечению спецодеждой, СИЗ и средствами гигиены.

Документы, связанные с кадровым учётом и отчётностью

• Сведения о среднесписочной численности работников (форма СЗВ-М, РСВ).
• Отчёты в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС (если требуется проверка соответствия данных).
• Выписки из электронной трудовой книжки (ЕТК) для сотрудников, перешедших на электронный формат.
• Документы о проведении аттестации и повышения квалификации сотрудников.

Прочие документы, которые могут потребоваться

• Выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (подтверждение статуса работодателя).
• Договоры с подрядными организациями (если привлекаются внешние исполнители).
• Документы о проведении внутреннего аудита трудового законодательства (если такой аудит проводился).
• Копии уведомлений о проведении профосмотров и медицинских осмотров.

Как подготовиться к проверке: практические рекомендации

1. Сформировать «пакет готовности» – хранить все перечисленные документы в одном месте (электронный архив с системой контроля версий или бумажный шкаф с чёткой индексацией).
2. Периодически проводить внутренний аудит – проверять актуальность трудовых договоров, своевременность внесения изменений в штатное расписание, полноту табелей учёта рабочего времени.
3. Обеспечить доступ к электронным сервисам – многие документы можно представить через личный кабинет на портале Госуслуги или в системе Электронная инспекция труда (ЕИТ).
4. Назначить ответственного – назначить сотрудника (обычно юриста или специалиста по кадрам), который будет взаимодействовать с инспектором и обеспечивать своевременное предоставление запрашиваемых материалов.
5. Подготовить пояснительные записки – если в документах есть расхождения или особенности (например, вахтовый метод работы), подготовить краткие пояснения, которые помогут инспектору быстро понять ситуацию.
6. Соблюдать конфиденциальность – при передаче документов убедиться, что передаются только те сведения, которые непосредственно относятся к предмету проверки.

Что делать, если инспектор требует документы, не предусмотренные законом?

Инспектор имеет право запрашивать только те документы, которые необходимы для проверки соблюдения трудового законодательства. Если запрос выходит за рамки установленных полномочий, работодатель имеет право:

• Попросить инспектора указать нормативный акт, основание для требования конкретного документа.
• Предоставить только те документы, которые прямо связаны с предметом проверки.
• В случае несогласия – подать жалобу на действия инспектора в вышестоящий орган Роструда или в суд.

Подготовка к проверке трудовой инспекции требует системного подхода: актуальное хранение трудовых и кадровых документов, регулярный внутренний аудит и знание своих прав. Следуя представленному списку и рекомендациям, вы значительно снизите риск получения штрафов и сможете пройти проверку с минимальными потерями времени и ресурсов.

Удачной подготовки и благополучного прохождения проверки!