Проверка трудовой инспекции (Государственной инспекции труда, ГИТ) — это не просто формальность, а серьёзный контроль за соблюдением трудового законодательства. Несмотря на то, что в 2026 году действует мораторий на плановые проверки для большинства организаций (до 2030 года), внеплановые проверки продолжаются и могут быть инициированы по жалобам работников, авариям, судебным решениям или иным основаниям. Поэтому подготовка к проверке — это не «на всякий случай», а необходимость для любого работодателя.

Что проверяет трудовая инспекция?

Инспекторы ГИТ проверяют соблюдение следующих ключевых аспектов трудового законодательства:

• Оформление трудовых отношений (договоры, приказы, личные дела)
• Соблюдение режима рабочего времени и отдыха (перерывы, сверхурочные, ночные смены)
• Оплата труда (своевременность, полнота, соответствие МРОТ, премии, компенсации)
• Условия труда и охрана труда (инструкции, аттестация, медосмотры, СИЗ)
• Работа с персональными данными сотрудников
• Наличие и содержание локальных нормативных актов (ПВТР, коллективный договор, правила внутреннего распорядка)
• Соблюдение прав беременных женщин, несовершеннолетних, инвалидов
• Ведение кадровой документации (табели учёта, трудовые книжки, приказы)

Все проверки проводятся по чек-листам, которые публикуются на официальном сайте Роструда. Рекомендуем заранее скачать и использовать их для внутренней самопроверки.

Как узнать о предстоящей проверке?

Согласно ФЗ-294 от :

• При плановой проверке (которая в 2026 году приостановлена для большинства организаций) инспекция обязана уведомить работодателя за 3 календарных дня до начала проверки. Уведомление направляется в письменной форме с заверенной копией распоряжения о проведении проверки.
• При внеплановой проверке уведомление не обязательно. Инспектор может прийти без предупреждения — например, после жалобы работника, ДТП на производстве или решения суда.

Важно: Даже если вы не получили уведомление, это не означает, что проверка незаконна. Главное — проверить легитимность инспектора.

Как проверить легитимность инспектора?

Никогда не пропускайте инспектора без проверки его полномочий. Вот что нужно сделать:

1. Запросите удостоверение — инспектор обязан предъявить служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
2. Проверьте данные — сверьте ФИО, номер удостоверения, дату выдачи, подпись и печать с информацией на сайте Роструда или позвоните в территориальную инспекцию труда.
3. Зафиксируйте отказ — если инспектор отказывается предъявить документы, немедленно зафиксируйте это: вызовите свидетелей, составьте акт, сделайте видеозапись (с камеры проходной, CCTV).
4. Не допускайте проверку без документов — если удостоверение не предъявлено, вы имеете право не допускать инспектора на территорию. Это не нарушение, а защита ваших прав.

Как подготовиться к проверке: пошаговый план

Шаг 1: Проведите внутреннюю аудит-проверку

Используйте официальные чек-листы Роструда (доступны на сайте rostrud.gov.ru). Сравните вашу практику с требованиями закона. Обратите внимание на:

• Наличие всех трудовых договоров (даже с временным персоналом)
• Соответствие табелей учёта рабочего времени
• Правильность начисления зарплаты и отпускных
• Наличие инструкций по охране труда для каждой должности
• Проведение инструктажей и медосмотров
• Сроки хранения кадровых документов (минимум 75 лет для трудовых книжек)

Шаг 2: Соберите и систематизируйте документы

Подготовьте папки с документами, которые могут запросить инспекторы:

• Трудовые договоры (все сотрудники)
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках
• Табели учёта рабочего времени (за последние 3 месяца)
• Платёжные ведомости и расчётные листки
• Локальные нормативные акты (ПВТР, коллективный договор, правила внутреннего распорядка)
• Документы по охране труда: программы обучения, журналы инструктажей, акты проверки СИЗ, результаты аттестации рабочих мест
• Сведения о проведении медосмотров и психиатрических осмотров (если требуются)
• Журналы учёта трудовых книжек и выписок из них
• Документы по персональным данным (согласия, политика обработки ПДн)

Совет: Все документы должны быть пронумерованы, пронумерованы и пронумерованы. Храните их в электронном виде (сканы) и в бумажном — для быстрого доступа.

Шаг 3: Обучите персонал

Не только кадровики, но и руководители, бухгалтеры и даже охранники должны знать:

• Как вести себя при приходе инспектора
• Что можно и нельзя говорить без юриста
• Что делать, если требуют документы, которых нет

Проведите внутренний инструктаж: «Если пришёл инспектор — вызовите кадровика и юриста. Не подписывайте ничего без проверки. Не давайте объяснения без письменного запроса».

Шаг 4: Подготовьте юридическую поддержку

Заранее договоритесь с юристом или юридической фирмой, специализирующейся на трудовом праве. В случае выявления нарушений или спорных ситуаций вы должны иметь возможность оперативно получить консультацию.

Также рекомендуется:

• Зарегистрироваться на сайте Роструда и подписаться на уведомления
• Проверить ИНН организации на портале check.rostrud.gov.ru — там можно увидеть, есть ли у вас «красные» жалобы или предписания

Что делать во время проверки?

При приходе инспектора:

1. Попросите предъявить удостоверение и распоряжение — зафиксируйте всё.
2. Составьте акт приёма документов (с указанием даты, времени, ФИО, должности инспектора).
3. Назначьте ответственного сотрудника (кадровик, юрист) для взаимодействия.
4. Не давайте устные объяснения — только письменные, подтвержденные документами.
5. Всё, что инспектор требует, — запрашивайте в письменной форме.
6. Снимайте на видео весь процесс (если это не запрещено законом — в общественных местах разрешено).

Важно: Не подписывайте протоколы и акты без проверки!

Если инспектор требует подписать акт с нарушениями, которые вы не согласны:

• Напишите: «С содержанием акта не согласен. Причины — в письменных возражениях, прилагаемых к акту».
• Подайте возражения в течение 15 дней.
• Не подписывайте «с оговорками» — это может быть расценено как согласие.

Что делать после проверки?

После завершения проверки инспектор выносит:

• Акт проверки — с перечнем выявленных нарушений
• Предписание, с указанием сроков устранения нарушений
• Постановление о штрафе — если нарушения подтверждены

Ваши действия:

1. Получите все документы под расписку.
2. В течение 15 дней подайте письменные возражения, если не согласны.
3. Устраните нарушения в сроки, указанные в предписании — и приложите доказательства (фото, приказы, акты).
4. Если штраф назначен — оплатите его в срок, чтобы избежать увеличения суммы.

Как избежать штрафов? Топ-5 ошибок работодателей

1. Отсутствие трудового договора — штраф до 200 000 ₽ для юрлиц.
2. Несвоевременная выплата зарплаты — даже на 1 день — штраф до 50 000 ₽.
3. Отсутствие инструкций по охране труда, штраф до 130 000 ₽.
4. Неправильное ведение трудовых книжек — штраф до 50 000 ₽.
5. Отказ от предоставления документов — штраф до 10 000 ₽ за каждый отказ.

Проверка трудовой инспекции — это не наказание, а возможность убедиться, что ваша организация работает в рамках закона. Систематическая подготовка, регулярный аудит и культура соблюдения трудового законодательства не только защитят вас от штрафов, но и повысят доверие сотрудников, снизят текучесть кадров и укрепят репутацию компании.

Главное правило: Не ждите, пока придёт инспектор. Проверяйте себя каждый месяц. Документы — это не «бумажки», это ваша правовая защита.

Помните: знание своих прав — лучшая защита от произвола. Используйте официальные источники, не полагайтесь на слухи, и всегда действуйте в рамках закона, тогда проверка станет просто формальностью, а не испытанием.

📌 Совет от эксперта: Скачайте чек-лист Роструда, распечатайте его, повесьте на доску в кабинете кадровика — и проверяйте каждый месяц. Это сэкономит вам тысячи рублей и нервы.