Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. Любое изменение названия должности‚ подразделения‚ организации‑работодателя‚ а также других сведений‚ отражённых в трудовом договоре‚ должно быть зафиксировано в бумажной и‚ начиная с 2020 г.‚ в электронной трудовой книжке. Ниже приведены подробные инструкции‚ основанные на Трудовом кодексе РФ и практических рекомендациях из отраслевых источников.

Правовые основания

• Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – обязательное указание названия должности (профессии) в трудовом договоре.
• Статья 58 ТК РФ – порядок внесения записей в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от 30 января 2020 г. № 1 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».
• Инструкция по кадровому делопроизводству «Внесение записей в трудовую книжку» (сокр. Инструкция 2).

Порядок внесения записи о переименовании должности (профессии)

Переименование должности происходит‚ когда трудовые обязанности сотрудника не меняются‚ но название должности меняется в результате реорганизации или совершенствования организационной структуры.

1. Составляется приказ (распоряжение) о переименовании должности. Приказ должен содержать:
   • Наименование прежней должности.
   • Наименование новой должности.
   • Дата вступления в силу изменений.
   • Подпись руководителя.
2. На основании приказа кадровик вносит запись в трудовую книжку. Запись оформляется в соответствии с § 3.1 Инструкции 2:
   • В строке «Должность (профессия)» указывается новое название.
   • В строке «Дата начала работы» оставляется прежняя дата начала работы.
   • В строке «Дата окончания работы» оставляется «—» (если сотрудник продолжает работать).
   • В строке «Сведения о переименовании» указывается дата и номер приказа.
3. Если должность не указана в трудовом договоре‚ запись о переименовании не требуется.

Пример записи о переименовании должности

Трудовая книжка – бумажная

Трудовая книжка – электронная (вводятся аналогичные данные в форму СЗВ‑ТД‚ после чего ПФР формирует электронную запись).

Порядок внесения записи о переименовании структурного подразделения

Переименование подразделения (цеха‚ отдела‚ филиала и т.д.) также требует внесения записи‚ если подразделение указано в трудовом договоре.

1. Приказ о переименовании подразделения (номер‚ дата‚ подпись).
2. В трудовой книжке в строке «Подразделение» указывается новое название. В строке «Сведения о переименовании» указывается дата и номер приказа.
3. Если подразделение не указано в договоре‚ запись не требуется.

Пример записи о переименовании подразделения

Порядок внесения записи о переименовании организации‑работодателя

При смене названия организации (например‚ из «ООО «Спарта»» в «АО «Спарта»»)‚ необходимо внести запись в трудовую книжку‚ если в трудовом договоре указано название работодателя.

1. Приказ о переименовании организации (номер‚ дата‚ подпись).
2. В строке «Организация‑работодатель» указывается новое название. В строке «Сведения о переименовании» указывается дата и номер приказа.

Внесение изменений в электронную трудовую книжку

С 2020 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Для внесения изменений необходимо:

1. Подготовить форму СЗВ‑ТД (Сводный отчет о трудовой деятельности).
2. Заполнить раздел «Изменения в трудовой деятельности» (переименование должности‚ подразделения‚ организации).
3. Отправить форму в ПФР через портал «ПФР».
4. После проверки ПФР формирует электронную запись‚ которая автоматически появляется в личном кабинете сотрудника.

Исправление ошибок в записи

Если в трудовой книжке была допущена ошибка (например‚ неверно указана дата переименования)‚ её можно исправить‚ но только при наличии подтверждающих документов.

• Новый работодатель может исправить запись‚ если предыдущий работодатель ликвидирован и не может предоставить документы.
• Для исправления требуется:
  • Приказ о переименовании (с правильной датой).
  • Письмо от предыдущего работодателя (если возможно) или справка о ликвидации.
  • Письмо сотрудника с заявлением об ошибке.
• Кадровик вносит исправление в бумажную книжку (пишет «Исправление» в строке «Сведения о переименовании» и указывает правильную дату).
• В электронную книжку отправляется исправленная форма СЗВ‑ТД.

Примеры образцов документов

Приказ о переименовании должности

Приказ № 12 от 

О переименовании должности сотрудника

В соответствии с пунктом 3.1 Инструкции по кадровому делопроизводству‚ я‚ Иванов И.И.‚ руководитель отдела кадров‚ постановляю:

1. Переименовать должность сотрудника Снегирева С.С. с «директора по правовым вопросам» в «заместителя генерального директора по правовым вопросам».
2. Дата вступления изменений в силу – .

Подпись: ___________________

Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости)

Если переименование связано с изменением трудовой функции (не только название)‚ необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ в котором уточняются новые обязанности и возможные изменения в оплате труда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли не менять должностную инструкцию при переименовании? – Если обязанности сотрудника не меняються‚ изменение инструкции не требуется. При изменении обязанностей – необходимо обновить инструкцию и подписать дополнительное соглашение.
• Нужно ли вносить запись о переименовании‚ если сотрудник работает в филиале‚ а филиал переименован? – Да‚ в строке «Подразделение» указывается новое название филиала.
• Как быстро получить исправленную запись в электронной трудовой книжке? – После отправки исправленной формы СЗВ‑ТД в ПФР‚ обработка занимает 3–5 рабочих дней.
• Можно ли внести запись об образовании‚ полученном ранее‚ если она не была внесена? – Нет‚ запись об образовании в трудовой книжке не предусмотрена. В случае необходимости – оформляется отдельный документ (свидетельство о высшем образовании) и хранится в личном деле сотрудника.

Переименование должности‚ подразделения или организации – это обычная практика в процессе развития компании. Важно своевременно и корректно внести изменения в трудовую книжку‚ соблюдая требования ТК РФ и ПФР. Правильное оформление записей обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права как работодателя‚ так и работника.

Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам: Трудовому кодексу РФ‚ Положению о электронных трудовых книжках‚ а также к инструкциям кадровых служб вашего предприятия.