Вопрос о необходимости подписи самого работника в трудовой книжке при увольнении вызывает много споров и недопонимания. Ответ зависит от типа трудовой книжки (бумажной или электронной) и строгого соблюдения установленных правил. В этой статье разберем все нюансы на основе актуального законодательства.

Правовая основа

Основные правила установлены Постановлением Правительства РФ № 732 (Типовые правила ведения трудовых книжек). Ключевые положения:

• Пункт 10 Правил: При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица), печатью организации и подписью самого работника.
• Пункт 35 Правил: Записи о приеме на работу и об увольнении заверяются подписью работодателя и печатью, а подпись работника ставится на той же странице.

Кто и что заверяет при увольнении?

Процесс заверения записи об увольнении включает несколько обязательных элементов:

Разбор по типам трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Это классический вариант. Здесь подпись работника является неотъемлемой частью заверения записи.

• Что это значит? Работник, получив свою книжку при увольнении, должен лично поставить свою подпись напротив или под записью об увольнении.
• Цель: Подпись подтверждает, что работник ознакомлен с записью, согласен с ее содержанием и получил книжку обратно.
• Последствия отсутствия подписи: Запись считается незаверенной. Это создает юридические риски для работодателя (не доказано ознакомление) и для работника (запись может быть оспорена). При последующем трудоустройстве новому работодателю может потребоваться ее исправление.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей. Здесь правила иные.

• Что это значит? Все записи (прием, перевод, увольнение) вносятся работодателем в единую государственную информационную систему (ЕГИС ТК).
• Подпись работника НЕ ТРЕБУЕТСЯ. С момента внесения корректной записи работодателем она считается заверенной и имеет юридическую силу.
• Уведомление работника: Работодатель обязан уведомить работника о внесении записи (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или иным agreed способом). Факт уведомления должен быть подтвержден.
• Печать и подпись кадровика в классическом понимании также не ставятся — вместо этого используется электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица работодателя.

Особые случаи и частые вопросы

Кто может ставить подпись от работодателя?

Подпись может ставить:

1. Работодатель (генеральный директор, индивидуальный предприниматель).
2. Лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек (начальник отдела кадров, специалист по кадрам). Это должно быть закреплено в приказе или должностной инструкции.

А что, если работник отказывается ставить подпись?

Если работник отказывается подписывать запись об увольнении в бумажной книжке, сотрудник кадровой службы должен:

1. Составить акт об отказе работника подписать запись. В акте указать дату, ФИО работника, причину отказа.
2. Акт подписать у двух свидетелей.
3. Акт приложить к личному делу работника.
4. В самой трудовой книжке сделать соответствующую отметку (например: «От подписи отказался. Акт от ___ № ___»).

Это докажет для работодателя факт ознакомления работника с записью.

Что делать, если запись об увольнении уже внесена, но подпись работника отсутствует?

Если ошибка обнаружена после увольнения, необходимо:

1. Связаться с бывшим сотрудником и попросить его явиться для постановки подписи.
2. Если сотрудник не может или не хочет прийти, оформить акт об отсутствии подписи по аналогии с отказом (но с другой формулировкой).
3. Акт хранить в деле. С юридической точки зрения это не идеально, но лучше, чем ничего.

Практические рекомендации

• Работодателю: При увольнении всегда выдавайте работнику бумажную трудовую книжку (если она ведется) для подписи в присутствии. Проверяйте наличие всех трех подписей (кадровик/директор, печать, работник) перед тем, как считать процедуру завершенной.
• Работнику: При получении трудовой книжки при увольнении внимательно проверьте запись (дата, основание, формулировка). Если все верно — обязательно поставьте свою подпись. Если есть претензии — заявите об этом немедленно, до подписания.
• Для ИП: Если индивидуальный предприниматель ведет бумажную книжку самостоятельно, он ставит свою подпись и личную печать. Подпись работника также обязательна.

1. Бумажная трудовая книжка: Подпись работника при увольнении обязательна. Это его подтверждение ознакомления с записью.
2. Электронная трудовая книжка: Подпись работника не требуется. Достаточно корректного внесения записи работодателем с ЭЦП.
3. Запись об увольнении должна быть заверена подписью уполномоченного лица работодателя, печатью (для бумажной) и подписью работника (для бумажной).
4. При любых сомнениях обращайтесь к официальному тексту Постановления Правительства № 732 или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и судебной практики по состоянию на 2026 год. Законодательство может меняться.