В 2026 году в Республике Беларусь продолжают действовать строгие правила документооборота, касающиеся трудовых отношений․ Одним из ключевых документов для работодателя является бланк трудовой книжки или вкладыша к ней․ Важно понимать: трудовые книжки выдаются не работникам напрямую, а нанимателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) для ведения учета стажа сотрудников․

Ниже представлена подробная инструкция о том, как правильно составить заявление, куда его подавать и какие нюансы учитывать в текущем году․

Кто и зачем подает заявление?

Заявление на получение бланков трудовых книжек подает наниматель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) в местный исполнительный и распорядительный орган (администрацию района города или райисполком) по месту своей регистрации․

Основания для подачи заявления:

• Создание новой организации или регистрация ИП․
• Заканчиваются бланки трудовых книжек у существующего работодателя․
• Необходимость получения вкладышей (когда в трудовой книжке работника закончились страницы для записей)․

> Важно: Физическое лицо (работник) не покупает и не заказывает бланки самостоятельно․ Этим занимается отдел кадров или бухгалтерия организации․

Структура заявления: основные требования

Хотя в разных районах (например, в Минске, Гродно, Гомеле) могут быть свои утвержденные бланки, законодательство РБ допускает написание заявления в произвольной форме на фирменном бланке организации․

Обязательные элементы документа:

Шапка документа:

• Заявление пишется на имя главы администрации района (или горисполкома)․
• Указывается полное наименование организации-заявителя, адрес и контактные данные․

Посередине строки пишется «Заявление» или «Письмо»․
Основная часть:

• Четкая просьба: «Просим выдать․․․»․
• Количество необходимых бланков (цифрами и прописью)․
• Вид документа: трудовая книжка и/или вкладыш․
• Обоснование (например: «в связи с приемом новых работников» или «в связи с окончанием бланков»)․

Подпись и печать:

• Документ должен быть подписан руководителем организации․
• Обязательно наличие круглой печати организации (если она используется)․

Образец заявления на получение трудовой книжки (РБ)

Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под нужды вашей организации․

Алгоритм действий нанимателя

Процесс получения бланков в 2026 году выглядит следующим образом:

Подготовка документов․

• Напишите заявление на фирменном бланке․
• Подготовьте документ, подтверждающий полномочия руководителя (приказ о назначении, выписка из протокола), если в администрации нет этих данных․
• В некоторых случаях (зависит от района) могут запросить справку об отсутствии задолженности по налогам, хотя это требование встречается реже․

Обращение в администрацию․

• Обратиться нужно в администрацию района по месту регистрации юридического лица или ИП․
• Пример для Минска: Для организаций Первомайского района — в администрацию Первомайского района (каб․ 206, сектор по развитию предпринимательства)․ Приемные дни часто ограничены (например, понедельник и среда с 14:00 до 17:30), поэтому лучше уточнить график заранее․
• Пример для Гродно: ул․ Горького, 51, кабинеты 311 или 312․

Оплата․

• Бланки трудовых книжек являются платными․ После подачи заявления вам выставят счет или выдадут квитанцию для оплаты․
• Оплату можно произвести через банк или в кассе администрации (если такая услуга доступна)․

Получение и учет․

• После подтверждения оплаты бланки выдаются представителю организации․
• Критически важно: Полученные бланки необходимо сразу же оприходовать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․
• Бухгалтерия оформляет приходный ордер или накладную (форма ТН-2 или аналогичная, утвержденная Минфином РБ)․

Нюансы выдачи трудовой книжки работнику на руки

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда заявление пишет работник с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки․

Согласно правилам ведения трудовых книжек в РБ:

• Трудовая книжка хранится у нанимателя․
• Выдача на руки возможна только в двух случаях:

1․ При увольнении работника․
2․ По письменному заявлению работника для оформления пенсии (или в иных случаях, предусмотренных законодательством, например, для получения визы, если это требует консульство, хотя сейчас чаще требуются справки)․

Образец заявления работника:
> «Прошу выдать мне трудовую книжку на временное хранение для предоставления в органы социальной защиты для оформления пенсии․ Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в течение 3 рабочих дней»․

Если наниматель отправляет трудовую книжку почтой (по заявлению работника), он обязан сохранить копию заявления и почтовую квитанцию с описью вложения как доказательство исполнения обязательств․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие печати: Заявление без печати организации (для юрлиц) могут не принять․
• Неверный адресат: Заявление подаеться именно в районную администрацию по месту регистрации, а не в областную или городскую (если город не разделен на районы)․
• Игнорирование учета: Полученные бланки, это документы строгой отчетности․ Их потеря грозит штрафами для организации и должностных лиц․
• Электронные трудовые: В 2026 году активно ведется переход на электронные трудовые книжки․ Убедитесь, нужно ли вам бумажное продолжение или работник уже полностью перешел на цифровой формат (в этом случае бланк может не потребоваться, если только работник сам не настаивает на ведении бумажной версии, что возможно при переходе с предыдущего места работы)․

Правильно составленное заявление на получение трудовых книжек — первый шаг к легальному оформлению сотрудников в Беларуси․ Помните, что документ должен быть оформлен на фирменном бланке, содержать четкую просьбу, заверен подписью руководителя и печатью․ Соблюдение правил учета и выдачи бланков защитит организацию от штрафных санкций со стороны Департамента государственной инспекции труда․

Всегда проверяйте актуальные требования в вашей местной администрации, так как график приема и перечень дополнительных документов могут незначительно отличатся в зависимости от района․