Вопрос о том, нужна ли подпись работника при оформлении записи об увольнении в трудовой книжке, часто вызывает споры у HR‑специалистов и самих сотрудников. Ниже собраны актуальные разъяснения, подкреплённые нормативными актами и практическим опытом.
Что требуется по закону
Согласно п. 35 ТК РФ и п. 36 ТК РФ, запись об увольнении в трудовой книжке заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации. Подпись самого работника не является обязательной.
Однако в практике часто добавляют подпись сотрудника в качестве подтверждения того, что он ознакомился с записью и согласен с её содержанием. Это не обязательное требование, но может быть использовано в качестве дополнительного гарантийного механизма.
Кто ставит подпись
- Работодатель (или уполномоченное лицо, например, специалист по кадрам) – обязательная подпись.
- Ответственное лицо за ведение трудовых книжек – подпись и расшифровка должности.
- Сам работник – подпись необязательна, но часто ставится внизу записи.
Последствия отсутствия подписи работника
Если в книжке не поставлена подпись сотрудника, это не влечёт за собой административных штрафов или аннулирования записи. Однако:
- В случае проверки трудовой инспекцией отсутствие подписи может быть расценено как недостаток оформления, что потребует его устранения.
- Если работник впоследствии оспорит факт увольнения, отсутствие его подписи может усложнить доказательство того, что он ознакомился с записью.
Поэтому многие компании всё же просят сотрудника поставить подпись в качестве подтверждения ознакомления.
Как правильно оформить запись об увольнении
Запись вносится в соответствующий раздел (обычно Раздел 2 – Сведения об увольнении) и оформляется следующим образом:
Пример традиционного оформления
ФИО работника: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Дата увольнения: 15 мая 2026 г. Причина увольнения: Снижение количества работ по объективным причинам
Подпись ответственного лица (например, Иванова А. В., главный бухгалтер) и печать организации.
Образец заполнения (2026 год)
- Внизу в том же столбце указывается ФИО лица, вносящего запись.
- Поставить подпись этого лица.
- Если запись не умещается в строку, используют отдельный лист, но обязательно указывают номер страницы.
- Подпись работника (необязательно) может быть поставлена рядом с записью в качестве подтверждения ознакомления.
Что делать, если подпись работника не поставлена
Если по какой‑то причине подпись сотрудника отсутствует, рекомендуется:
- Сразу добавить её в книжку, оформив отдельный пункт «Подпись работника» под записью об увольнении.
- При необходимости оформить акт согласования с подписью сотрудника уже после увольнения (например, в виде отдельного листа, который будет приложен к книжке).
- Убедиться, что подпись ответственного лица и печать присутствуют – они являются обязательными элементами.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Проверяйте готовность подписи перед выдачей трудовой книжки сотруднику.
- Используйте шаблоны оформления, чтобы избежать ошибок.
- Если сотрудник отказывается ставить подпись, зафиксируйте это в письменной форме (например, в протоколе встречи).
- При обнаружении ошибки в уже существующей записи – исправляйте её в соответствии с п. 36 ТК РФ, став подписью ответственного лица и, при необходимости, работника.
Подпись работника в трудовой книжке при увольнении не является обязательной по закону, однако часто используется как подтверждение того, что сотрудник ознакомился с записью об увольнении. Основными обязательными элементами являются подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации. Отсутствие подписи работника не влечёт юридических последствий, но может создать дополнительные сложности при возможных спорах. Поэтому рекомендуется фиксировать её в книжке или оформить отдельный акт согласования.
Соблюдая указанные нормы, вы обеспечите корректное оформление трудовых отношений и избежите проблем при проверках.