Процедура увольнения сотрудника всегда связана с оформлением множества документов, и главным из них традиционно считается трудовая книжка. Одним из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и самих работников, является вопрос о подписях: кто именно должен расписываться в бланке строгой отчетности при расторжении трудового договора? Разберемся подробно, что требует закон в 2026 году.

Что говорит законодательство

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225. Согласно этим правилам, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены надлежащим образом.

В соответствии с нормативными требованиями, записи об увольнении заверяются:

• Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печатью работодателя (кадровой службы при наличии печатей);
• Подписью самого работника.

Таким образом, на самом бланке трудовой книжки подпись увольняемого сотрудника является обязательным реквизитом, подтверждающим его ознакомление с внесенными данными.

Изменения в кадровом делопроизводстве

Несмотря на то, что в самой трудовой книжке подпись работника остается обязательной, в последние годы произошло важное изменение, касающееся сопутствующих документов. Чаще всего путаница возникает из-за смешения правил оформления самой книжки и правил ее выдачи.

Важно помнить следующее нововведение:

• Отменено требование о том, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписываться в личной карточке (форма Т-2).
• Отменено требование о обязательной подписи работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Это означает, что заполнение графы с подписью работника в журнале учета и личной карточке больше не является обязательным к исполнению требованием закона. Однако многие работодатели продолжают использовать эту практику по привычке для подстраховки, что не является нарушением.

Где именно должен расписаться работник

Чтобы избежать штрафов и судебных споров, кадровику важно четко разделять, где подпись сотрудника нужна, а где — нет.

В самой трудовой книжке (на развороте «Сведения о работе»)

Здесь подпись работника обязательна. Сотрудник должен поставить свою подпись рядом с подписью работодателя или ответственного лица, тем самым подтверждая, что ознакомлен с записью об увольнении и не имеет претензий.

В книге учета движения трудовых книжек

Здесь подпись работника больше не требуется по закону. Тем не менее, если работодатель хочет обезопасить себя и документально подтвердить факт выдачи документа на руки, он может попросить сотрудника расписаться в журнале. Отказ работника поставить подпись в книге учета не является нарушением трудового законодательства.

В приказе об увольнении

Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом о расторжении трудового договора под подпись. Если ознакомить сотрудника лично невозможно (например, при увольнении дистанционного работника из другого города), работодатель фиксирует это соответствующим актом.

Особенности для дистанционных работников

Отдельного внимания заслуживают удаленные сотрудники. При увольнении дистанционного работника, работающего в другом городе, работодатель обязан вернуть ему бумажную трудовую книжку. Для этого часто используются услуги почтовой связи или курьерской доставки.

В таких случаях получить подпись сотрудника на самом бланке трудовой книжки в момент увольнения физически невозможно. В этой ситуации:

1. Работодатель вносит запись об увольнении, заверяет ее своей подписью и печатью.
2. Документ отправляется работнику.
3. Факт получения трудовой книжки может подтверждаться подписью в журнале (если это предусмотрено внутренним регламентом) или подписью на уведомлении о вручении почтового отправления.

В случае перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель заверяет сведения об увольнении своей квалифицированной электронной подписью (КЭП), и проблема физических подписей отпадает сама собой.

Что делать, если в трудовой книжке не осталось места?

На практике встречаются ситуации, когда при внесении записи об увольнении на странице «Сведения о работе» не остается свободного места для подписей и печати; В таком случае, согласно п.36 Правил, следует оформить вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш вшивается в бланк, и запись об увольнении продолжается (или переносится) уже в нем, где и ставятся все необходимые подписи и печать.

Последствия отсутствия подписи работника

Если владелец трудовой книжки не ставит свою подпись под записями об увольнении (например, отказывается это сделать из-за конфликта), для него самого юридических последствий нет — запись все равно будет считаться действительной, если заверена работодателем.

Однако для работодателя отсутствие подписи работника на бланке трудовой книжки является нарушением порядка ведения кадровой документации. В случае проверки трудовой инспекцией или возникновения судебного спора о незаконном увольнении, отсутствие подписи сотрудника может быть истолковано как факт того, что работника не ознакомили с приказом или записью в книжке. Чтобы избежать этого, при отказе работника подписать документ, кадровику следует составить соответствующий акт.

Резюме

• В бланке трудовой книжке — подпись работника при увольнении обязательна.
• В книге учета и личной карточке — подпись работника не требуется (требование отменено).
• При увольнении дистанционных сотрудников допускается отправка документа без проставления подписи в момент внесения записи, но с обязательным возвратом документа под роспись о получении (почтой или лично).

Соблюдение этих несложных правил позволит работодателю избежать административных штрафов, а работнику — получить на руки правильно оформленный документ, подтверждающий его стаж.