Вопрос о необходимости подписи сотрудника в трудовой книжке при увольнении вызывает много споров как среди работодателей, так и среди самих работников. Многие кадровые специалисты, руководители и даже юристы дают противоречивые ответы. Однако на основе действующего законодательства Российской Федерации и официальных разъяснений (включая Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ № 225 от , с учётом изменений до 2026 года), ответ однозначен: подпись сотрудника в трудовой книжке под записью об увольнении, не обязательна.

Что говорит закон?

Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись об увольнении в трудовой книжке заверяется:

• подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• печатью организации (если она используется);
• подписью самого работника, только при получении трудовой книжки на руки.

Важно понимать разницу между:

1. Подписью под записью об увольнении — это подпись, которая ставится непосредственно рядом с текстом записи в трудовой книжке, как бы «подтверждая» её содержание.
2. Подписью при получении трудовой книжки — это подпись в специальном графе «Получил трудовую книжку» на последней странице, которая подтверждает, что работник получил документ на руки.

Первая подпись (под записью об увольнении), не требуется по закону. Вторая подпись (при получении) — обязательна.

Почему возникает путаница?

Многие источники в интернете, включая некоторые юридические порталы и старые методические рекомендации, утверждают, что «подпись работника обязательна при увольнении». Это ошибочное толкование, которое возникло из-за:

• неправильного смешения требований к оформлению записи и вручению документа;
• использования устаревших образцов (до 2003 года, когда правила были иными);
• некорректного применения норм, относящихся к оформлению приказов или ознакомлению с приказом об увольнении, которые действительно требуют подписи работника — но это не трудовая книжка.

Ознакомление с приказом об увольнении, это отдельная процедура, которая оформляется на бланке приказа (форма Т-8 или Т-8а) и требует подписи работника. Но в трудовой книжке эта подпись не нужна.

Пример из практики (КонсультантПлюс, 2026 г.):

«Внесите в трудовую книжку запись об увольнении — подпись работника рядом с ней не нужна. Подпись сотрудника ставится только при получении трудовой книжки на руки в графе “Получил трудовую книжку”» — КонсультантПлюс, 2026

Это официальная позиция, подтверждённая неоднократно в разъяснениях Минтруда и судебной практике.

Что делать, если работник отказывается ставить подпись при получении трудовой книжки?

Подпись при получении трудовой книжки — это обязательное требование. Без неё работодатель не может считать, что документ передан работнику. Если работник отказывается подписываться:

• составьте акт о невозможности вручения трудовой книжки (в присутствии двух свидетелей);
• сохраните трудовую книжку на хранении в архиве;
• уведомите работника письменно о необходимости явиться за документом;
• если работник не явится в течение 3 лет, трудовая книжка передаётся в архив по истечении срока хранения.

Отказ работника подписать трудовую книжку при получении — не нарушение со стороны работодателя, но требует документального подтверждения.

Чем грозит отсутствие подписи работника под записью об увольнении?

Ничем. Если в трудовой книжке отсутствует подпись работника под записью об увольнении, но есть:

• правильно оформленная запись (с указанием основания увольнения, ссылка на приказ, дата);
• подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• печать организации (если используется);
• подпись работника при получении книжки —

то запись считается полностью законной и не подлежит оспариванию ни в трудовой инспекции, ни в суде.

На практике даже инспекторы Трудовой инспекции не требуют подписи под записью об увольнении — они проверяют наличие подписи ответственного лица, печати и подтверждения получения книжки.

Как правильно оформить запись об увольнении?

Вот алгоритм правильного оформления:

1. На основании приказа об увольнении (форма Т-8) вносится запись в трудовую книжку: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, кадровика, если ему даны полномочия приказом).
3. Ставится печать организации (если она есть).
4. На последней странице трудовой книжки в графе «Получил трудовую книжку» работник ставит свою подпись и дату получения.
5. Работник расписывается в журнале учёта трудовых книжек (если такой ведётся).

Важно: подпись кадровика в трудовой книжке допустима, если он уполномочен приказом работодателя на ведение трудовых книжек. Это не нарушение — это законное делегирование полномочий.

Частые ошибки работодателей

• Ошибка 1: Ставят подпись работника под записью об увольнении, чтобы «не было вопросов». Это лишнее действие и может ввести в заблуждение.
• Ошибка 2: Не ставят подпись ответственного лица, это нарушение, ведущее к штрафам.
• Ошибка 3: Не получают подпись при вручении книжки — это создаёт риски при проверке, так как не доказано, что документ был передан.
• Ошибка 4: Считают, что подпись работника обязательна «по традиции» — это опасное заблуждение, ведущее к излишним формальностям.

Ответ однозначен:

✅ Подпись сотрудника в трудовой книжке под записью об увольнении — НЕ НУЖНА.

Ваша задача как работодателя — правильно оформить запись, заверить её подписью ответственного лица и печатью, а также получить подпись работника только при выдаче трудовой книжки.

Если вы видите в документах или на семинарах требование поставить подпись работника под записью об увольнении — это устаревшая или неверная практика. Следуйте закону, а не традициям.

Помните: законодательство защищает работника от излишних формальностей. Не создавайте себе лишних рисков, не требуя подписей, которые не предусмотрены законом.

Рекомендация для кадровиков:

Внесите в внутренние инструкции по ведению трудовых книжек чёткое указание: «Подпись работника под записью об увольнении в трудовой книжке не требуется. Подпись ставится только при получении трудовой книжки на руки». Это снизит количество ошибок и повысит юридическую безопасность организации.

Соблюдайте закон — и вы избежите штрафов, претензий и судебных разбирательств.