Роспись работника в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового делопроизводства, который подтверждает факт
ознакомления сотрудника с внесёнными в документ записями (приём на работу, перевод, повышение, увольнение, дисциплинарные
взыскания и др.). Неправильное оформление подписи может привести к административной ответственности работодателя и к
спорным ситуациям при проверках инспекции труда.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие подпись в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 68, 71, 73).
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Постановление ПФР от № 63 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Приказ ФСТ России от «Об образцах расписок и бланков для получения трудовой книжки».

Когда требуется подпись работника

Подпись обязательна в следующих случаях:

1. Приём на работу (запись о начале работы).
2. Перевод на другую постоянную должность (запись о переводе).
3. Повышение в должности, присвоение квалификационной категории.
4. Увольнение (запись о прекращении трудовых отношений);
5. Внесение дисциплинарных взысканий (при наличии).
6. Выдача дубликата трудовой книжки.
7. Отказ от ведения бумажной трудовой книжки и переход на электронный вариант.

Порядок оформления подписи

Общие требования

• Подпись должна быть чёткой, разборчивой и соответствовать подписи, указанной в паспорте.
• Подписывается только в специально отведённом месте – в строке «Подпись работника» или «Подпись лица, получившего трудовую книжку».
• Подпись ставится под записью, а не над ней.
• Дата подписи указывается в формате ««дд» месяц «гггг»» (например, «23 мая 2026 г.»).

Приём на работу

Шаги, которые выполняет отдел кадров:

1. Заполняет запись о приёме (дата, название организации, должность, основание).
2. Ознакомляет работника с записью и просит поставить подпись в строке «Подпись работника».
3. Составляет расписку о получении трудовой книжки (образец ниже) и просит работника подписать её;
4. В журнале учёта трудовых книжек фиксирует выдачу под роспись.

При увольнении

Блок записей закрывается двумя подписями:

• Подпись работодателя (ответственного за ведение трудовых книжек).
• Подпись уволенного сотрудника в строке «Подпись работника»;

После закрытия блока работнику выдаётся оригинал трудовой книжки, а в журнале фиксируется факт выдачи.

При выдаче дубликата

Согласно правилам 2026 года, процесс выглядит так:

1. Работник предоставляет выписку из судебного заседания (или иной документ‑основание).
2. Отдел кадров готовит дубликат в течение 15 рабочих дней.
3. Готовый экземпляр регистрируется в книге движений трудовых книжек.
4. В книге движений ставится роспись физика (ответственного лица) о вручении дубликата и подпись работника в расписке.

Переход на электронную трудовую книжку

Если работник подаёт заявление об отказе от бумажного варианта, необходимо:

• Внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку после записи о приёме на работу.
• Вернуть бумажный документ работнику под подпись (расписка).
• В течение 3‑х дней выдать электронную книжку и зафиксировать это в журнале учёта.
• Отправить форму СЗВ‑ТД о выборе способа ведения трудовой книжки до 15‑го числа следующего месяца.

Образцы документов

Расписка о получении трудовой книжки (2025‑2026 годы)

Расписка
Я, ______________________ (Ф.И.О., паспорт: серия ___ № ______), 
получил(а) трудовую книжку (или её дубликат) № _______ от ____________ г.
Подтверждаю, что ознакомлен(а) с записями, внесёнными в документ, и их
правильностью.
Подпись ______________________ Дата «__» ___________ 2026 г.
 

Запись об отказе от бумажной трудовой книжки

Запись: «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Работник
переходит на электронный вариант. Согласовано с работником
под подписью.». 
Подпись работника: ______________________
Подпись ответственного за ведение ТК: ______________________
 

Как исправлять ошибки в записях

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, следует действовать согласно инструкции 2025 года:

1. Составить акт исправления (внутренний документ организации).
2. Согласовать акт с работником – он ставит подпись в акте.
3. Внести исправление в трудовую книжку: зачеркнуть ошибочную запись, указать правильную, поставить подпись ответственного и работника.
4. Внести запись об исправлении в журнал учёта трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли подпись работника, если запись делается в электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на электронный вариант работник подтверждает запись в системе
(электронная подпись или подтверждение в личном кабинете «Госуслуги»).

Можно ли ставить подпись в трудовой книжке от имени другого сотрудника?

Нет. Подпись должна ставиться только самим работником. Подделка подписи влечёт
дисциплинарную и уголовную ответственность.

Что делать, если работник отказывается ставить подпись?

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с записью и зафиксировать отказ в
письменной форме (протокол отказа), который подписывается обеими сторонами.

Сколько времени даётся работнику на подпись после получения записи?

Обычно подпись ставится в тот же день, когда запись внесена. При невозможности
подписать сразу – в течение 3‑х рабочих дней.

Роспись в трудовой книжке – не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий
согласие работника с внесёнными в документ сведениями. Правильное оформление подписи
обеспечивает:

• Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.
• Защиту интересов как работодателя, так и работника.
• Отсутствие спорных ситуаций при проверках инспекции труда.
• Упрощённый переход на электронный формат трудовой книжки.

Следуя приведённым рекомендациям, кадровый специалист сможет грамотно вести трудовые книжки,
избегая ошибок и штрафов.

Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT