Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. При увольнении работника в ней фиксируется запись, заверенная подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и, при необходимости, подписью самого сотрудника. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить подпись, кто может её поставить, какие последствия могут возникнуть при её отсутствии и как исправить ошибки.
Кто должен подписывать запись об увольнении?
Правила и законодательные основы
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г; № 225, при увольнении работника все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36).
Практика подписания: руководитель, специалист по кадрам
- Если в компании есть специалист по кадрам (HR‑менеджер), он может подписывать запись об увольнении, если имеет полномочия, предусмотренные внутренними документами организации.
- Если генеральный директор лично подписывает приказ об увольнении, то он автоматически становится подписывающим и заверяющим запись в трудовой книжке.
- В случае передачи полномочий генеральному директору по доверенности, подпись может ставить лицо, уполномоченное доверенностью, но при этом в записи должна быть указана подпись и печать работодателя.
- При увольнении директора (или другого руководителя) процедура аналогична увольнению рядового сотрудника, но запись в трудовой книжке оформляется в соответствии с пунктом 36 Правил.
Как оформляется подпись?
Требования к подписи
- Подпись должна быть чёткой и читаемой.
- После подписи обязательно указывается расшифровка подписи (полное имя, должность).
- Подпись сопровождается печатью работодателя (если печать используется).
- Если подпись ставится сотрудником, он может дополнительно подписать строку «Подтверждаю, что ознакомлен с записью».
Пример подписи
Выписка из трудовой книжки:
Увольнён (по собственному желанию) г.
Подпись работодателя: ____________________
Расшифровка: Иванов Иван Иванович, Генеральный директор
Печать: ____________________
Подпись работника: ____________________
Расшифровка: Петрова Мария Сергеевна
Специальные случаи
Увольнение директора
При увольнении руководителя запись оформляется так же, как и при увольнении любого другого сотрудника, но в ней обязательно указывается должность увольняемого (например, «Директор»). Подпись ставится тем же лицом, кто подписал приказ об увольнении.
Доверенность и полномочия
Если полномочия генерального директора переданы другому лицу по доверенности, то:
- Лицо, уполномоченное доверенностью, может подписать запись об увольнении.
- В записи обязательно указывается «Подпись лица, уполномоченного доверенностью» и расшифровка его должности.
- Печать работодателя остаётся обязательной.
Увольнение по собственному желанию
В этом случае работник сам подписывает запись об увольнении, подтверждая, что ознакомлен с ней. Однако подпись работодателя остаётся обязательной.
Последствия несвоевременной подписи
- Запись об увольнении может считаться незаконной и не иметь юридической силы.
- Работодатель может столкнуться с потерей правовой защиты в случае споров о стаже работы;
- При проверке налоговыми и трудовыми инспекциями может быть предъявлено требование о проведении корректировки трудовой книжки.
- В случае отсутствия подписи сотрудника, но присутствия подписи работодателя, запись считается действительной, но работник может потребовать подтверждения, что он ознакомлен с записью.
Как исправить ошибку в записи об увольнении
- Составить протокол исправления в присутствии работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- В протоколе указать причину исправления и дату внесения изменений.
- Подписать протокол работником и ответственным лицом.
- Внести исправление в трудовую книжку, заверив подписью и печатью работодателя.
- Сохранить копию протокола в личном деле сотрудника.
Шаблон записи об увольнении
Пример заполнения
Дата увольнения: г. Причина увольнения: По собственному желанию Подпись работодателя: ____________________ Расшифровка: Иванов Иван Иванович, Генеральный директор Печать: ____________________ Подпись работника: ____________________ Расшифровка: Петрова Мария Сергеевна
Подпись работодателя: Иванов И.И. (подпись)
Подпись работника: Петрова М.С. (подпись)
Правильное оформление подписи в трудовой книжке при увольнении – это не просто формальность. Это гарантирует юридическую силу записи, защищает права как работодателя, так и работника, и обеспечивает прозрачность кадрового процесса. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, которые могут обернуться юридическими рисками.