Процесс увольнения сотрудника всегда сопровождается оформлением множества документов․ И одним из самых важных среди них остается трудовая книжка․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые (ЕФС-1), бумажные варианты все еще используются и требуют строгого соблюдения правил оформления․ Один из самых частых вопросов, возникающих как у начинающих кадровиков, так и у самих работников: обязательна ли подпись работника в трудовой книжке при увольнении? Давайте разберем этот вопрос подробно, опираясь на действующее законодательство․

Что говорит закон?

Основным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек, до недавнего времени являлась Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от № 69․ Согласно пункту 5․3 данной Инструкции, при прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, когда работник отсутствует в день увольнения или отказывается от получения книжки)․

Однако в сентябре 2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н)․ Многие опасались, что новые правила отменят необходимость подписи работника, но это не так․ В новом пункте 36 Порядка четко прописано: при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью работника․

Как правильно оформить роспись?

Чтобы запись об увольнении была признана действительной и не вызвала вопросов у будущих работодателей или у специалистов Социального фонда, необходимо соблюдать строгую иерархию подписей и печатей в графе 3 раздела «Сведения о работе»․

Пошаговая схема заверения записи:

1. Подпись ответственного лица․ В первую очередь ставится подпись работодателя (обычно это директор) или работника отдела кадров, ответственного за ведение трудовых книжек․ Подпись ставится без расшифровки (то есть не нужно писать ФИО рядом с подписью)․
2. Печать работодателя․ При наличии у организации печати, она проставляеться на подписи ответственного лица․ Если организация работает без печати (что законно для некоторых ООО и ИП), то данный шаг пропускается․
3. Подпись работника․ Только после этого ниже ставит свою подпись увольняемый сотрудник․ Как и в случае с кадровиком, подпись ставится без расшифровки․

Важное замечание: Расшифровка подписей (фамилия и инициалы) в современных правилах не требуется․ Должность лица, подписавшего книжку, также в графе 3 не указывается (должность вносится в графу 3 только перед самой записью об увольнении, например: «Уволен по собственному желанию․․․»)․

Что делать, если работник отказывается подписывать?

На практике иногда встречаются ситуации, когда увольняемый сотрудник из-за конфликта или обиды отказывается ставить свою роспись в трудовой книжке․ В таком случае работодатель не имеет права удерживать документ․

Алгоритм действий в такой ситуации следующий:

• В графе 3, где должна была стоять подпись работника, делается запись: «Подпись работника в получении трудовой книжки отсутствует в связи с отказом от ознакомления с записями» (или аналогичная по смыслу формулировка)․
• Обязательно составляется акт об отказе работника от подписи в трудовой книжке․ Акт подписывается самим кадровиком, директором и желательно двумя свидетелями из числа сотрудников․
• В день увольнения трудовая книжка должна быть направлена работнику по почте с описью вложения (если он не явился за ней лично или отказался получить на руки)․

Если работник отсутствует в день увольнения

Бывают случаи, когда сотрудник в свой последний рабочий день находится на больничном, в отпуске или просто не явился на работу․ В этом случае он физически не может расписаться в документе․

Согласно пункту 37 Порядка № 320н, если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения), работодатель обязан:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
2. В самой трудовой книжке подпись работника не ставится․ Запись заверяется только подписью работодателя (кадровика) и печатью․
3. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․

Ответственность за отсутствие подписи

Отсутствие подписи увольняемого работника в трудовой книжке — это нарушение установленного порядка ведения кадрового учета․ Чем это грозит работодателю?

1. Административная ответственность․ В случае проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрен штраф по ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей)․
2. Проблемы для работника․ Если подпись работника отсутствует, а также нет отметки о его отказе или отсутствии, будущий работодатель или пенсионный фонд могут усомниться в подлинности записи․ Это может привести к тому, что стаж на данном месте работы не будет зачтен без дополнительных подтверждающих документов (справок, архивных выписок)․
3. Судебные разбирательства․ Если работник докажет, что из-за неправильного оформления трудовой книжки он не смог трудоустроиться на новое место, он может потребовать взыскать с бывшего работодателя средний заработок за все время вынужденного прогула (ст․ 234 ТК РФ), а также компенсацию морального вреда․

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

Стоит отметить, что если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажный вариант ему не выдается, а все сведения передаются напрямую в Социальный фонд России․ В этом случае вопрос о физической росписи работника в бумажном бланке отпадает сам собой — заверение сведений происходит в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) работодателя․

Резюме

• Работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения (тогда подпись не ставится, но направляется уведомление)․
• Работник сознательно отказывается от подписи (тогда делается соответствующая пометка и составляется акт)․

Соблюдение этих простых, но строгих правил защитит работодателя от штрафов и судебных исков, а работнику обеспечит спокойствие при будущем трудоустройстве и оформлении пенсии․