С 2026 года в России сохраняется действующая практика заверения трудовых книжек печатью и подписью ответственного лица. Несмотря на активное развитие электронного документооборота и переход на цифровые формы учёта трудовой деятельности, подпись заверения трудовой книжки остаётся обязательной и юридически значимой в случае оформления бумажного варианта трудовой книжки.
Почему подпись заверения всё ещё актуальна?
Несмотря на то, что с 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные трудовые книжки, оформленные до этой даты, остаются в силе. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Постановлению Правительства РФ № 225 от , все записи в трудовой книжке, включая приём на работу, увольнение, переводы и награды, должны заверяться подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется).
Даже в 2026 году, когда большинство новых сотрудников получают только электронные трудовые книжки, работодатели обязаны:
- заверять все внесённые записи в бумажных трудовых книжках подписью и печатью;
- сохранять бумажные трудовые книжки сотрудников, которые их сохранили по собственному желанию;
- выдавать выписки из трудовой книжки при запросе со стороны работника или нового работодателя.
Как правильно оформить подпись заверения?
Для того чтобы подпись заверения имела юридическую силу, необходимо соблюдать следующие требования:
- Подпись — должна быть выполнена рукописно, не печатной буквой. Подписывает ответственное лицо — обычно кадровый работник или руководитель организации.
- Расшифровка подписи — обязательно указывается фамилия и инициалы (например, Иванов И.И.).
- Дата, ставится дата внесения записи (не позднее 5 рабочих дней с момента события).
- Печать — если организация имеет печать, она ставится рядом с подписью. Для индивидуальных предпринимателей без печати — подпись и расшифровка достаточны.
- Номер записи, каждая запись нумеруется последовательно.
Пример правильного заверения:
Запись № 123
Призван на военную службу, г.
Подпись: ___________ /Иванов И.И./
Печать: [оттиск печати организации]
Дата заверения: г.
Что будет, если подпись отсутствует?
Отсутствие подписи или печати при заверении записи в трудовой книжке делает эту запись недействительной. Это может привести к:
- отказу в приёме на новую работу;
- проблемам при оформлении пенсии;
- спорам с трудовой инспекцией;
- признанию трудового стажа только на основании других документов (справок, приказов и т.д.), что усложняет и удлиняет процесс.
В случае обнаружения незаверённой записи, работодатель обязан восстановить её в установленном порядке — с оформлением дополнительной записи и заверением подписью и печатью.
Электронные трудовые книжки — замена или дополнение?
Электронные трудовые книжки (ЭТК) не отменяют необходимость заверения бумажных. Они являются альтернативой, а не заменой. Работник может выбрать:
- остаться с бумажной трудовой книжкой, тогда все записи заверяются подписью и печатью;
- перейти на ЭТК — тогда все данные передаются в Пенсионный фонд РФ автоматически, и подпись/печать не требуются.
Однако, если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, бумажная остаётся юридически значимой до момента её сдачи в архив или уничтожения по решению работодателя.
На 22 мая 2026 года подпись заверения трудовой книжки остаётся обязательной и действующей процедурой для всех организаций, которые продолжают вести бумажные трудовые книжки. Это не устаревшая формальность, а важный элемент правовой защиты прав работника и законности трудовых отношений.
Работодателям следует:
- не пренебрегать оформлением подписей и печатей;
- обучать кадровые службы требованиям законодательства;
- в случае перехода на ЭТК, уведомлять сотрудников и предоставлять им выбор.
Для работников — важно проверять каждую запись в трудовой книжке на наличие подписи и печати. Если что-то отсутствует — требуйте исправления. Ваш стаж, права и будущая пенсия зависят от правильного оформления документов.
Помните: подпись заверения трудовой книжки — не реликвия, а живой элемент трудового права, действующий по настоящее время.