Трудовая книжка – главный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника. Для генерального директора (директора) организации правила её ведения имеют свои особенности‚ связанные с тем‚ что он одновременно является и работником‚ и представителем работодателя. Ниже подробно рассмотрено‚ кто и в каких случаях вправе подписывать трудовую книжку генерального директора.
Нормативная база
Основные положения‚ регулирующие оформление трудовых книжек‚ содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
- Постановлении Минтруда России № 69 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Внутренних нормативных актах организации (устав‚ положение о кадровой службе‚ приказы по личному составу).
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ запись в трудовой книжке делает уполномоченное лицо работодателя. Кто именно считается уполномоченным‚ определяется внутренними документами общества.
Кто может подписать трудовую книжку при приёме на работу генерального директора
Приём генерального директора на работу оформляется так же‚ как и приём любого другого сотрудника‚ но с учётом специфики его положения.
- Уполномоченный работник кадровой службы – специалист по кадрам‚ ответственный за ведение трудовых книжек‚ может сделать запись о приёме и поставить свою подпись.
- Сам генеральный директор – если он является единственным работником организации (например‚ в ООО с одним участником)‚ он вправе подписать свою трудовую книжку от имени работодателя.
- Учредитель (участник) общества – в случае‚ когда директор ещё не вступил в должность или его полномочия приостановлены‚ один из учредителей‚ уполномоченный решением собрания участников‚ может подписать запись о приёме.
- Председатель совета директоров (наблюдательного совета) – в организациях с двухступенчатой системой управления именно он уполномочен подписывать кадровые документы‚ включая трудовую книжку директора.
Кто может подписать трудовую книжку при увольнении генерального директора
Увольнение генерального директора также требует внесения записи в трудовую книжку. Варианты подписи аналогичны тем‚ что рассматривались при приёме‚ но с некоторыми нюансами.
- Уполномоченный работник кадровой службы – наиболее типичный вариант. Специалист по кадрам оформляет приказ об увольнении‚ делает запись в трудовой книжке и ставит свою подпись.
- Сам генеральный директор – допустимо‚ если он остаётся единственным работником организации после увольнения (например‚ при ликвидации ООО с одним участником). В этом случае он подписывает свою трудовую книжку как работник и одновременно как представитель работодателя.
- Учредитель (участник) общества – если собрание участников приняло решение о прекращении полномочий директора и уполномочило одного из учредителей подписывать кадровые документы‚ именно этот учредитель ставит подпись в трудовой книжке при увольнении.
- Председатель совета директоров (наблюдательного совета) – в организациях с корпоративным управлением именно он может подписать запись об увольнении генерального директора.
- Временно исполняющий обязанности директора – не имеет права подписывать трудовую книжку уволенного генерального директора‚ если только он не был формально уполномочен решением высшего органа управления (например‚ приказом о возложении обязанностей).
Особые ситуации
Организация с единственным сотрудником‑генеральным директором
Когда директор является одновременно и единственным работником‚ он сам выступает и как работник‚ и как работодатель. В этом случае:
- Запись о приёме на работу делает сам директор‚ подписывая трудовую книжку от имени работодателя;
- Запись об увольнении также делает сам директор (при условии‚ что после увольнения в организации не остаётся других работников‚ иначе подпись ставит уполномоченное лицо);
Директор в отпуске или на больничном
Если генеральный директор временно отсутствует‚ его обязанности по кадровому документообороту могут быть возложены на другого сотрудника (например‚ заместителя или специалиста по кадрам). Однако:
- Лицо‚ исполняющее обязанности директора‚ не может подписывать трудовую книжку директора‚ если только оно не получило специальное уполномочие (приказ‚ решение собрания участников) на совершение кадровых действий;
- В отсутствие такого уполномочия запись делает уполномоченный работник кадровой службы или иное лицо‚ указанное в внутренних нормативных актах.
Многократное продление полномочий генерального директора
При продлении контракта (переизбрании) запись о продлении срока полномочий в трудовой книжке делает то же лицо‚ которое подписало первоначальную запись о приёме (обычно специалист по кадрам или уполномоченный учредитель). Важно‚ чтобы запись была сделана в течение пяти рабочих дней с даты издания соответствующего приказа.
Порядок оформления записи в трудовой книжке генерального директора
- Издаётся приказ (распоряжение) о приёме‚ переводе‚ продлении полномочий или увольнении генерального директора.
- Специалист по кадрам (или иное уполномоченное лицо) проверяет соответствие приказа уставу и внутренним нормативным актам.
- В трудовой книжке делается запись в соответствии с образцом‚ установленным Постановлением Минтруда № 69:
- Колонка 1 – порядковый номер записи;
- Колонка 2 – дата события (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.);
- Колонка 3 – наименование организации (полное наименование работодателя);
- Колонка 4 – характер работы (должность‚ например‚ «Генеральный директор»);
- Колонка 5 – основание (номер и дата приказа).
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать предусмотрена внутренними нормативными актами).
- Внесение сведений в форму СЗВ‑ТД (если организация является плательщиком страховых взносов) производится в тот же день.
Пример записи в трудовой книжке при увольнении генерального директора
ООО «Альфа‑Консалтинг» Уволен по собственному желанию Приказ № 45 от
Подпись: _____________________ (специалист по кадрам)
Печать организации.
Итак‚ право подписи трудовой книжки генерального директора зависит от:
- внутренних нормативных актов организации (кто уполномочен вести кадровое делопроизводство);
- структуры управления (единоличный исполнительный орган‚ совет директоров‚ собрание участников);
- конкретной ситуации (приём‚ перевод‚ продление полномочий‚ увольнение‚ отсутствие директора).
В большинстве случаев запись делает уполномоченный работник кадровой службы. Если организация состоит из одного сотрудника‑директора‚ он сам подписывает свою трудовую книжку. Учредители или председатель совета директоров могут подписывать документы только при наличии соответствующего уполномочия‚ выраженного в решении высшего органа управления или в уставе общества.
Соблюдение указанного порядка гарантирует законность ведения трудовой книжки и защищает права как самого генерального директора‚ так и организации.